E-Rechnung-Pflicht in Deutschland: Fristen, Formate und was du jetzt umsetzen musst

Auf einen Blick: Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand kommt stufenweise. Eine reine PDF-Rechnung gilt dabei nicht mehr als E-Rechnung. Dieser Beitrag erklärt die Fristen, die zulässigen Formate und die nötigen Schritte.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Ein einfaches PDF oder ein eingescanntes Papierdokument zählt rechtlich als „sonstige Rechnung" – nicht als E-Rechnung. Der Unterschied: Die strukturierten Daten lassen sich automatisch verarbeiten, prüfen und verbuchen, ohne dass jemand Zahlen abtippt.

Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle übrigen Unternehmen.

In der Übergangszeit dürfen Papier- und PDF-Rechnungen noch versendet werden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Die wichtigsten Formate

Zwei Formate haben sich in Deutschland etabliert:

• XRechnung – ein reines XML-Format, das vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet ist.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein Hybridformat, das ein menschenlesbares PDF mit den strukturierten XML-Daten kombiniert. Praktisch, weil es für Menschen und Maschinen zugleich lesbar ist.

Beide erfüllen die Norm EN 16931 und sind damit zulässig.

Was du jetzt konkret tun solltest

1. Empfang sicherstellen: Richte ein dediziertes Postfach für E-Rechnungen ein und sorge dafür, dass dein Buchhaltungssystem die Formate einlesen kann.
2. Software prüfen: Kläre, ob dein Rechnungs- und Buchhaltungstool XRechnung und ZUGFeRD unterstützt – beim Empfang und beim späteren Versand.
3. Stammdaten aufräumen: Strukturierte Rechnungen verzeihen keine unsauberen Stammdaten. Leitweg-IDs, Steuernummern und Zahlungsangaben müssen korrekt hinterlegt sein.
4. Prozesse anpassen: Lege fest, wie eingehende E-Rechnungen geprüft, freigegeben und gebucht werden.
5. Versand vorbereiten: Auch wenn deine Versandpflicht erst 2027 oder 2028 greift – wer früh umstellt, profitiert sofort von automatisierter Verarbeitung.

Lieber abgeben statt selbst machen? finban Consulting baut deine Buchhaltung sauber, digital und branchenspezifisch auf — von der Kontenstruktur über die automatische Belegerfassung bis zur Schnittstelle zum Steuerberater. Mehr zur Buchhaltungs-Beratung →

Die E-Rechnung als Chance, nicht nur als Pflicht

Die Umstellung wirkt zunächst nach Bürokratie – ist aber ein echter Effizienzhebel. Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich automatisch verbuchen, abgleichen und ins Reporting übernehmen. Das spart Tipparbeit, reduziert Fehler und macht deine Zahlen aktueller. In Kombination mit einer digitalen Liquiditätsplanung fließen Zahlungsdaten so fast in Echtzeit in deinen Forecast.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich ab 2025 sofort E-Rechnungen versenden?

Nein. Seit 2025 gilt zunächst nur die Empfangspflicht. Der verpflichtende Versand startet je nach Umsatz 2027 bzw. 2028. Du solltest aber jetzt schon empfangen können.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – auch für Kleinunternehmer. Für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte Sonderfälle gibt es Ausnahmen, die du im Zweifel mit dem Steuerberater klärst.

Reicht es, Rechnungen als PDF zu verschicken?

Künftig nicht mehr. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sobald deine Versandpflicht greift, brauchst du ein konformes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.