Kategorien für deine Liquiditätsplanung in finban

Dieser Artikel hilft dir dabei, deine Liquiditätsplanung in finban schnell und effizient aufzusetzen.
In finban kannst du deine Ein- und Auszahlungen mithilfe von Kategorien strukturieren. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, Unterkategorien anzulegen, um deine Geldflüsse noch genauer abzubilden.
Im ersten Kapitel dieses Artikels geben wir dir einige grundsätzliche Überlegungen zur sinnvollen Nutzung von Kategorien mit. Wenn du direkt mit den Einstellungen starten möchtest, kannst du dieses Kapitel problemlos überspringen – du verpasst dabei keine Funktionen.

Grundsätzliche Überlegungen zu Kategorien

Die folgenden Hinweise sind bewusst praxisnah gehalten. Sie verstehen sich als Empfehlungen, nicht als feste Regeln:

Was für ein Unternehmen sinnvoll ist, kann für ein anderes keinen Mehrwert bieten. Ein Produktionsbetrieb mit 100 Mitarbeiter:innen hat andere Anforderungen an das Liquiditätsmanagement als ein Dienstleistungsunternehmen mit fünf Mitarbeiter:innen.

Nimm dir daher mit, was für dein Unternehmen hilfreich ist – und gib uns gerne Feedback, wenn du weitere hilfreiche Überlegungen hast.

Weniger ist mehr

Beim Liquiditätsmanagement geht es vor allem darum, den Überblick zu behalten. Da im Alltag oft wenig Zeit bleibt, empfehlen wir: Starte lieber mit wenigen, klaren Kategorien und erweitere sie nach 2–3 Monaten bei Bedarf.
Das ist in der Regel übersichtlicher, als von Anfang an mit sehr vielen Kategorien zu arbeiten.

Kategorien sollten relevante Geldbewegungen abbilden

Ein gutes Kategoriesystem zeichnet sich dadurch aus, dass es die wesentlichen Geldflüsse deines Unternehmens sichtbar macht.

Kategorien, die nur selten oder mit sehr kleinen Beträgen genutzt werden, können sinnvoll zusammengefasst werden. Viele Unternehmen bündeln solche Transaktionen zum Beispiel in einer Kategorie wie „Allgemeine Kosten“.

Für Einzahlungskategorien empfehlen wir generell, sie möglichst einfach zu halten – etwa entlang der größten zwei bis vier Einnahmequellen.

Leitfragen zur Erstellung von Kategorien

Bei der Anlage neuer Kategorien kann es helfen, dir folgende Fragen zu stellen. Wenn du keine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten kannst, ist das ein Hinweis darauf, die Kategorie mit einer anderen zusammenzulegen und die Fragen erneut zu prüfen:

Kann diese Kategorie Transaktionen enthalten, die zu einem Liquiditätsengpass oder einer Unterdeckung führen könnten?
Macht diese Ein- oder Auszahlungskategorie über das Jahr hinweg mehr als 5 % deiner gesamten Ein- oder Auszahlungen aus?
Gibt es wenige Kund:innen, die einen großen Teil deines Umsatzes ausmachen? → In diesem Fall kann es sinnvoll sein, diese separat als Kategorie abzubilden, um Klumpenrisiken sichtbar zu machen.

Kategorien erstellen

In der Navigation unter Kategorien kannst du Kategorien erstellen, umbenennen, löschen und verschieben.

Kategorien hinzufügen kannst du entweder über den Button oben rechts namens Neue Kategorie hinzufügen.

Wenn du schon Kategorien hast, kannst du auch mit deiner Maus auf eine der bestehenden Kategorien fahren und über die Optionen dort Kategorien über oder unter der bestehenden Kategorien zufügen oder unter Kategorien erstellen.

Wenn du deine Maus auf eine bestehende Kategorie bewegst werden dir weitere Optionen angezeigt.

Allgemeine Kategorie Einstellungen

Titel: Lege den Namen deiner Kategorie fest
Umsatzsteuer: Hier kannst du die Umsatzsteuer festlegen, die für die Transaktionen die du der Kategorie zuordnest, zutrifft. Sollten die Transaktionen unterschiedliche Steuersätze beinhalten, kann es auch ausreichend sein einen Mischsteuersatz zu hinterlegen.
Farbe: Du kannst eine große Palette an Farben nutzen oder mit dem HEX-Code deine Farbe einstellen.
Notiz: Wenn du deine Kategorie beschreiben möchtest, kannst du das hier machen.

Erweiterte Kategorie Einstellungen

Typ - Einzahlungskategorie

Unter Typ kannst du verschiedene Kategorie-Typen festlegen. Diese Kategorie-Typen werden wir in Zukunft stärker nutzen, um noch aussagekräfte Berichte erstellen zu können. Die Kategorie-Typen dienen dazu, die verschiedenen Einzahlungs- und Auszahlungskategorien unterscheidbar zu machen. Nur Geld-Transit wirkt sich auf deine Planungsansicht aus.

Dienstleistung: Einzahlungen durch die primären Dienstleistungen deines Unternehmens.
Produkt: Einzahlungen durch primäre Produkte deines Unternehmens.
Einkommensstrom: Einzahlungen die nicht durch dein reguläres/primäres Geschäftsmodell entstanden sind.
Finanzierung: Fremdkapital: z.B. Fremdfinanzierung durch Kredite oder Darlehen für Investitionen oder Wachstum.
Finanzierung: Eigenkapital: z.B. Kapitalzufluss durch neue Investoren oder Eigenmittel der Gesellschafter.
Geld-Transit: Geldbewegungen zwischen den eigenen Bankkonten, oder z.B. dem Bankkonto und der Kreditkarte. Transaktionen die du einer Kategorie mit dem Typ Geld-Transit zuordnest, scheinen in deiner Liquiditätsplanung nicht als Einzahlung oder Auszahlung auf. Damit wird sichergestellt, dass interne Zahlungen nicht deine Darstellung verfälschen.
Bsp.: Ein Unternehmen hat ein Geschäfts- und ein Sparkonto. Das Unternehmen legt jedes Monat für die Umsatzsteuervoranmeldung Geld auf das Sparkonto. Dieses Geld wird für die Umsatzsteuervoranmeldung wieder vom Sparkonto auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen. Damit diese Geldbewegungen nicht als Auszahlungen oder Einzahlungen dargestellt werden, gibt es die Möglichkeit diese Zahlungen einer Kategorie mit dem Typ Geld-Transit zuzuordnen. Wichtig: Die Darstellung deiner Liquditität ist davon nicht beeinflußt, weil wir den Bankkontostand weiterhin berücksichtigen.

Typ - Auszahlungskategorie

Kosten der verkauften Waren (COGS)
Abschreibungen und Amortisationen
Allgemeines und Verwaltung
Zinsen
Andere nicht betriebsbezogene Posten
Andere Betriebskosten
Forschung & Entwicklung
Marketing & Verkauf
Steuern
Geld-Transit: siehe unter Typ - Einzahlungskategorie → Geld-Transit