VOB-Zahlungsfristen: wann Abschlags- und Schlussrechnung bezahlt sein müssen

Nach der VOB/B wird eine Abschlagsrechnung binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig, eine Schlussrechnung spätestens 30 Tage nach ihrem Zugang. Auf 60 Tage verlängern lässt sich die Schlusszahlungsfrist nur, wenn das ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt ist.

Diese zwei Zahlen stehen in § 16 VOB/B und sind der Grund, warum viele Betriebe ihre Liquidität falsch planen: Sie rechnen ab dem letzten Arbeitstag. Die Fristen laufen aber erst ab Zugang der Rechnung — und bis die eingereicht ist, vergeht im Bau regelmäßig mehr Zeit, als in der Planung steht.

Dieser Text zeigt beide Fristen, den vollständigen Weg vom letzten Arbeitstag bis zum Geldeingang, die 28-Tage-Falle nach der Schlusszahlung und den Unterschied zum BGB-Bauvertrag.

Die beiden Fristen auf einen Blick

	Abschlagsrechnung	Schlussrechnung
Fällig	binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung	alsbald nach Prüfung und Feststellung, spätestens 30 Tage nach Zugang
Verlängerung möglich	—	auf höchstens 60 Tage, nur wenn ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt
Fundstelle	§ 16 Abs. 1 VOB/B	§ 16 Abs. 3 VOB/B

Zwei Feinheiten, die in der Praxis zählen.

„Alsbald nach Prüfung und Feststellung" steht vor den 30 Tagen. Die 30 Tage sind die Obergrenze, nicht das Zahlungsziel. Ist die Rechnung nach zwei Wochen geprüft und festgestellt, ist sie auch fällig — der Auftraggeber darf die Frist nicht routinemäßig ausschöpfen, weil sie da steht.

Die 60 Tage sind die Ausnahme. § 16 Abs. 3 VOB/B lässt die Verlängerung nur zu, wenn sie ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt ist. Beides muss vorliegen. Eine Klausel im Kleingedruckten, die 60 Tage ohne jeden Grund setzt, erfüllt die zweite Bedingung nicht automatisch.

Warum das Geld später kommt, als die Frist vermuten lässt

Die Frist läuft ab Zugang der Rechnung. Zwischen dem letzten Arbeitstag und diesem Zugang liegen im Bau mehrere Schritte, und jeder davon kostet Tage.

Auch für das Einreichen der Schlussrechnung gibt es eine Frist — § 14 Abs. 3 VOB/B staffelt sie nach der vertraglichen Ausführungsfrist:

Vertragliche Ausführungsfrist	Schlussrechnung einzureichen
bis 3 Monate	spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung
je weitere 3 Monate Ausführungsfrist	6 Werktage zusätzlich

Reichst du sie nicht ein, darf der Auftraggeber sie nach § 14 Abs. 4 VOB/B selbst aufstellen — auf deine Kosten. Das ist selten in deinem Interesse, denn er rechnet dann nach seiner Lesart ab.

Der ganze Weg sieht damit so aus:

Schritt	typischer Zeitverbrauch
Letzter Arbeitstag bis Abnahme	abhängig von Terminfindung beim Auftraggeber
Abnahme bis Einreichen der Schlussrechnung	bis 12 Werktage, plus 6 je weitere 3 Monate Ausführungsfrist
Zugang der Rechnung bis Fälligkeit	bis 30 Tage, im Ausnahmefall bis 60
Fälligkeit bis Zahlungseingang	0 Tage bei pünktlicher Zahlung, sonst Verzug

Für die Planung heißt das: Der Zahlungseingang gehört nicht in den Monat der Fertigstellung. Wer den Betrag dort einträgt, plant eine Deckung ein, die es zu diesem Zeitpunkt nicht gibt — und finanziert die Lücke aus dem Kontokorrent.

Prüffähigkeit: die Frist, an der die meiste Zeit verloren geht

Fällig wird die Schlusszahlung nur gegen eine prüfbare Rechnung. Genau hier setzen Verzögerungen an: Der Auftraggeber meldet, die Rechnung sei nicht prüfbar, und die Uhr beginnt aus seiner Sicht von vorn.

§ 16 Abs. 3 VOB/B begrenzt das: Einwendungen gegen die Prüfbarkeit müssen innerhalb der jeweiligen Frist erhoben werden. Wer erst nach Wochen merkt, dass ihm etwas fehlt, kann die Fälligkeit nicht rückwirkend aufheben.

Beim BGB-Bauvertrag ist die Regel noch klarer. Nach § 650g Abs. 4 BGB wird die Vergütung fällig, wenn abgenommen und eine prüffähige Schlussrechnung erteilt ist. Prüffähig ist sie, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Und: Erhebt der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt die Rechnung als prüffähig.

Praktisch ist das der wichtigste Satz für deine Planung. Nach dreißig Tagen ohne begründete Einwendung ist die Diskussion über die Prüffähigkeit vorbei.

Die 28-Tage-Falle nach der Schlusszahlung

Dieser Teil kostet Betriebe regelmäßig echtes Geld, und er hat nichts mit Fristen für den Auftraggeber zu tun, sondern mit einer Frist für dich.

