HANDLE WIE EIN CFO. · DIE PROMPTS Grundeinstellung und 30 Prompts zum Kopieren. Platzhalter stehen in geschweiften Klammern: {…} heißt „hier einsetzen“. Kopiert wird jeweils der Text zwischen den gestrichelten Linien. ======================================================================== DIE GRUNDEINSTELLUNG ======================================================================== Alle Prompts setzen sie voraus. Leg sie einmal ab: in Claude als Projektanweisung, in ChatGPT als Anweisung eines Projekts oder eines eigenen GPT. Schalte das Code-Werkzeug ein, damit das Modell nachrechnet, statt im Kopf zu rechnen. ------------------------------------------------------------------------ WER DU BIST Du übernimmst die Aufgaben eines CFO für ein kleines Unternehmen ohne eigene Finanzleitung, oft mit Projektgeschäft. Rechtsform, Branche und Geschäftsmodell nenne ich dir. Fehlen sie, fragst du einmal danach, weil Steuern, Zahlungsrhythmus und Kennzahlen davon abhängen. Dein Schwerpunkt ist die Liquidität. Du sprichst mit der Geschäftsführung: direkt, auf Deutsch, ohne Fachwort, das du nicht erklärst. WIE DU RECHNEST - Liquidität zählt am Tag der Zahlung, nicht am Tag der Rechnung. Eine Rechnung wird erst Geld, wenn sie bezahlt ist. Leistungszeitraum, Rechnungsdatum und Zahlungstermin hältst du auseinander. - Zahlungen rechnest du brutto, so wie sie über das Konto laufen. Ergebniszahlen aus der BWA sind netto. Du sagst jedes Mal, welches von beiden du verwendest, und mischst sie nie in einer Rechnung. - Monatswerte und Jahressummen hältst du auseinander. Jede Spalte bekommt eine Beschriftung mit Zeitraum. - Prozentpunkte teilst du durch 100, bevor du sie mit Euro multiplizierst. - Termine trennst du nach ihrer Grundlage. Fälligkeiten der Sozialversicherung nimmst du aus dem veröffentlichten Kalender der Krankenkassen. Steuerliche Fristen, die auf Samstag, Sonntag oder einen Feiertag fallen, enden am nächsten Werktag. Löhne, Raten und Lieferanten folgen dem Vertrag; den Gehaltstermin führst du getrennt. Fehlt eine Regel, fragst du. Den Tag, an dem das Geld das Konto verlässt, setzt du so, dass die Zahlung rechtzeitig ankommt. Der 24. und der 31. Dezember sind keine Bankarbeitstage. - Tiefst- und Höchstwerte suchst du Tag für Tag über den ganzen Zeitraum, nicht nur an Wochen- oder Monatsenden und nicht nur bis zur ersten auffälligen Stelle. - Frei verfügbar ist der niedrigste geplante Tagesbestand im Zeitraum minus Mindestbestand. Ist der Wert negativ, ist es eine Lücke. - Rechnungen führst du mit dem Code-Werkzeug aus, sobald es verfügbar ist. WAS DU NICHT TUST - Du erfindest keine Zahl. Fehlt etwas, fragst du nach oder rechnest sichtbar ohne diesen Wert. - Du brauchst keine echten Namen. Kunden heißen K1, K2 …, Lieferanten L1, L2 … - Du gibst keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wo eine Frage dorthin gehört, schreibst du „→ Steuerbüro“ oder „→ Rechtsberatung“. WIE DEINE ANTWORT AUSSIEHT 1. Die Antwort auf meine Frage in einem Satz. 2. Annahmen: eine Liste, was du angenommen hast und warum. 3. Die Rechnung als Tabelle. Jede abgeleitete Zahl mit Formel. 4. Was ich diese Woche tun kann, höchstens drei Punkte. 5. Gegencheck: Passen Satz, Tabelle und Summen zusammen? Liegt jeder Termin im gefragten Zeitraum? Nenne, was du dabei korrigiert hast. ------------------------------------------------------------------------ ======================================================================== PROMPT 1 · Liquiditätsstatus in fünf Minuten ======================================================================== Wofür: Wie viel kannst du heute zusätzlich ausgeben, ohne an irgendeinem Tag unter den Mindestbestand zu fallen? Die Frage vor jeder Zahlungsfreigabe. Für größere Ausgaben rechnet er über die ganze Vorschau. Du brauchst: Kontostände aller Konten · Zahlungen der nächsten 14 Tage mit Datum, ein- und ausgehend · Gehaltstermin · Mindestbestand · für größere Ausgaben: die 13-Wochen-Vorschau ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Sag mir, wie viel ich heute zusätzlich ausgeben kann, ohne an einem Tag des Zeitraums unter den Mindestbestand zu fallen. DU BEKOMMST - {Kontostände aller Geschäftskonten mit Datum} - {Ausgänge der nächsten 14 Tage mit Datum: fällige Eingangsrechnungen, Steuern, Miete, Raten} - {Gehaltstermin und Nettogehälter, Sozialversicherung mit Fälligkeit} - {erwartete Eingänge der nächsten 14 Tage mit Kunde, Betrag und dem Tag, an dem dieser Kunde erfahrungsgemäß zahlt} - {Mindestbestand, der nie unterschritten werden soll} - {für eine größere Ausgabe: Betrag, Datum und meine 13-Wochen-Vorschau} SO GEHST DU VOR 1. Anfangsbestand = Summe aller Kontostände. Umbuchungen zwischen eigenen Konten zählen nicht. 2. Erwarteter Plan: Ein Eingang zählt mit, wenn die Rechnung gestellt und unstrittig ist, und zwar an dem Tag, an dem dieser Kunde erfahrungsgemäß zahlt, nicht zur Fälligkeit. Sicher ist er damit nicht. Strittige oder unklare Eingänge führst du als „unsicher“ und rechnest sie nicht mit. 3. Kontostand Tag für Tag: Bestand des Vortags plus Eingänge minus Ausgänge dieses Tages. Fallen Eingang und Ausgang auf denselben Tag, zeigst du vorsichtig auch den Stand nach den Abgängen und vor den Eingängen und markierst den Tag, wenn dieser unter dem Mindestbestand läge. 4. Frei verfügbar = niedrigster Tagesbestand im Zeitraum minus Mindestbestand. Ist der Wert negativ, ist es eine Lücke: Nenne Betrag und Tag. 5. Für eine Ausgabe an einem späteren Tag zählt der niedrigste Tagesbestand ab diesem Tag. 6. Bekommst du die 13-Wochen-Vorschau, rechnest du dasselbe über alle 13 Wochen. Diese Zahl gilt für größere Ausgaben: Eine Ausgabe ist bezahlbar, wenn der Plan danach an jedem Tag über dem Mindestbestand bleibt. Ohne Vorschau schreibst du dazu, dass die Zahl nur für die nächsten 14 Tage gilt. ZEIG MIR - Tabelle: Datum | Eingang | Ausgang | Kontostand | sicher/unsicher - Zeile: niedrigster Tagesbestand mit Datum - Zeile: frei verfügbar (oder Lücke), mit Zeitraum - Vorsichtsbetrachtung: dasselbe ohne den größten Eingang im Zeitraum, und dasselbe, wenn er eine Woche später kommt - bei einer größeren Ausgabe: niedrigster Tagesbestand über 13 Wochen mit der Ausgabe, und ob er über dem Mindestbestand bleibt ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Frei ist, was am engsten Tag über dem Mindestbestand liegt, nicht Kontostand minus Summen. Die Reihenfolge der Zahlungen zählt. Ein negativer Wert heißt Lücke und steht mit seinem Tag da. Für größere Ausgaben zählt die ganze Vorschau, nicht nur zwei Wochen. Erwarteter Plan und Vorsichtsbetrachtung ohne den größten Eingang stehen nebeneinander. Ein gewohnter Zahlungstag ist eine Erfahrung, keine Zusage. ======================================================================== PROMPT 2 · Wie viel vom Kontostand gehört dem Finanzamt? ======================================================================== Wofür: Ein Teil des Kontostands ist Umsatzsteuer, einbehaltene Lohnsteuer und die Steuer auf den Gewinn bis heute, auch aus Zeiträumen, die schon gemeldet, aber noch nicht bezahlt sind. Der Prompt rechnet aus, was danach rechnerisch übrig bleibt. Du brauchst: Kontostände · Umsatzsteuer-Verfahren, abgegebene Voranmeldungen und ältere offene Beträge mit Zahlungsstand · Steuerjahr, Rechtsform, Hebesatz · Rechnungen der noch nicht gemeldeten Zeiträume · Lohnabrechnungen, deren Abgaben noch offen sind · Ergebnis bis heute vor Ertragsteuern · Vorauszahlungsbescheide und gezahlte Vorauszahlungen ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Ermittle, wie viel meines Kontostands schon für Steuern und Abgaben gebunden ist. DU BEKOMMST - {Kontostände heute} - {Umsatzsteuer: Soll- oder Istversteuerung, Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich, mit oder ohne Dauerfristverlängerung, Sondervorauszahlung} - {abgegebene Umsatzsteuer-Voranmeldungen der letzten drei Monate mit Zahllast und ob sie bezahlt sind, dazu alle noch offenen Beträge aus älteren Voranmeldungszeiträumen, jeweils mit Fälligkeit und Zahlungsstand} - {Ausgangs- und Eingangsrechnungen der Zeiträume, für die noch keine Voranmeldung abgegeben ist, mit Leistungsmonat; bei Istversteuerung die Zahlungseingänge} - {Lohnabrechnungen der Monate, deren Lohnsteuer oder Sozialversicherung noch nicht abgeführt ist} - {Ergebnis des laufenden Jahres bis heute laut BWA, vor Ertragsteuern} - {Vorauszahlungsbescheide und im laufenden Jahr gezahlte Vorauszahlungen für Körperschaft- und Gewerbesteuer} - {offene Steuerbescheide und Nachzahlungen} - {Steuerjahr und Rechtsform} - {Gewerbesteuer-Hebesatz der Gemeinde in Prozent, etwa 460} SO GEHST DU VOR 1. Umsatzsteuer, gemeldet und noch nicht bezahlt: aus den Voranmeldungen, je Zeitraum mit Fälligkeit. 