Liquiditätsplanung für Architekten und Bauplaner

Architekten und Bauplaner arbeiten in langen Projektzyklen mit einer Besonderheit: Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) strukturiert die Vergütung in Leistungsphasen. Das bedeutet, dass Einnahmen nicht gleichmäßig fließen, sondern an Projektfortschritt und Abnahme gebunden sind. Eine vorausschauende Liquiditätsplanung ist daher unverzichtbar.

Warum brauchen Architekten eine Liquiditätsplanung?

Herausforderung	Problem	Lösung
Lange Projektlaufzeiten	Projekte dauern Monate bis Jahre	Abschlagsrechnungen nach HOAI-Phasen
Ungleichmäßige Zahlungseingänge	Große Lücken zwischen Rechnungen	Mehrere Projekte parallel führen
Abhängigkeit von wenigen Großprojekten	Klumpenrisiko	Portfolio aus großen und kleinen Projekten
Vorleistungen	Planung beginnt vor erster Zahlung	Anzahlungen vereinbaren
Zahlungsverzug	Bauherren zahlen oft verspätet	Zahlungsziele in Verträgen klar regeln
Schwankende Auslastung	Auftragsspitzen und -täler	Cashflow-Reserve aufbauen

HOAI-Leistungsphasen und Cashflow

Phase	Anteil am Gesamthonorar	Cashflow-Effekt
LP 1–2: Grundlagenermittlung & Vorplanung	~11 %	Niedrig, Anlaufphase
LP 3: Entwurfsplanung	~15 %	Intensivphase, hoher Aufwand
LP 4: Genehmigungsplanung	~3 %	Kurze Phase
LP 5: Ausführungsplanung	~25 %	Größter Anteil, viel Detailarbeit
LP 6–7: Vergabe	~7 %	Mittlerer Aufwand
LP 8: Objektüberwachung	~32 %	Größter Honoraranteil, aber über lange Zeit
LP 9: Objektbetreuung	~2 %	Nach Fertigstellung

Problem: Die umsatzstärkste Phase (LP 8) ist auch die längste – das Geld fließt über viele Monate verteilt.

Typische Kostenstruktur eines Architekturbüros

Kostenart	Anteil am Umsatz	Hinweis
Gehälter (Architekten, Zeichner)	50–65 %	Größter Fixkostenblock
Büro & Miete	8–12 %	Standortabhängig
Software (CAD, BIM)	3–6 %	Lizenzen oft jährlich
Haftpflichtversicherung	2–4 %	Pflicht, nicht verhandelbar
Weiterbildung	1–3 %	Fortbildungspflicht
Akquise & Marketing	1–3 %	Wettbewerbe, Portfolio
Gewinnmarge	10–20 %	Stark projektabhängig

Liquiditätsplanung: Schritt für Schritt

1. Projektbasierte Planung

Plane den Cashflow pro Projekt und Leistungsphase:

• Wann wird welche Phase abgeschlossen?
• Wann können Abschlagsrechnungen gestellt werden?
• Wie lange dauert es, bis der Bauherr zahlt?

2. Mehrere Projekte überlagern

Die Kunst liegt darin, Projekte in unterschiedlichen Phasen parallel zu haben:

Projekt	LP-Phase	Nächste Rechnung	Betrag
Neubau Müller	LP 5	März 2026	18.000 €
Umbau Schmidt	LP 3	April 2026	8.500 €
Wohnanlage Weber	LP 8	Monatlich	4.200 €

3. Szenarien durchspielen

• Was passiert, wenn Projekt X um 3 Monate verzögert wird?
• Was, wenn der Bauherr die Abschlagszahlung 60 Tage hinauszögert?
• Was, wenn zwei Projekte gleichzeitig enden und keine neuen starten?

Wichtige KPIs für Architekten

KPI	Formel	Zielwert
Personalkosten-Quote	Personalkosten ÷ Umsatz	< 60 %
Auslastungsgrad	Fakturierbare Stunden ÷ verfügbare Stunden	> 70 %
Forderungslaufzeit (DSO)	Offene Forderungen ÷ (Umsatz ÷ 365)	< 45 Tage
Projektrentabilität	Projektgewinn ÷ Projektumsatz	> 15 %