Die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung schließt Nachforderungen aus — allerdings nur, wenn du über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen wurdest (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B). Dieser Hinweis ist die Bedingung. Ohne ihn greift die Wirkung nicht.

Wurde er erteilt, gelten zwei Fristen nacheinander:

Frist	Was zu tun ist
28 Tage nach Zugang der Mitteilung	Vorbehalt erklären
weitere 28 Tage	prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen einreichen — oder, wenn das nicht möglich ist, den Vorbehalt eingehend begründen

Versäumst du die zweite Frist, wird der Vorbehalt hinfällig. Der Vorbehalt allein reicht also nicht; er muss innerhalb von vier weiteren Wochen mit einer Rechnung oder einer Begründung unterlegt werden.

Und der Fall ohne Zahlung ist mitgeregelt: Lehnt der Auftraggeber unter Hinweis auf geleistete Zahlungen weitere Zahlungen endgültig und schriftlich ab, steht das nach § 16 Abs. 3 Nr. 3 VOB/B einer Schlusszahlung gleich — die Ausschlussfristen laufen dann genauso. Wer auf Geld wartet, das nie kommt, kann sich also nicht darauf verlassen, dass auch die Fristen stillstehen.

Was passiert, wenn nicht gezahlt wird

Zahlt der Auftraggeber nicht, gerät er nach § 16 Abs. 5 VOB/B spätestens 30 Tage nach Rechnungseingang in Verzug — bei sachlich gerechtfertigter Vereinbarung entsprechend später, höchstens nach 60 Tagen.

Ab Verzug stehen dir Verzugszinsen nach § 288 BGB zu:

	Zinssatz
Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung (§ 288 Abs. 2 BGB)	neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
ist ein Verbraucher beteiligt (§ 288 Abs. 1 BGB)	fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Pauschale bei Verzug, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB)	40 €

Den Basiszinssatz setzt die Deutsche Bundesbank zweimal im Jahr neu fest; den aktuellen Wert schlägst du dort nach, statt ihn aus einem Ratgeber zu übernehmen.

Ein zweiter Satz aus § 16 Abs. 5 VOB/B lohnt sich zu kennen: Nicht vereinbarte Skontoabzüge sind unzulässig. Ein Auftraggeber, der einfach zwei Prozent abzieht, obwohl im Vertrag kein Skonto steht, kürzt deine Forderung ohne Grundlage.

VOB/B und BGB nebeneinander

	VOB/B-Vertrag	BGB-Bauvertrag
Abschlagszahlungen	binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung (§ 16 Abs. 1)	in Höhe des Werts der erbrachten Leistungen (§ 632a BGB)
Fälligkeit der Schlusszahlung	spätestens 30 Tage nach Zugang, ausnahmsweise 60 (§ 16 Abs. 3)	mit Abnahme und prüffähiger Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4)
Einwendung gegen Prüffähigkeit	innerhalb der jeweiligen Frist (§ 16 Abs. 3)	binnen 30 Tagen, sonst gilt die Rechnung als prüffähig (§ 650g Abs. 4)
Frist zum Einreichen der Schlussrechnung	12 Werktage, gestaffelt (§ 14 Abs. 3)	keine entsprechende Regelung
Ausschluss von Nachforderungen	ja, bei vorbehaltloser Annahme mit Hinweis (§ 16 Abs. 3 Nr. 2)	keine entsprechende Regelung

Die VOB/B gilt nicht automatisch. Sie muss in den Vertrag einbezogen sein. Steht im Vertrag nichts davon, gelten die Regeln der rechten Spalte — und dann gibt es weder die 21 Tage noch die 28-Tage-Frist.

Was das für die Liquiditätsplanung heißt

Drei Dinge, die sich direkt aus den Fristen ergeben.

Plane mit dem Zugangsdatum, nicht mit dem Fertigstellungsdatum. Der Unterschied sind bei einem halbjährigen Bauvorhaben schnell sechs bis acht Wochen: Abnahmetermin finden, 18 Werktage für die Schlussrechnung, 30 Tage Zahlungsfrist. In finban laufen Bankkonten und Rechnungen automatisch mit; die geplante Schlusszahlung trägst du mit dem realistischen Datum ein und siehst sofort, welcher Monat sie trägt.

Rechne die 60 Tage als Szenario, nicht als Annahme. Wenn ein Großauftrag eine verlängerte Zahlungsfrist hat, gehören beide Fälle in die Planung. Ein Szenario mit 60 statt 30 Tagen zeigt, ob dein Betrieb den Monat dazwischen trägt — bevor du unterschreibst.

Trenne Abschlag und Schlusszahlung. Die Abschläge sind dein laufender Zufluss und kommen nach 21 Tagen. Die Schlusszahlung ist ein einzelner großer Betrag am Ende, oft gekürzt um einen Sicherheitseinbehalt. Wer beides als eine Position plant, sieht die Lücke am Projektende nicht.

Für den Überblick über die Branche: Liquiditätsplanung für Bauunternehmen und Liquiditätsplanung im Handwerk.