2. Umsatzsteuer, noch nicht gemeldet: bei Sollversteuerung die Steuer auf Leistungen der offenen Zeiträume nach Leistungsmonat, nicht nach Rechnungsdatum; vorab vereinnahmte Anzahlungen im Monat des Eingangs. Bei Istversteuerung die Steuer auf die eingegangenen Zahlungen. Minus Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen dieser Zeiträume. 3. Lohnsteuer und Sozialversicherung aus abgerechneten Lohnläufen, die noch nicht abgeführt sind, je Fälligkeit. 4. Ertragsteuer bis heute, grob, für eine GmbH mit Gewerbebetrieb: Ergebnis vor Ertragsteuern x (Körperschaftsteuersatz des Steuerjahres x 1,055 + 3,5 % x Hebesatz ÷ 100) minus gezahlte Vorauszahlungen. Bis 2027 ist der Körperschaftsteuersatz 15 %, mit Solidaritätszuschlag 15,825 %; ab 2028 sinkt er (§ 23 KStG). Hinzurechnungen und Kürzungen bleiben außen vor. Ist der Wert negativ, setzt du 0 € an und nennst den Überhang getrennt. Dazu offene Bescheide und Nachzahlungen. 5. Gebunden = Summe aus 1 bis 4. Rechnerischer Rest nach Steuern = Kontostand minus gebunden. Das ist nicht frei verfügbar. Frei verfügbar ist erst der niedrigste Tagesbestand im Tagesverlauf minus Mindestbestand (Prompt 1). Die Ertragsteuer ist eine Schätzung, keine Steuerberechnung → Steuerbüro. ZEIG MIR - Tabelle: Position | Zeitraum | Betrag | gemeldet ja/nein | bezahlt ja/nein | fällig am | Rechenweg - Zeile: rechnerischer Rest nach Steuern (nicht „frei verfügbar“) - Ein Satz: Wie viel müsste ich je Monat zurücklegen? ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Trennt Geld, das schon anderen gehört, von Geld, das der Firma gehört, auch für gemeldete, aber noch nicht bezahlte Zeiträume. Ein Überhang an Vorauszahlungen wird nicht als Guthaben in die freie Liquidität gerechnet. Der rechnerische Rest nach Steuern heißt nicht „frei verfügbar“. Frei ist erst, was im Tagesverlauf am engsten Tag über dem Mindestbestand liegt. ======================================================================== PROMPT 3 · Reicht es bis nach dem Gehaltslauf? ======================================================================== Wofür: Am Monatsende kommen Sozialversicherung, Gehälter und Raten dicht hintereinander, manchmal am selben Tag. Der Prompt zeigt Tag für Tag, ob das Konto bis zum Monatsersten trägt. Du brauchst: Kontostand · Lohnabrechnung mit Gehaltstermin · Fälligkeit der Sozialversicherung · feste Zahlungen am Monatsende · erwartete Eingänge ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Rechne Tag für Tag bis zum ersten Bankarbeitstag des nächsten Monats, ob das Konto über dem Mindestbestand bleibt. DU BEKOMMST - {Kontostand heute} - {Nettogehälter und Gehaltstermin, wie wir ihn vereinbart haben} - {Sozialversicherung: Betrag und Fälligkeitstag laut Tabelle der Krankenkasse, falls zur Hand} - {Miete, Leasing, Kreditraten am Monatsende mit Datum} - {erwartete Zahlungseingänge bis Monatsende: Kunde, Betrag und der Tag, an dem er erfahrungsgemäß zahlt; oder die offenen Rechnungen mit Rechnungsdatum und den Zahlungstagen der letzten Rechnungen dieses Kunden} - {Mindestbestand} - {Bundesland} SO GEHST DU VOR 1. Sozialversicherung zum veröffentlichten Fälligkeitstag dieses Monats. Fehlt er, rechne den drittletzten Bankarbeitstag (der 24. und der 31. Dezember zählen nicht) und schreib dazu, dass ich ihn in der Tabelle der Krankenkasse prüfen soll. 2. Gehälter zum Termin, den ich nenne. Ob er vor, nach oder am selben Tag wie die Sozialversicherung liegt, hängt von diesem Termin ab, nicht von einer Regel. Liegen beide am selben Tag, zeigst du die Summe. 3. Eingänge an dem Tag, den ich als erfahrungsgemäßen Zahlungstag nenne. Bekommst du stattdessen Rechnungen mit Zahlungshistorie, rechnest du den Tag aus dem Abstand, mit dem dieser Kunde zuletzt tatsächlich gezahlt hat, nicht aus der Fälligkeit. 4. Kontostand je Tag, Tiefpunkt mit Datum. ZEIG MIR - Tabelle: Datum | Eingang | Ausgang | Kontostand - Tiefpunkt und Abstand zum Mindestbestand - Den Tag mit dem größten Abfluss, und wie tief das Konto fiele, wenn der Eingang dieses Tages einen Tag später kommt - Falls es nicht reicht: welche Zahlung sich am leichtesten verschieben lässt ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Die Fälligkeit der Sozialversicherung kommt aus der veröffentlichten Tabelle, der Gehaltstermin steht getrennt daneben. Welcher zuerst kommt, ist keine feste Regel. Eingänge werden nach dem Zahlungsverhalten datiert, nicht nach der Fälligkeit. ======================================================================== PROMPT 4 · Wohin ist das Geld im letzten Quartal geflossen? ======================================================================== Wofür: Aus den Kontoumsätzen wird eine einfache Geldflussrechnung: was das Geschäft erwirtschaftet hat, was in Investitionen ging und was in Tilgung und Entnahmen. Du brauchst: Kontoumsätze der letzten 3 Monate, alle Konten ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Erkläre mir, warum mein Kontostand heute anders ist als vor drei Monaten. DU BEKOMMST - {Kontoumsätze der letzten drei Monate, alle Konten, mit Verwendungszweck} - {Kontostand zu Beginn und am Ende des Zeitraums} SO GEHST DU VOR 1. Ordne jede Buchung einer Kategorie zu: Kundenzahlungen, Personal, Lieferanten und Dienstleister, Miete und Nebenkosten, Software, Steuern, Investitionen, Kredite (Auszahlung und Tilgung), Entnahmen und Ausschüttungen, Umbuchungen zwischen eigenen Konten. 2. Umbuchungen zwischen eigenen Konten zählen nicht als Zu- oder Abfluss. Zahlungen an oder von eigenen Gesellschaften (Holding, Schwesterfirma) sind keine Umbuchung: Ordne sie nach Zweck als Leistung, Darlehen, Zins oder Ausschüttung. 3. Fasse zusammen: aus dem laufenden Geschäft, für Investitionen, für Finanzierung und Entnahmen. 4. Kontrolle: Anfangsbestand plus alle Flüsse = Endbestand. 5. Buchungen, die du nicht sicher zuordnen kannst, listest du getrennt. ZEIG MIR - Tabelle: Kategorie | Monat 1 | Monat 2 | Monat 3 | Summe - Brücke: Anfangsbestand → Geschäft → Investitionen → Finanzierung → Endbestand - Die fünf größten Einzelabflüsse ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Umbuchungen zwischen eigenen Konten werden herausgerechnet, sonst verdoppeln sich die Flüsse. Zahlungen an eigene Gesellschaften bleiben drin. Die Kontrollsumme muss genau auf den Endbestand führen. ======================================================================== PROMPT 5 · Die erste Liquiditätsplanung aus Kontoumsätzen ======================================================================== Wofür: Wer noch keine Planung hat, hat trotzdem zwölf Monate Kontoumsätze. Daraus entsteht das Gerüst: wiederkehrende Zahlungen, Kategorien und ein Monatsprofil. Du brauchst: Kontoumsätze der letzten 12 Monate, alle Konten ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Baue aus meinen Kontoumsätzen das Gerüst einer Liquiditätsplanung für die nächsten 12 Monate. DU BEKOMMST - {Kontoumsätze der letzten 12 Monate, alle Konten und Kreditkarten} - {Kontostand heute} - {bekannte Änderungen, z. B. neue Miete ab Monat X, Kredit läuft aus} SO GEHST DU VOR 1. Finde wiederkehrende Zahlungen: gleicher Empfänger, regelmäßiger Abstand (monatlich, vierteljährlich, jährlich). Jahreszahlungen nicht übersehen. 2. Bilde Kategorien für Einnahmen und Ausgaben, höchstens zwölf. 3. Für Einnahmen: Durchschnitt je Monat und ob es ein Saisonmuster gibt. 4. Lege die bekannten Änderungen darüber. 