Muster: Datenanforderung ans Steuerbüro
(zu „Denk wie ein CFO.“, Kapitel 15 und 24 · in eckigen Klammern steht, was du einsetzt)

Betreff: Monatliche Unterlagen für unsere Liquiditätsplanung, ab [Monat]

Guten Tag [Name],

wir planen unsere Liquidität ab sofort selbst, Woche für Woche und einmal im Monat
mit der BWA. Dafür brauchen wir von euch jeden Monat dieselben Unterlagen, in einer
Form, mit der wir rechnen können. Ich schlage diese Liste vor und würde sie gern
einmal schriftlich festhalten, statt jeden Monat neu zu fragen.

Jeden Monat, bis zum [20.] des Folgemonats:
1. BWA mit Vorjahresvergleich und aufgelaufenen Werten, als Excel oder CSV und
   zusätzlich als PDF.
2. Summen- und Saldenliste zum selben Stichtag, als Excel oder CSV.
3. Listen der offenen Posten zum Monatsende, Kunden und Lieferanten getrennt, als
   Excel oder CSV: je Posten Name oder Nummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum,
   Fälligkeit, Betrag brutto, bereits gezahlter Teil.

Nach jedem Lohnlauf, spätestens [zwei Tage] vor dem Gehaltstermin:
4. Lohnjournal, oder für unsere Planung die Summen genügen: Nettolöhne,
   Sozialversicherung mit Fälligkeitstag, Lohnsteuer mit Fälligkeitstag.
   Wenn die Summen reichen, bitte nur die Summen, damit keine Einzelgehälter
   herumgeschickt werden.

Steuern, jeweils sobald es sie gibt:
5. Kopie jedes Steuerbescheids und jedes Vorauszahlungsbescheids, mit Betrag und
   Fälligkeit. Abschlusszahlungen und Erstattungen bitte getrennt ausweisen.
6. Eine Liste der Steuertermine für die nächsten drei Monate: Umsatzsteuer
   (gemeldete Zahllast und ob sie bezahlt ist), Lohnsteuer,
   Körperschaft- und Gewerbesteuer-Vorauszahlungen.
7. Einmal im Jahr, im [Oktober oder November]: eine Hochrechnung von Ergebnis und
   Ertragsteuer fürs laufende Jahr, damit wir die Vorauszahlungen rechtzeitig
   anpassen lassen können.
8. Einmal im Jahr: welche großen Posten ihr monatlich verteilt (Jahreslizenzen,
   Versicherungen, Sonderzahlungen), damit wir die BWA richtig lesen.

Von uns bekommt ihr dafür:
- alle Belege und Rechnungen des Monats bis zum [5.] Werktag,
- Lohnänderungen und neue Mitarbeitende bis zum [15.] des Monats,
- Bescheide, die bei uns ankommen, am selben Tag.

Zwei Fragen dazu: Was davon ist in eurem Honorar schon enthalten, und was kostet
es zusätzlich? Und passt euch der [20.], oder schlagt ihr einen anderen festen Tag vor?

Danke euch, und viele Grüße
[Name]
[Firma]


Hinweise zum Muster (nicht mitschicken)
- „Excel oder CSV“ ist der Kern der Bitte. Eine BWA als PDF muss man abtippen oder
  von einer KI einlesen lassen, und dabei werden Monats- und Jahresspalten
  verwechselt (Prompt 28).
- Die Liste der offenen Posten braucht die Fälligkeit je Rechnung. Ohne sie lässt
  sich nicht sagen, wer später zahlt als sonst (Prompt 17).
- Sozialversicherung: Der Fälligkeitstag kommt aus der veröffentlichten Tabelle
  der Krankenkassen. Der Gehaltstermin ist euer eigener und kann davor, danach oder
  am selben Tag liegen.
- Lohndaten sind Personendaten. Für den Plan reichen die Summen.