Was dieser Text nicht beantwortet

Ob die VOB/B in deinem Vertrag wirksam einbezogen ist, ob eine konkrete Klausel zur Zahlungsfrist einer Prüfung standhält und wie du eine Forderung durchsetzt, sind Fragen für eine Anwältin oder einen Anwalt für Bau- und Architektenrecht. Die umsatzsteuerliche Behandlung von Abschlags- und Schlussrechnungen gehört zu deiner Buchhaltung oder deinem Steuerberater.

finban ist eine Software für Liquiditätsplanung. Wir zeigen dir, wann das Geld nach den vereinbarten Fristen ankommt und was passiert, wenn es später kommt — wir beraten nicht in Rechts- und Steuerfragen und dürfen das auch nicht.

Häufig gestellte Fragen

Wann muss die Schlussrechnung nach VOB bezahlt werden?

Nach § 16 Abs. 3 VOB/B wird der Anspruch auf Schlusszahlung alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung. Die 30 Tage sind die Obergrenze, nicht das reguläre Zahlungsziel.

Wie lange ist das Zahlungsziel nach VOB?

Für Abschlagszahlungen 21 Tage nach Zugang der Aufstellung, für die Schlusszahlung höchstens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung. Eine Verlängerung auf bis zu 60 Tage ist nur zulässig, wenn sie ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt ist.

Wann ist eine Abschlagsrechnung nach VOB fällig?

Nach § 16 Abs. 1 VOB/B binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung. Abschlagszahlungen sind auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren, in Höhe des nachgewiesenen Werts der erbrachten Leistungen einschließlich Umsatzsteuer.

Wie lange hat der Auftraggeber Zeit, die Schlussrechnung zu prüfen?

Die VOB/B nennt keine eigene Prüffrist, die von der Zahlungsfrist getrennt liefe. Die Zahlung wird alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens nach 30 Tagen — die Prüfung muss also innerhalb dieser Frist stattfinden. Einwendungen gegen die Prüfbarkeit müssen innerhalb der jeweiligen Frist erhoben werden.

Was passiert, wenn die Prüffrist abgelaufen ist?

Beim BGB-Bauvertrag ist die Folge ausdrücklich geregelt: Erhebt der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt die Schlussrechnung nach § 650g Abs. 4 BGB als prüffähig. Beim VOB/B-Vertrag müssen Einwendungen innerhalb der jeweiligen Frist erhoben werden; danach lässt sich die Fälligkeit nicht rückwirkend aufheben.

Innerhalb welcher Frist muss ich die Schlussrechnung einreichen?

Nach § 14 Abs. 3 VOB/B spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung, wenn die vertragliche Ausführungsfrist höchstens drei Monate beträgt. Für jede weitere angefangene Ausführungsfrist von drei Monaten kommen 6 Werktage dazu. Reichst du keine prüfbare Rechnung ein, darf der Auftraggeber sie nach Fristsetzung selbst auf deine Kosten aufstellen.

Schließt die Annahme der Schlusszahlung Nachforderungen aus?

Ja, aber nur unter einer Bedingung. Nach § 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B schließt die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung Nachforderungen aus, wenn der Auftragnehmer über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen wurde. Ohne diesen Hinweis greift die Wirkung nicht.

Wie lange habe ich Zeit für den Vorbehalt gegen die Schlusszahlung?

28 Tage nach Zugang der Mitteilung. Danach folgt eine zweite Frist: Innerhalb weiterer 28 Tage musst du eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen einreichen oder, wenn das nicht möglich ist, den Vorbehalt eingehend begründen. Sonst wird der Vorbehalt hinfällig.

Gelten die Ausschlussfristen auch, wenn gar nicht gezahlt wird?

Ja. Lehnt der Auftraggeber unter Hinweis auf geleistete Zahlungen weitere Zahlungen endgültig und schriftlich ab, steht das nach § 16 Abs. 3 Nr. 3 VOB/B einer Schlusszahlung gleich. Die Fristen laufen dann entsprechend.

Welche Verzugszinsen kann ich verlangen?

Bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz nach § 288 Abs. 2 BGB, ist ein Verbraucher beteiligt fünf Prozentpunkte nach § 288 Abs. 1 BGB. Dazu kommt nach § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 €, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Den jeweils geltenden Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.

Darf der Auftraggeber Skonto abziehen, wenn nichts vereinbart ist?

Nein. § 16 Abs. 5 VOB/B stellt ausdrücklich klar, dass nicht vereinbarte Skontoabzüge unzulässig sind.

Wie plane ich VOB-Zahlungsfristen in der Liquiditätsplanung?

Mit dem Datum, an dem die Rechnung zugeht, nicht mit dem Fertigstellungsdatum. Zwischen beiden liegen die Terminfindung für die Abnahme und die Frist zum Einreichen der Schlussrechnung. Abschlags- und Schlusszahlung gehören dabei als getrennte Positionen in die Planung, weil sie unterschiedlichen Fristen folgen und die Schlusszahlung zusätzlich um einen Sicherheitseinbehalt gekürzt sein kann.