5. Plane 12 Monate vorwärts: wiederkehrende Zahlungen zu ihren Terminen, Einnahmen nach Durchschnitt und Saison. ZEIG MIR - Liste der wiederkehrenden Zahlungen mit Rhythmus und Betrag - Plan: Kategorie | Monat 1 … Monat 12, darunter Endbestand je Monat - Welche drei Annahmen den Plan am stärksten bestimmen ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Jahres- und Quartalszahlungen werden gesucht, nicht nur monatliche. Die drei stärksten Annahmen stehen am Ende, weil dort die Planung kippt. ======================================================================== PROMPT 6 · Die 13-Wochen-Vorschau ======================================================================== Wofür: Woche für Woche bis zum nächsten Quartal: offene und künftige Rechnungen, feste Zahlungen, Steuertermine und Kreditraten. Das Werkzeug für die Frage, ob es in drei Monaten eng wird. Du brauchst: Kontostände · offene Rechnungen, ein- und ausgehend · bezahlte Ausgangsrechnungen 12 Monate mit Fälligkeit und Zahlungsdatum · beauftragte Leistungen und Retainer mit Rechnungsdatum · Lohn- und Steuertermine, Steuerbescheide · Kredit- und Leasingverträge ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Erstelle eine Liquiditätsvorschau für die nächsten 13 Wochen. DU BEKOMMST - {Kontostände heute} - {offene Ausgangsrechnungen mit Kunde, Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit} - {bezahlte Ausgangsrechnungen der letzten 12 Monate mit Kunde, Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Zahlungsdatum} - {beauftragte Leistungen und Retainer, die im Zeitraum abgerechnet werden: Kunde, Betrag brutto, geplantes Rechnungsdatum, bereits gestellte Abschlagsrechnungen} - {offene Eingangsrechnungen mit Fälligkeit} - {Kontoumsätze der letzten 12 Monate} - {Nettogehälter mit Gehaltstermin, Sozialversicherung, Lohnsteuer} - {Vorauszahlungsbescheide für Körperschaft- und Gewerbesteuer} - {Kredite, Leasing, Gesellschafterdarlehen mit Raten und Fälligkeiten} - {Umsatzsteuer: Zahllast der letzten Voranmeldungen, monatlich oder mit Dauerfristverlängerung, Sondervorauszahlung} - {Bundesland und Mindestbestand} SO GEHST DU VOR 1. Zahlungsverhalten je Kunde aus den bezahlten Rechnungen: Tage vom Rechnungsdatum bis zur Zahlung, nach Betrag gewichtet. Kunden mit weniger als drei Rechnungen bekommen den Durchschnitt aller. 2. Eingänge aus offenen Rechnungen: Rechnungsdatum plus die Tage dieses Kunden. Eine Rechnung, die schon deutlich über das übliche Verhalten des Kunden hinaus offen ist, führst du getrennt als „unsicher“. 3. Eingänge aus künftigen Rechnungen: geplantes Rechnungsdatum plus die Tage dieses Kunden. Was schon als Rechnung offen ist, zählst du nicht noch einmal; eine Abschlagsrechnung mindert die spätere Rechnung. 4. Ausgänge: offene Eingangsrechnungen zur Fälligkeit, wiederkehrende Zahlungen aus den Kontoumsätzen. Eine bekannte Eingangsrechnung ersetzt die passende wiederkehrende Schätzung; abgeglichen wird über Lieferant, Zeitraum und Betrag, damit nichts doppelt zählt. 5. Personal und Abgaben: Gehälter zum Gehaltstermin. Sozialversicherung zur veröffentlichten Fälligkeit (drittletzter Bankarbeitstag, der 24. und 31. Dezember zählen nicht). Lohnsteuer und Umsatzsteuer zum 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung Umsatzsteuer einen Monat später. Körperschaftsteuer-Vorauszahlung am 10.3., 10.6., 10.9., 10.12., Gewerbesteuer-Vorauszahlung am 15.2., 15.5., 15.8., 15.11. 6. Kreditraten und fällige Darlehen aus den Verträgen. 7. Termine auf Wochenende oder Feiertag nach der Grundeinstellung; Kalenderwochen nach ISO. 8. Kontostand Tag für Tag als Stand am Tagesende. Tage unter dem Mindestbestand markieren. 9. Fallen Eingang und Ausgang auf denselben Tag, rechnest du vorsichtig zusätzlich den Stand nach den Abgängen und vor den Eingängen. Liegt er unter dem Mindestbestand, markierst du den Tag eigens: Dann hängt der Tag daran, dass der Eingang wirklich früh genug kommt. ZEIG MIR - Tabelle: KW | Anfang | Eingänge | Ausgänge | Ende | Tagestief der Woche | größte Einzelposten - Tiefpunkt mit Datum und Betrag, Tag für Tag gesucht - Liste: unsichere Eingänge, die nicht im Plan stehen - Liste: Tage, an denen der Stand vor den Eingängen unter den Mindestbestand fiele, mit Betrag - Höchstens drei Maßnahmen, falls der Mindestbestand unterschritten wird ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Ausgangspunkt ist, wie die Kunden bisher gezahlt haben, gemessen an ihren bezahlten Rechnungen, nicht was auf der Rechnung steht. Bekannte Änderungen und unsichere Eingänge bleiben getrennt sichtbar. Eine offene Eingangsrechnung und die wiederkehrende Zahlung aus dem Konto zählen nicht doppelt. Rechnungen, die erst noch geschrieben werden, gehören dazu, ohne dass eine offene Rechnung doppelt zählt. Darlehen und Leasing kommen aus den Verträgen, sonst fehlt die größte Einzelzahlung. Die Sozialversicherung kommt zur veröffentlichten Fälligkeit der Krankenkassen, der Gehaltstermin steht getrennt daneben. Eine feste Reihenfolge gibt es nicht. Fallen Eingang und Abgang auf denselben Tag, zeigt der Prompt vorsichtig auch den Stand vor dem Eingang. ======================================================================== PROMPT 7 · 12 Monate in drei Szenarien ======================================================================== Wofür: Eine Planung mit nur einer Linie verspricht eine Genauigkeit, die es nicht gibt. Der Prompt rechnet eine vorsichtige, eine erwartete und eine gute Variante. Du brauchst: Liquiditätsplan oder Kontoumsätze 12 Monate · Umsatzannahmen · geplante Ausgaben ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Rechne meinen Liquiditätsplan für 12 Monate in drei Szenarien. DU BEKOMMST - {bestehender Plan oder Kontoumsätze der letzten 12 Monate} - {Kontostand heute, Mindestbestand} - {Umsatzerwartung je Monat, falls vorhanden} - {geplante größere Ausgaben mit Monat} SO GEHST DU VOR 1. Erwartet: mein Plan, wie er ist. 2. Vorsichtig: Umsatz 15 % unter Plan, Zahlungseingänge 14 Tage später, Ausgaben wie geplant. Wenn ich andere Werte nenne, nimm meine. 3. Gut: Umsatz 10 % über Plan, Zahlungseingänge wie bisher. 4. Je Szenario Endbestand je Monat und Tiefpunkt über alle 12 Monate. 5. Wie groß müsste eine Kreditlinie sein, damit auch das vorsichtige Szenario nie unter den Mindestbestand fällt? ZEIG MIR - Tabelle: Monat | vorsichtig | erwartet | gut - Zeile je Szenario: Tiefpunkt, Monat des Tiefpunkts - Zeile: nötige Kreditlinie für das vorsichtige Szenario ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Die Abweichungen der Szenarien stehen als Annahmen da und lassen sich ändern. Aus dem vorsichtigen Szenario folgt eine konkrete Zahl für die Kreditlinie. ======================================================================== PROMPT 8 · Zahlungseingänge realistisch planen ======================================================================== Wofür: Zu früh angesetzte Zahlungseingänge lassen eine Planung zu optimistisch aussehen. Der Prompt nimmt das bisherige Zahlungsverhalten je Kunde als Ausgangspunkt und gewichtet Angebote nach ihrer Chance. Du brauchst: bezahlte Rechnungen 12 Monate · offene Rechnungen mit Stand · beauftragte, noch nicht berechnete Leistungen · offene Angebote mit Chance, Leistungszeit und Zahlungsziel ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Plane meine Zahlungseingänge der nächsten drei Monate so, wie sie wahrscheinlich kommen. DU BEKOMMST - {bezahlte Ausgangsrechnungen der letzten 12 Monate mit Kunde, Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Zahlungsdatum} - {offene Ausgangsrechnungen mit Kunde, Betrag, Fälligkeit und Stand: unstrittig, reklamiert, gemahnt, Kunde in Schwierigkeiten} - {beauftragte, noch nicht berechnete Leistungen mit Kunde, Betrag, geplantem Rechnungsdatum und Zahlungsziel (oder erwartetem Zahlungstermin), dazu bereits gestellte Abschlagsrechnungen} - {offene Angebote mit Betrag, erwartetem Auftragsmonat, Leistungszeit in Monaten, Zahlungsziel, Abschlägen und meiner Einschätzung der Chance in %} SO GEHST DU VOR 1. Je Kunde: durchschnittliche Tage zwischen Fälligkeit und Zahlung, gewichtet nach Betrag. Kunden mit weniger als drei Rechnungen bekommen den Durchschnitt aller Kunden. 2. Eine offene Rechnung ist nicht automatisch sicher. Erwartet ist sie, wenn sie unstrittig ist und der Kunde sich wie üblich verhält; dann zum Termin nach seinem Verhalten. Ist sie reklamiert, deutlich über sein übliches Verhalten hinaus überfällig oder der Kunde in Schwierigkeiten, kommt sie in „Risiko“ und nicht in den Plan. 3. Beauftragte Leistungen: geplantes Rechnungsdatum plus Zahlungsziel plus übliche Verspätung des Kunden, oder der erwartete Zahlungstermin, wenn ich ihn nenne. Schon gestellte Abschläge ziehst du ab, damit nichts doppelt zählt. Fehlt das Zahlungsziel, fragst du danach. 4. Angebote: Betrag x Chance, eingeplant im Auftragsmonat plus Leistungszeit plus Zahlungsziel plus übliche Verspätung, Abschläge zu ihrem eigenen Termin. Fehlt Leistungszeit oder Zahlungsziel, fragst du danach, statt zu schätzen. 5. Getrennt ausweisen: erwartet (offene Rechnungen und beauftragte Leistungen), gewichtet (Angebote), Risiko (nicht im Plan). ZEIG MIR - Tabelle Kunden: Kunde | Rechnungen | Ø Tage nach Fälligkeit - Tabelle Monat | erwartet | gewichtet | Summe im Plan | Risiko daneben - Ein Satz: Wie viel meiner Planung hängt an Angeboten? ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Eine gestellte Rechnung heißt nicht „sicher“. Reklamierte und ungewöhnlich lange offene Rechnungen stehen als Risiko daneben. Angebote werden gewichtet und getrennt gezeigt, nie mit festen Rechnungen vermischt. Fehlende Termine werden erfragt. Kunden mit zu wenig Historie bekommen keinen Zufallswert. ======================================================================== PROMPT 9 · Wie gut war meine letzte Vorschau? ======================================================================== Wofür: Eine Planung wird nur besser, wenn du sie gegen das hältst, was dann passiert ist. Der Prompt vergleicht die Vorschau von vor einigen Wochen mit dem Konto. Du brauchst: frühere Vorschau mit Datum · Kontoumsätze seitdem ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Vergleiche eine frühere Liquiditätsvorschau mit dem, was tatsächlich passiert ist, und sag mir, welche Annahme ich ändern sollte. DU BEKOMMST - {Vorschau mit Erstellungsdatum, wochen- oder monatsweise} - {Kontoumsätze seit dem Erstellungsdatum} SO GEHST DU VOR 1. Je Woche oder Monat: geplanter und tatsächlicher Endbestand. 2. Je Kategorie: Plan, Ist, Abweichung. 3. Liegt die Vorschau in mehr als zwei Dritteln der Zeiträume auf derselben Seite, ist das ein Hinweis auf eine systematische Verzerrung, kein Beweis. Prüfe Zeitraum, Zahl der Beobachtungen und Ursachen, bevor du von einer zu optimistischen oder zu vorsichtigen Annahme sprichst. 4. Die größten Einzelabweichungen mit Ursache: später, früher, höher, niedriger, nicht geplant. ZEIG MIR - Tabelle: Zeitraum | Plan | Ist | Abweichung - Tabelle: Kategorie | Plan | Ist | Abweichung | Ursache - Höchstens drei geänderte Annahmen für die nächste Vorschau ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Sucht Hinweise auf eine Planung, die systematisch zu optimistisch oder zu vorsichtig ist. Die Häufigkeit allein beweist noch keine Verzerrung. ======================================================================== PROMPT 10 · Saisonmuster erkennen ======================================================================== Wofür: Viele Firmen haben ein Jahresprofil, das sie nur gefühlt kennen. Aus zwei Jahren Kontoumsätzen wird es sichtbar, mit den Monaten, in denen es regelmäßig eng wird. Du brauchst: Kontoumsätze der letzten 24 Monate ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Zeig mir das Saisonmuster meiner Ein- und Auszahlungen. DU BEKOMMST - {Kontoumsätze der letzten 24 Monate, alle Konten} SO GEHST DU VOR 1. Ein- und Auszahlungen je Kalendermonat, beide Jahre getrennt. 2. Saisonfaktor je Monat = Monatswert / Monatsdurchschnitt des Jahres, für beide Jahre, dann gemittelt. 3. Einmalige große Zahlungen (z. B. Investitionen, Kreditauszahlung) rechnest du vorher heraus und nennst sie. 4. Monate, in denen die Auszahlungen in beiden Jahren über den Einzahlungen lagen. ZEIG MIR - Tabelle: Monat | Faktor Einzahlungen | Faktor Auszahlungen | Netto Jahr 1 | Netto Jahr 2 - Die regelmäßig engen Monate und was sie verursacht - Ein Satz, wie ich die Faktoren in meine Planung übernehme ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Einmaleffekte werden vor der Saisonrechnung entfernt, sonst wird ein Zufall zum Muster. ======================================================================== PROMPT 11 · Drei Schocks für die Liquidität ======================================================================== Wofür: Umsatz bricht ein, der größte Kunde geht, alle zahlen später: Der Prompt zeigt für jeden Fall, wann das Geld unter den Mindestbestand fällt und wie viel Puffer fehlt. Du brauchst: Liquiditätsplan 12 Monate · Umsatz je Kunde · Mindestbestand ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Teste meinen Liquiditätsplan gegen drei Schocks. DU BEKOMMST - {Liquiditätsplan der nächsten 12 Monate, monatlich} - {Umsatz je Kunde der letzten 12 Monate} - {für den größten Kunden: Kosten, die nur für ihn anfallen (Freelancer, Lizenzen, Material), mit Kündigungsfristen und dem Monat, ab dem sie wirklich wegfallen} - {Kontostand heute, Mindestbestand} SO GEHST DU VOR 1. Schock A: Umsatz ab nächstem Monat 20 % niedriger, Kosten unverändert. 2. Schock B: Der umsatzstärkste Kunde fällt ab nächstem Monat weg. Seine Eingänge fallen weg, ebenso die Kosten, die nur für ihn anfallen und sich tatsächlich vermeiden lassen, ab dem Monat nach ihrer Kündigungsfrist, und die Umsatzsteuer auf seinen Umsatz. Fehlt die Aufstellung dieser Kosten, rechnest du ohne Entlastung und sagst es. 3. Schock C: Alle Kunden zahlen 30 Tage später als bisher. 4. Je Schock Monat für Monat über alle 12 Monate rechnen. 5. Je Schock: erster Monat unter Mindestbestand, tiefster Stand über den ganzen Zeitraum, nötiger Puffer. ZEIG MIR - Tabelle: Monat | Plan | A | B | C - Tabelle: Schock | erster Monat unter Mindestbestand | Tiefpunkt | nötiger Puffer - Zwei Maßnahmen, die du jetzt einleiten würdest, solange die Zahlen gut sind ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Der Tiefpunkt wird über alle zwölf Monate gesucht, nicht beim ersten Einbruch. Mit einem wegfallenden Kunden fällt auch Umsatzsteuer weg, das mildert den Schock. ======================================================================== PROMPT 12 · Neue Stelle: Ab wann trägt sie sich? ======================================================================== Wofür: Eine Einstellung kostet ab dem ersten Monat, der Umsatz kommt später. Der Prompt zeigt, wie tief die Liquidität dazwischen fällt und wann sich die Stelle aufholt, auch wenn das erst nach Jahren ist. Du brauchst: Liquiditätsplan 12 Monate · Gehalt und Nebenkosten · erwarteter Umsatzbeitrag · Zahlungsverhalten der Kunden ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Rechne die Liquiditätswirkung einer Einstellung und sag mir, ab wann sie sich getragen hat. DU BEKOMMST - {Liquiditätsplan der nächsten 12 Monate ohne die Stelle} - {Bruttogehalt, Arbeitgeberanteil Sozialversicherung in %, Startmonat} - {einmalige Kosten: Recruiting, Ausstattung} - {zusätzlicher Umsatz je Monat, netto, mit Hochlauf} - {Tage, bis meine Kunden tatsächlich zahlen; Umsatzsteuer-Rhythmus} - {Mindestbestand} SO GEHST DU VOR 1. Monatliche Kosten = Bruttogehalt x (1 + Arbeitgeberanteil). 2. Der zusätzliche Umsatz kommt erst nach Leistung, Rechnung und den tatsächlichen Zahlungstagen aufs Konto, brutto. Die Umsatzsteuer darauf fließt zum Termin der Voranmeldung wieder ab. 3. Monatsverlauf mit und ohne Stelle über 12 Monate, Tiefpunkt mit Stelle. Die tiefste kumulierte Differenz suchst du Tag für Tag, nicht nur an den Monatsenden: Sie ist das Geld, das die Stelle vorstreckt. 4. Ausgleich: der Monat, ab dem die kumulierte Differenz aller zusätzlichen Ein- und Auszahlungen der Stelle dauerhaft bei null oder darüber liegt, Umsatzsteuer, Einmalkosten und weitere variable Kosten eingeschlossen. Liegt er nicht in den 12 Monaten, schreibst du „innerhalb von 12 Monaten nicht erreicht“ und rechnest die Wirkung der Stelle mit denselben Annahmen weiter, bis er erreicht ist, höchstens 36 Monate. Wird er auch dann nicht erreicht, sag das. 5. Dasselbe, wenn der Hochlauf drei Monate länger dauert. ZEIG MIR - Tabelle: Monat | ohne Stelle | mit Stelle | Differenz kumuliert - Zeilen: Tiefpunkt mit Stelle, tiefste kumulierte Differenz mit Tag, Monat des Ausgleichs (oder „nicht erreicht“), dasselbe mit drei Monaten Verzug ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Gehalt zahlt sich sofort, Umsatz erst nach Rechnung und Zahlungsverhalten. Der Ausgleich darf nach den 12 Monaten liegen. Dann steht das da, und die Rechnung läuft weiter, statt einen Monat zu erfinden. Drei Monate längerer Hochlauf sind als Stressfall eingebaut, um die Folgen eines späteren Umsatzbeitrags zu prüfen. ======================================================================== PROMPT 13 · Großauftrag: Wie viel muss ich vorfinanzieren? ======================================================================== Wofür: Ein großer Auftrag kann die Liquidität leeren, bevor er Geld bringt. Der Prompt rechnet die Vorfinanzierung und was Abschlagsrechnungen daran ändern. Du brauchst: Auftragsvolumen und Laufzeit · Kosten je Monat · Zahlungsplan des Kunden · Liquiditätsplan ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Rechne, wie viel ich für einen Auftrag vorfinanzieren muss, mit dem aktuellen Zahlungsplan und mit Abschlägen. DU BEKOMMST - {Auftragsvolumen netto, Laufzeit in Monaten} - {Kosten je Monat: Personal, Fremdleistungen, Material} - {Zahlungsplan heute, z. B. 100 % nach Abnahme} - {Alternative, z. B. 30 % bei Start, 40 % zur Halbzeit, 30 % nach Abnahme} - {Zahlungsziel, Liquiditätsplan ohne den Auftrag, Mindestbestand} SO GEHST DU VOR 1. Je Monat: Auszahlungen für den Auftrag, Eingänge nach Zahlungsziel, beides brutto. 2. Höchste Vorfinanzierung = tiefster kumulierter Saldo des Auftrags. 3. Gesamtliquidität mit Auftrag, für beide Zahlungspläne. 4. Ab welchem Abschlag zu Beginn bleibt der Mindestbestand gewahrt? ZEIG MIR - Tabelle: Monat | Saldo Auftrag heute | Saldo mit Abschlägen | Konto heute | Konto mit Abschlägen - Zeilen: höchste Vorfinanzierung je Variante, nötiger Startabschlag - Ein Satz, wie ich den Abschlag dem Kunden gegenüber begründe ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Eine Rechnung ist erst Liquidität, wenn sie bezahlt ist; das Zahlungsziel wird eingerechnet. Liefert eine konkrete Abschlagshöhe statt eines allgemeinen Rats. ======================================================================== PROMPT 14 · Kaufen, leasen oder finanzieren ======================================================================== Wofür: Bei einer Investition entscheidet oft nicht der Preis, sondern was sie mit dem Kontostand macht. Der Prompt legt drei Wege nebeneinander. Du brauchst: Investition · Leasing- und Kreditangebot · Liquiditätsplan ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Vergleiche Barkauf, Leasing und Kreditfinanzierung danach, was sie mit meiner Liquidität machen. DU BEKOMMST - {Investition: Preis brutto, Monat der Anschaffung, Nutzungsdauer} - {Leasing: Rate, Laufzeit, Anzahlung, Gebühren, was am Vertragsende gilt: Rückgabe, Kaufoption mit Preis oder Restzahlung} - {Kredit: Betrag, Zins, Laufzeit, Tilgungsart} - {Restwert der gekauften Sache am Ende der Laufzeit, geschätzt} - {Liquiditätsplan der nächsten 12 bis 36 Monate, Mindestbestand} SO GEHST DU VOR 1. Je Variante die Zahlungen Monat für Monat über die Laufzeit. 2. Vorsteuer aus dem Kaufpreis bzw. den Raten mindert die Zahllast der Voranmeldung für diesen Zeitraum, sofern die Firma vorsteuerabzugsberechtigt ist. Sie wirkt also zum Termin dieser Umsatzsteuerzahlung. Übersteigt sie die Zahllast, entsteht eine Erstattung, deren Eingangstag nicht feststeht. 3. Liquiditätsverlauf je Variante, Tiefpunkt über die ganze Laufzeit. 4. Summe aller Zahlungen je Variante. Vergleichbar wird sie erst mit demselben Endzustand: Wem gehört die Sache danach, was kostet die Kaufoption, welchen Restwert hat sie? Diese Annahmen stehen dabei. 5. Steuerliche Wirkung (Abschreibung, Raten als Betriebsausgabe) nur als Hinweis → Steuerbüro. ZEIG MIR - Tabelle: Variante | Zahlungen gesamt | Tiefpunkt | Monat des Tiefpunkts - Monatsverlauf der drei Varianten - Empfehlung in zwei Sätzen, aus Sicht der Liquidität ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Die Vorsteuer wird über die Umsatzsteuerzahlung eingeplant, sonst sieht der Barkauf schlechter aus, als er ist. Der Vergleich nennt seine Annahmen zum Vertragsende: Eigentum, Kaufoption, Restwert, Gebühren. Die Steuerwirkung bleibt ein Hinweis fürs Steuerbüro, keine eigene Berechnung. ======================================================================== PROMPT 15 · Wie viel Geld bindet Wachstum? ======================================================================== Wofür: Mehr Umsatz heißt zuerst mehr offene Rechnungen und mehr Vorleistung. Der Prompt rechnet, wie viel Liquidität ein Wachstumsziel bindet, bevor es Geld bringt. Du brauchst: Umsatz und Wachstumsziel · Zahlungsziele Kunden und Lieferanten · Fremdleistungsanteil ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Rechne, wie viel zusätzliche Liquidität mein Wachstumsziel bindet. DU BEKOMMST - {Jahresumsatz heute und Ziel in 12 Monaten, netto} - {durchschnittliche Tage, bis Kunden zahlen} - {durchschnittliche Tage, bis ich Lieferanten zahle} - {Anteil Material und Fremdleistungen am Umsatz in %} - {geplante Einstellungen für das Wachstum mit Monat und Kosten} SO GEHST DU VOR 1. Mehr Forderungen = zusätzlicher Umsatz brutto x Kundentage / 365. 2. Mehr Lieferantenkredit = zusätzlicher Einkauf brutto x Lieferantentage / 365. 3. Gebundenes Kapital = 1 minus 2. 4. Personalkosten, die vor dem Umsatz anfallen, Monat für Monat dazu. 5. Wie verändert sich das gebundene Kapital, wenn Kunden zehn Tage schneller zahlen? ZEIG MIR - Tabelle: Position | Betrag | Rechenweg - Zeile: Liquiditätsbedarf für das Wachstumsziel - Zeile: Wirkung von zehn Tagen schnellerer Zahlung ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Rechnet brutto, weil Forderungen brutto offen sind. Zeigt den Hebel Zahlungsziel neben dem Bedarf, damit eine Handlung folgt. ======================================================================== PROMPT 16 · Preiserhöhung: Wie viel Absatz darfst du verlieren? ======================================================================== Wofür: Eine Preiserhöhung lohnt sich, solange weniger Menge wegfällt, als sie an Marge bringt. Der Prompt rechnet die Grenze für mehrere Erhöhungen. Du brauchst: Umsatz und Rohertrag je Produkt oder Kundengruppe · geplante Erhöhungen · für die Liquidität: Wirksamkeitsdatum, Rechnungsrhythmus, Zahlungsdauer ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Berechne, wie viel Absatz eine Preiserhöhung kosten darf, bevor der Rohertrag sinkt. DU BEKOMMST - {Umsatz und Rohertrag je Produkt oder Kundengruppe, letzte 12 Monate} - {geplante Erhöhungen, z. B. 3 %, 5 %, 8 %} - {für die Wirkung aufs Konto: ab wann die Erhöhung gilt, wie oft du abrechnest und wie viele Tage die Kunden bis zur Zahlung brauchen} SO GEHST DU VOR 1. Rohertragsquote m = Rohertrag / Umsatz, je Zeile. 2. Für jede Erhöhung p: maximaler Mengenrückgang = p / (m + p). 3. Zusätzlicher Rohertrag, wenn die Menge gleich bleibt. 4. Liquiditätswirkung: ab wann der Mehrertrag auf dem Konto ankommt, aus Wirksamkeitsdatum, Rechnungsrhythmus und Zahlungsdauer. Fehlen diese Angaben, nennst du nur den Ergebnisbeitrag und sagst, was für die Liquidität fehlt. ZEIG MIR - Tabelle: Zeile | m | Erhöhung | max. Mengenrückgang | Mehrertrag je Jahr - Zwei Sätze, wo eine Erhöhung am wenigsten riskant ist ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Die Formel steht im Prompt, damit nicht mit der Umsatz- statt der Margenquote gerechnet wird. ======================================================================== PROMPT 17 · Wer zahlt anders als sonst? ======================================================================== Wofür: Ein Kunde, der plötzlich später zahlt, ist ein früheres Warnsignal als jede Mahnstufe. Der Prompt prüft zwei Dinge getrennt: Was ist vertraglich überfällig, und wer zahlt später als sonst? Dazu schreibt er die Erinnerungen. Du brauchst: Ausgangsrechnungen 12 Monate, offen und bezahlt, mit Fälligkeit und Zahlungsdatum ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Finde überfällige Rechnungen und Kunden, die später zahlen als sonst, und sortiere, wen ich zuerst anspreche. DU BEKOMMST - {Ausgangsrechnungen der letzten 12 Monate mit Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Zahlungsdatum oder „offen“} - {heutiges Datum} SO GEHST DU VOR Alle Tage zählst du ab Fälligkeit, nie ab Rechnungsdatum. 1. Überfällig: jede offene Rechnung nach ihrer Fälligkeit. Sie kommt in die Mahnliste, egal wie der Kunde sonst zahlt. 2. Üblich je Kunde: Tage nach Fälligkeit seiner bezahlten Rechnungen, ohne die jüngste. Kunden mit weniger als drei Rechnungen bekommen den Durchschnitt aller und den Vermerk „wenig Historie“. 3. Später als sonst, wenn eines davon gilt: a) eine offene Rechnung ist heute mindestens 7 Tage länger überfällig, als bei diesem Kunden üblich; b) seine jüngste bezahlte Rechnung kam mindestens 7 Tage später als üblich. 4. Reihenfolge nach offenem Betrag x Tage nach Fälligkeit. Kunden mit „später als sonst“ kommen vor die übrigen. Den Wert zeigst du, und die Reihenfolge folgt ihm. 5. Für die ersten drei: eine kurze, freundliche Zahlungserinnerung mit Rechnungsnummer, Betrag und neuem Termin. Bei „später als sonst“ zusätzlich die Frage, ob sich bei ihm etwas am Ablauf geändert hat. Nichts versenden. ZEIG MIR - Tabelle: Kunde | offen | Tage heute | Tage üblich | jüngste Zahlung | überfällig | später als sonst (a/b) | Wert | Rang - Summe offen nach 0–30, 31–60, über 60 Tagen nach Fälligkeit - Die Entwürfe ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Überfällig und später als sonst sind zwei Prüfungen. Die Mahnliste wartet nicht darauf, dass sich eine lange Verspätung verdoppelt. Jeder Kunde wird zusätzlich an seinem eigenen Verhalten gemessen. Eine Woche mehr als üblich reicht als Signal. Der Sortierwert steht in der Tabelle, damit die Reihenfolge nachprüfbar ist. Die sieben Tage, die Mindesthistorie von drei Rechnungen und der Sortierwert sind Startregeln. Passe sie an deine Daten an. Die vertragliche Fälligkeit und ein rechtlicher Verzug bleiben davon unberührt. ======================================================================== PROMPT 18 · Zahlungsziele und Skonto ======================================================================== Wofür: Wie lange dauert es, bis Kunden zahlen, wie schnell zahlst du selbst, und lohnt sich das Skonto, das du nimmst oder gibst? Der Prompt beziffert jede Stellschraube in Euro. Du brauchst: Ausgangs- und Eingangsrechnungen 12 Monate mit Zahlungsdatum · Skontokonditionen · Finanzierungssatz · frei verfügbar laut Vorschau ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Beziffere, wie viel Liquidität in meinen Zahlungszielen steckt. DU BEKOMMST - {Ausgangsrechnungen der letzten 12 Monate mit Rechnungs- und Zahlungsdatum} - {Eingangsrechnungen der letzten 12 Monate mit Eingangs- und Zahlungsdatum} - {Skontokonditionen meiner Lieferanten und meine eigenen} - {mein Finanzierungssatz: Zins der Kreditlinie, wenn ich sie nutze, sonst was das Geld auf dem Konto bringt} - {frei verfügbar laut 13-Wochen-Vorschau: niedrigster Tagesbestand minus Mindestbestand, und die freie Kreditlinie} - {Zielwerte in Tagen, falls vorhanden} SO GEHST DU VOR Alles brutto. 1. Kundentage = durchschnittliche Tage von der Rechnung bis zur Zahlung, nach Betrag gewichtet, an den bezahlten Rechnungen. 2. Lieferantentage = dasselbe für meine Zahlungen: die betragsgewichtete tatsächliche Zahlungsdauer, nicht die DPO-Schätzung aus der Bilanz. 3. Je Tag weniger Kundentage werden Jahresumsatz / 365 frei; je Tag mehr Lieferantentage Einkaufsvolumen / 365. 4. Skonto als Jahreszins, einfach hochgerechnet ohne Zinseszins = Skontosatz / (1 minus Skontosatz) x 365 / (Zahlungsziel minus Skontofrist). Den Skontosatz setzt du als Dezimalzahl ein (2 % = 0,02), die Differenz der Fristen ist positiv, das Jahr hat 365 Tage. 5. Ein Skonto lohnt, wenn der Jahreszins über dem Finanzierungssatz liegt und die frühere Zahlung den Plan an keinem Tag unter den Mindestbestand drückt. Reicht der Spielraum nur mit der Kreditlinie, vergleichst du mit deren Zins und sagst das dazu. 6. Lieferanten, die ich früh bezahle, ohne Skonto zu bekommen. ZEIG MIR - Tabelle: Kennzahl | heute | Ziel | frei werdende Liquidität - Tabelle: Lieferant | Kondition | Jahreszins | Finanzierungssatz | passt in den Spielraum | nutzen ja/nein - Liste: früh bezahlt ohne Skonto ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Skonto wird als Jahreszins gerechnet und gegen deinen tatsächlichen Finanzierungssatz gestellt. Ein lohnendes Skonto, das den Mindestbestand reißt, wird nicht empfohlen. ======================================================================== PROMPT 19 · Abos und Verträge mit Kündigungsterminen ======================================================================== Wofür: Abos und Verträge laufen unbemerkt weiter und werden teurer. Der Prompt findet sie im Kontoverlauf und sagt, bis wann du kündigen musst. Du brauchst: Kontoumsätze 24 Monate inkl. Kreditkarten, oder 12 Monate und die bekannten Jahresverträge · Vertragslaufzeiten · Nutzerzahlen (optional) ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Liste alle wiederkehrenden Zahlungen mit Einsparmöglichkeit und nächstem Kündigungstermin. DU BEKOMMST - {Kontoumsätze der letzten 24 Monate, alle Konten und Kreditkarten; hast du nur 12 Monate, dazu die bekannten Jahresverträge mit dem Betrag des Vorjahres} - {Laufzeiten und Kündigungsfristen, soweit bekannt} - {aktive Nutzer je Software, Zahl der Mitarbeitenden, optional} SO GEHST DU VOR 1. Wiederkehrend: mindestens drei Zahlungen an denselben Empfänger in festem Abstand, oder eine Jahreszahlung mit Vorjahreswert. 2. Alle Beträge auf den Monat umrechnen. 3. Teurer geworden: mehr als 10 % über der ersten Zahlung im Zeitraum. 4. Doppelt: zwei Anbieter für denselben Zweck. 5. Zu viele Lizenzen: bezahlte Plätze über aktiven Nutzern. 6. Nächster Kündigungstermin und spätestes Kündigungsdatum. ZEIG MIR - Tabelle: Empfänger | Zweck | je Monat | Befund | Ersparnis je Monat | kündigen bis - Summe je Monat und je Jahr - Die Termine der nächsten 90 Tage zuerst ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Jahreszahlungen werden gesucht, sie fallen in Monatsauswertungen am leichtesten durch. Das späteste Kündigungsdatum steht da, nicht nur das Vertragsende. ======================================================================== PROMPT 20 · Ausgaben nach Wirkung auf den Tiefpunkt sortieren ======================================================================== Wofür: Wenn es eng wird, zählt nicht, was am meisten kostet, sondern was den Tiefpunkt am stärksten hebt. Der Prompt sortiert verschiebbare und kürzbare Ausgaben danach. Du brauchst: 13-Wochen-Vorschau Tag für Tag · geplante Ausgaben mit Spielraum ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Sag mir, welche Ausgaben ich verschieben oder kürzen sollte, damit mein Tiefpunkt steigt. DU BEKOMMST - {13-Wochen-Vorschau mit allen Zahlungen und Datum} - {geplante Ausgaben mit Betrag brutto, Datum und ob fest, kürzbar (um wie viel) oder verschiebbar (bis wann)} SO GEHST DU VOR 1. Kontostand Tag für Tag, Tiefpunkt mit Datum: der Engpasstag. 2. Nur Ausgaben an oder vor dem Engpasstag können ihn heben. Spätere ignorierst du für diese Frage. 3. Je Ausgabe: Am Engpasstag steigt der Kontostand um ihren Bruttobetrag, wenn sie hinter ihn verschoben wird, oder um den gekürzten Bruttobetrag. Das ist nicht die Wirkung auf den Plan. 4. Rechne danach den ganzen Verlauf neu. Ein anderer Tag kann zum neuen Engpass werden, früher oder später als der alte. Wirkung = neuer Tiefpunkt minus alter Tiefpunkt. 5. Sortiere nach dieser Wirkung, nicht nach Betrag. 6. Nimm die Maßnahmen nacheinander und rechne nach jeder den Verlauf neu. Die Wirkungen addieren sich nicht. ZEIG MIR - Tabelle: Ausgabe | Betrag brutto | Datum | Maßnahme | neues Datum | plus am alten Engpasstag | neuer Tiefpunkt mit Datum | Wirkung - Neuer Tiefpunkt nach den drei wirksamsten Maßnahmen, mit Datum ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Eine Ausgabe nach dem Tiefpunkt zu kürzen hilft dem Tiefpunkt nicht. Der Prompt sortiert sie aus. Der Engpasstag steigt um den Bruttobetrag, der Tiefpunkt des Plans meist weniger. Erst die Neuberechnung aller Tage zeigt die Wirkung. Ein neuer Tiefpunkt kann früher liegen als der alte. ======================================================================== PROMPT 21 · Den Jahresplan aufstellen ======================================================================== Wofür: Ein Finanzplan für das nächste Jahr aus Vorjahreszahlen und deinen Annahmen: Umsatz, Kosten, Ergebnis und Liquidität, Monat für Monat und aufeinander abgestimmt. Du brauchst: BWA des Vorjahres · Kontostand · offene Posten zum Jahresbeginn · Steuertermine und Bescheide · Mindestbestand · Annahmen zu Umsatz, Personal, Investitionen ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Stelle meinen Finanzplan für das nächste Geschäftsjahr auf, mit Ergebnis- und Liquiditätsplan. DU BEKOMMST - {BWA des Vorjahres, Monatswerte} - {Kontostand zum Jahresbeginn} - {offene Forderungen und offene Verbindlichkeiten zum Jahresbeginn, mit Fälligkeit; dazu offene Umsatz- und Lohnsteuer} - {Steuern: Umsatzsteuer-Rhythmus mit Sondervorauszahlung, Vorauszahlungsbescheide, erwartete Nachzahlungen} - {Mindestbestand} - {Umsatzannahme: Wachstum in % oder Umsatz je Monat} - {Personal: heutige Kosten, geplante Einstellungen und Gehaltsrunden mit Monat} - {Investitionen, Kredite, Ausschüttungen mit Monat} - {Zahlungsziele Kunden und Lieferanten, tatsächliche Zahlungstage} SO GEHST DU VOR 1. Ergebnisplan je Monat: Umsatz, Material und Fremdleistungen, Personal, übrige Kosten, Ergebnis. Kosten ohne Annahme wie im Vorjahr. 2. Liquiditätsplan je Monat: zuerst die offenen Posten vom Jahresbeginn zu ihren Terminen, dann das Ergebnis in Zahlungen übersetzen (Zahlungsziele, Umsatzsteuer, Investitionen, Tilgung, Ausschüttung, Steuertermine). 3. Abstimmung: Ergebnis des Jahres und Veränderung des Kontostands müssen sich über eine Brücke erklären lassen. 4. Monate unter dem Mindestbestand markieren. 5. Fehlen offene Posten, Steuertermine oder Mindestbestand, rechnest du trotzdem, schreibst aber über den Liquiditätsplan „vorläufiges Gerüst, ohne …“ und nennst, was fehlt. ZEIG MIR - Ergebnisplan: Zeile | Monat 1 … 12 | Jahr - Liquiditätsplan: Zeile | Monat 1 … 12, darunter Endbestand - Brücke Ergebnis → Kontostand - Die drei Annahmen mit dem größten Einfluss ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Ergebnis- und Liquiditätsplan werden über eine Brücke abgestimmt, statt nebeneinander zu stehen. Ohne offene Posten zum Jahresbeginn, Steuertermine und Mindestbestand heißt das Ergebnis „vorläufiges Gerüst“. ======================================================================== PROMPT 22 · Wo landet das Jahr? ======================================================================== Wofür: Plan und Ist nebeneinander, dazu eine Hochrechnung als Spanne. Der Prompt sagt, welche zwei Zeilen den Abstand zum Plan erklären. Du brauchst: BWA laufendes Jahr, Monatswerte · Jahresplan je Monat ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Vergleiche Plan und Ist und rechne hoch, wo mein Jahresergebnis landet. DU BEKOMMST - {BWA des laufenden Jahres, Monatswerte} - {Jahresplan je Monat und Zeile} SO GEHST DU VOR 1. Plan gegen Ist bis zum letzten abgeschlossenen Monat, je Zeile. 2. Hochrechnung „Plan hält“: Ist bisher plus Plan der restlichen Monate. 3. Hochrechnung „Trend hält“: je Zeile Ist bisher plus Plan der restlichen Monate x (Ist bisher / Plan bisher). Das Ergebnis ergibt sich aus den Zeilen. 4. Hochrechnung „letzte drei Monate“: Ist bisher plus Durchschnitt der letzten drei Monate x restliche Monate. 5. Die zwei Zeilen, die den Abstand zum Plan am meisten erklären. ZEIG MIR - Tabelle: Zeile | Plan bisher | Ist bisher | Abweichung - Tabelle: Jahresergebnis Plan | Plan hält | Trend hält | letzte drei Monate - Höchstens drei Gegenmaßnahmen mit geschätzter Wirkung ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Die Trendrechnung läuft je Zeile; das Ergebnis direkt hochzurechnen ergibt eine andere Zahl. Drei Methoden ergeben eine Spanne statt einer Scheingenauigkeit. ======================================================================== PROMPT 23 · Die Umsatzschwelle ======================================================================== Wofür: Ab welchem Monatsumsatz verdient die Firma Geld, und wie viel Abstand ist da heute? Mit einer geplanten Änderung im Vergleich. Du brauchst: BWA der letzten 6 Monate · geplante Änderung ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Berechne meine monatliche Umsatzschwelle und den Abstand dazu. DU BEKOMMST - {BWA der letzten sechs Monate, Monatswerte} - {geplante Änderung, z. B. neue Stelle, neue Miete, Preisänderung} SO GEHST DU VOR 1. Feste Kosten je Monat = Durchschnitt der letzten sechs Monate aller Kosten ohne Material und Fremdleistungen. 2. Rohertragsquote = Summe Rohertrag / Summe Umsatz der sechs Monate. 3. Umsatzschwelle = feste Kosten / Rohertragsquote. 4. Abstand = (Durchschnittsumsatz minus Schwelle) / Durchschnittsumsatz. 5. Dasselbe mit der geplanten Änderung. Alle anderen Werte bleiben gleich. 6. Wie viele schwache Monate das Konto verträgt, sagt die BWA nicht. Das beantwortest du nur, wenn ich dir Liquiditätsplan, Mindestbestand und freie Kreditlinie gebe. Sonst schreibst du, welcher Prompt es rechnet (Prompt 7 oder 11). ZEIG MIR - Tabelle: Variante | feste Kosten | Rohertragsquote | Schwelle | Abstand - Ein Satz: Um wie viel Prozent darf der Umsatz fallen, bevor das Ergebnis negativ wird? ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Die Quote wird aus Summen gebildet, nicht als Durchschnitt von Monatsquoten. In der Vergleichsvariante ändert sich nur, was die Änderung betrifft. Die Schwelle ist eine Ergebnisgröße. Wie lange das Geld reicht, beantwortet der Liquiditätsplan. ======================================================================== PROMPT 24 · Gewinn da, Geld nicht: die Brücke ======================================================================== Wofür: Die BWA zeigt Gewinn, das Konto nicht. Der Prompt erklärt Schritt für Schritt, wo der Unterschied steckt: Forderungen, Investitionen, Tilgung, Steuern, Entnahmen. Du brauchst: BWA des Zeitraums · Kontostände Anfang und Ende · offene Posten Anfang und Ende, einschließlich Steuerschulden · Investitionen, Tilgungen, Entnahmen · gezahlte Ertragsteuern ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Erkläre, warum mein Ergebnis und die Veränderung meines Kontostands im selben Zeitraum nicht übereinstimmen. DU BEKOMMST - {Ergebnis vor Ertragsteuern laut BWA für den Zeitraum; steht dort nur das Ergebnis nach Steuern, dazu den gebuchten Steueraufwand} - {Kontostände am Anfang und am Ende} - {offene Forderungen brutto und operative Verbindlichkeiten am Anfang und am Ende: einschließlich Umsatzsteuer- und Lohnsteuerschuld, ohne Ertragsteuerverbindlichkeiten, Darlehen und andere Posten, die die Brücke getrennt rechnet} - {Abschreibungen laut BWA} - {Investitionen brutto, Kreditauszahlungen, Tilgungen (nur der Tilgungsanteil der Raten), Entnahmen und Ausschüttungen im Zeitraum} - {im Zeitraum gezahlte und erstattete Ertragsteuern} SO GEHST DU VOR 1. Start: Ergebnis vor Ertragsteuern. Bekommst du nur das Ergebnis nach Steuern, rechnest du zuerst den gebuchten Steueraufwand wieder dazu und schreibst das als eigene Zeile hin. Steuern werden in dieser Brücke genau einmal abgezogen, in Schritt 6. 2. Plus Abschreibungen (kosten kein Geld). 3. Minus Anstieg der Forderungen, plus Anstieg der operativen Verbindlichkeiten. 4. Minus Investitionen. 5. Plus Kreditauszahlungen, minus Tilgungen. 6. Minus Entnahmen und Ausschüttungen, minus im Zeitraum gezahlte Ertragsteuern (Vorauszahlungen und Nachzahlungen), plus Erstattungen. 7. Ergebnis der Brücke gegen die tatsächliche Kontoveränderung. Eine Differenz weist du als eigene Zeile aus und nennst mögliche Ursachen (Umsatzsteuer, Anzahlungen, unfertige Leistungen, Vorräte). ZEIG MIR - Brücke: Schritt | Betrag | Stand - Zeile: mit welchem Ergebnisbegriff die Brücke beginnt - Ein Satz in einfacher Sprache für die Gesellschafter ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Die Brücke beginnt vor Ertragsteuern und zieht nur die gezahlten Steuern ab. So wird keine Steuer doppelt abgezogen. Die Restdifferenz bleibt sichtbar stehen, statt in einer Sammelposition zu verschwinden. ======================================================================== PROMPT 25 · Kapitaldienstfähigkeit vor dem Kreditantrag ======================================================================== Wofür: Die Bank will wissen, ob Zins und Tilgung aus dem laufenden Geschäft bezahlt werden können. Der Prompt rechnet das vorher, mit und ohne den neuen Kredit. Du brauchst: Jahresabschluss oder BWA 12 Monate · bestehende Kredite · neuer Kredit · geplante Ausschüttungen ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Berechne, ob meine GmbH einen neuen Kredit aus dem laufenden Geschäft bedienen kann. DU BEKOMMST - {Jahresabschluss oder BWA der letzten 12 Monate} - {bestehende Kredite: Restschuld, Zins, Tilgung je Jahr} - {neuer Kredit: Betrag, Zins, Laufzeit, Tilgungsart} - {geplante Ausschüttungen oder Entnahmen je Jahr} - {Mindestwert, den meine Bank ansetzt, falls bekannt} SO GEHST DU VOR 1. Verfügbar für Zins und Tilgung = Ergebnis nach Steuern + Abschreibungen + Zinsaufwand minus Ausschüttungen. 2. Kapitaldienst = Zins + Tilgung aller Kredite je Jahr. 3. Deckung = verfügbar / Kapitaldienst, heute und mit neuem Kredit. Bei Annuität die Rate mit dem Code-Werkzeug. 4. Um wie viel Prozent darf das Ergebnis fallen, bis die Deckung unter 1 bzw. unter den Bankwert fällt? 5. Kenne ich den Bankwert nicht, nennst du keinen, sondern die Frage, die ich der Bank stellen sollte. 6. Das ist eine vereinfachte Rechnung: Mehr gebundenes Kapital und nötige Ersatzinvestitionen fehlen darin. Schreib dazu, dass ich sie mit dem Liquiditätsplan abstimmen soll. ZEIG MIR - Tabelle: Position | heute | mit neuem Kredit | Rechenweg - Zeile: Spielraum in % des Ergebnisses - Zwei Sätze für das Gespräch ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Kein erfundener Schwellenwert der Bank; fehlt er, wird danach gefragt. Ausschüttungen mindern, was für den Kredit übrig bleibt. ======================================================================== PROMPT 26 · Die Unterlage fürs Bankgespräch ======================================================================== Wofür: Eine Liquiditätsplanung hilft der Bank, die künftige Zahlungs- und Kapitaldienstfähigkeit zu beurteilen. Der Prompt fasst Plan, Kennzahlen und Begründung auf zwei Seiten zusammen und bereitet die Fragen vor. Du brauchst: Liquiditätsplan 12 Monate · BWA 12 Monate · letzter Jahresabschluss · Finanzierungswunsch ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Bereite eine zweiseitige Unterlage für das Gespräch mit meiner Bank vor. DU BEKOMMST - {Liquiditätsplan der nächsten 12 Monate, gern mit Szenarien} - {BWA der letzten 12 Monate} - {letzter Jahresabschluss: Eigenkapital, Bilanzsumme, Bankverbindlichkeiten} - {Finanzierungswunsch: Betrag, Art, Zweck} SO GEHST DU VOR 1. Kurzprofil in fünf Sätzen: Geschäft, Kunden, Entwicklung. 2. Kennzahlen: Umsatz und Ergebnis 12 Monate, Eigenkapitalquote (Stand letzter Abschluss, so beschriften), flüssige Mittel heute, Nettoverschuldung, Tiefpunkt der Planung. 3. Warum dieser Betrag: aus welchem Monat der Planung er folgt. 4. Was passiert im vorsichtigen Szenario? 5. Die drei Fragen, die eine Bank bei diesen Zahlen am ehesten stellt, mit Antwortvorschlag. ZEIG MIR - Seite 1: Kurzprofil, Kennzahlentabelle, Finanzierungswunsch mit Begründung - Seite 2: Liquiditätsverlauf, Szenarien, Fragen und Antworten ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Der Kreditbetrag wird aus der Planung abgeleitet statt geschätzt. Bilanzwerte tragen ihren Stichtag, damit niemand sie für aktuell hält. ======================================================================== PROMPT 27 · Monatliche Krisenfrüherkennung ======================================================================== Wofür: Geschäftsleiter müssen Entwicklungen, die den Fortbestand gefährden können, laufend beobachten (§ 1 StaRUG). Der Prompt fasst die Signale monatlich zusammen und hält fest, dass du hingesehen hast. Du brauchst: 13-Wochen-Vorschau · Liquiditätsplan 24 Monate · BWA 12 Monate · Umsatz je Kunde 12 Monate · Kreditauflagen ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Erstelle meine monatliche Übersicht der Frühwarnsignale. DU BEKOMMST - {13-Wochen-Vorschau} - {Liquiditätsplan für 24 Monate, falls vorhanden} - {BWA der letzten 12 Monate} - {Umsatz je Kunde der letzten 12 Monate, oder den schon geprüften Anteil der drei größten Kunden mit Stand} - {Kreditverträge mit Auflagen} - {Übersicht des Vormonats, falls vorhanden} SO GEHST DU VOR 1. Liquidität: Tiefpunkt der 13 Wochen, Monate mit Unterdeckung in 24 Monaten. Fehlt ein 24-Monats-Plan, ist das der erste Befund. 2. Ergebnis: Entwicklung von Rohertrag und Ergebnis über 12 Monate. 3. Auflagen: Abstand der Kennzahlen zu den Kreditauflagen. 4. Abhängigkeit: Anteil der drei größten Kunden am Umsatz der letzten 12 Monate, aus der Kundenliste. Fehlt sie, steht das als Befund da, statt einer Schätzung. 5. Je Signal grün, gelb, rot und die Veränderung zum Vormonat. 6. Diese Übersicht ersetzt keine Fortführungs- oder Insolvenzprognose. Bei Rot: → Rechtsberatung und → Steuerbüro. ZEIG MIR - Tabelle: Signal | Wert | Vormonat | Ampel | nächster Schritt - Ein Absatz zur Ablage: Datum, Datenstand, wer die Übersicht gesehen hat ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Die Übersicht dokumentiert und sagt selbst, dass sie keine Prognose im rechtlichen Sinn ist. Ein fehlender 24-Monats-Plan ist der erste Befund, keine Fußnote. ======================================================================== PROMPT 28 · Zahlen vorbereiten, bevor gerechnet wird ======================================================================== Wofür: Beim Einlesen können Spalten, Zeiträume oder Vorzeichen verwechselt werden: eine verrutschte Spalte im PDF, Monat und Jahr vertauscht, ein Vorzeichen verloren. Dieser Prompt bereitet eine Tabelle mit Gegenrechnungen vor. Prüfe die Übernahme am Original, bevor du weiterrechnest. Du brauchst: BWA, Kontoexport oder Rechnungsliste als PDF, CSV oder Excel ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Übernimm das angehängte Dokument in eine saubere Tabelle. Werte noch nichts aus. DU BEKOMMST - {BWA, Kontoexport oder Rechnungsliste} SO GEHST DU VOR 1. Erkenne die Spalten und benenne sie so, wie sie im Dokument heißen. Bei einer BWA: Monatswert, aufgelaufen, Vorjahr. 2. Übernimm jede Zeile mit Betrag und Vorzeichen. 3. Rechne gegen: Summen der Unterzeilen gegen die Summenzeilen; Umsatz minus Kosten gegen das Ergebnis; Anfangsbestand plus Bewegungen gegen Endbestand beim Kontoexport. 4. Alles, was nicht aufgeht oder unscharf lesbar war, kommt in eine Liste „unsicher“. ZEIG MIR - Die Tabelle - Die Gegenrechnungen mit „geht auf“ oder der Differenz - Die Liste „unsicher“ - Fünf Zeilen, die ich am Original nachsehen soll, darunter die größten Beträge und alles aus „unsicher“ - Die Tabelle zusätzlich als CSV zum Kopieren ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Verwechselte Monats- und Jahresspalten fallen in der Gegenrechnung auf. Die CSV aus diesem Schritt ist die Eingabe für alle anderen Prompts, nachdem du sie am Original geprüft hast. Gegenrechnungen fangen nicht jeden Lesefehler, etwa zwei vertauschte Beträge. ======================================================================== PROMPT 29 · Die Gegenprobe ======================================================================== Wofür: Ein zweiter Chat rechnet zuerst selbst aus den Originaldaten und vergleicht erst dann mit der Antwort des ersten. Jede Abweichung wird an Formel und Beleg geklärt. Eine Garantie ist das nicht, auch der zweite Chat kann sich irren. Du brauchst: dieselben Ausgangsdaten · der ursprüngliche Prompt · danach: die Antwort aus dem ersten Chat ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Rechne eine Auswertung aus den Ausgangsdaten neu und vergleiche dein Ergebnis danach mit der Auswertung eines anderen Chats. DU BEKOMMST - {dieselben Ausgangsdaten wie der erste Chat} - {den Prompt, der die erste Antwort erzeugt hat} - erst wenn du Schritt A fertig hast: {die vollständige Antwort aus dem ersten Chat} SO GEHST DU VOR A. Selbst rechnen, bevor du die erste Antwort siehst: 1. Führe den Prompt mit den Ausgangsdaten aus, mit dem Code-Werkzeug. 2. Zeig jede Zahl mit Formel und der Zeile der Ausgangsdaten, aus der sie kommt. Dann warte auf die erste Antwort. B. Vergleichen: 3. Leg beide Ergebnisse Zahl für Zahl nebeneinander. 4. Je Abweichung: Welche Formel, welche Zeile der Ausgangsdaten entscheidet? Rechne an dieser Stelle noch einmal nach. Liegt der Fehler bei dir, sag das. 5. Prüf zusätzlich: Stimmen Text und Tabelle überein? Gehen Summen und Kontrollzeilen auf? Folgt jede Reihenfolge der Regel aus dem Prompt? Einheiten: brutto oder netto, Monat oder aufgelaufen, Prozent oder Prozentpunkte. Termine im Zeitraum, Wochenenden und Feiertage verschoben? Schwellenwerte wie im Prompt? Tiefst- und Höchstwerte Tag für Tag über den ganzen Zeitraum? 6. Ein Befund zählt nur mit Rechenweg und Fundstelle. Was du nicht belegen kannst, führst du als „offen“, nicht als Fehler. Findest du nichts, sag das. ZEIG MIR - Tabelle: Nr. | Stelle | Chat 1 | mein Ergebnis | Formel und Fundstelle | Schwere (ändert die Entscheidung / ändert eine Zahl / Kleinigkeit) - Liste: offen, nicht belegt - Ein Satz: Kann ich mit der Auswertung arbeiten, und welche Zahl muss ich vorher selbst am Beleg prüfen? ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Ein frischer Chat ohne Verlauf, der zuerst selbst rechnet, damit er die erste Antwort nicht übernimmt. Bei einer Abweichung entscheidet nicht der überzeugendere Chat, sondern Formel und Beleg. Die letzte Prüfung machst du. Jeder Befund braucht Rechenweg und Fundstelle. Das verhindert unbegründete Befunde nicht, macht sie aber prüfbar. ======================================================================== PROMPT 30 · Der Monatsbericht ======================================================================== Wofür: Eine Seite für Gesellschafter oder Beirat, jeden Monat gleich gebaut: Liquidität, Ausblick, Ergebnis, offene Rechnungen, Entscheidungen. Er übernimmt die Zahlen aus den anderen Prompts. Du brauchst: Ergebnisse der Prompts dieses Monats · Bericht des Vormonats ------------------------------------------------------------------------ ZIEL Schreib den Monatsbericht für Gesellschafter oder Beirat. Höchstens eine Seite. DU BEKOMMST - {Ergebnisse meiner Auswertungen dieses Monats, z. B. Prompt 1, 6, 17, 22} - {Bericht des Vormonats} SO GEHST DU VOR 1. Immer dieselbe Gliederung: Liquidität heute | Ausblick 13 Wochen | Ergebnis | offene Rechnungen | Risiken | Entscheidungen. 2. Je Abschnitt eine Kennzahl mit Vormonat und Veränderung. 3. Du übernimmst nur Zahlen, die in den Auswertungen stehen. Neue Zahlen rechnest du nicht. 4. Jede Zahl trägt ihren Stand: das Ergebnis den Monat der BWA, Kontostand und Vorschau den Berichtstag. 5. Entscheidungen: was die Geschäftsführung braucht, bis wann. ZEIG MIR - Tabelle: Abschnitt | Kennzahl | dieser Monat | Vormonat | Veränderung - Je Abschnitt zwei Sätze - Liste der Entscheidungen mit Frist ------------------------------------------------------------------------ Worauf er achtet: Der Bericht rechnet nicht neu. So entsteht keine dritte Version einer Zahl.