Offene Posten und Forderungen: die OPOS-Liste lesen
OPOS steht für offene Posten — gebuchte, noch offene Forderungen. Wie die Liste aufgebaut ist, wie man sie liest und wie ein Posten ausgeglichen wird.
Marcus Smolarek
Gründer von finban
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Inhalt
Auf einen Blick: Ein offener Posten ist eine gebuchte, aber noch nicht bezahlte Rechnung. Die OPOS-Liste führt sie alle zusammen — auf der Kundenseite (Debitoren) und auf der Lieferantenseite (Kreditoren). Sie ist die einzige Auswertung, die zeigt, wer dir wie viel schuldet und seit wann. Dieser Beitrag erklärt, wie sie aufgebaut ist, wie man sie liest und wie ein Posten wieder verschwindet.
Was ein offener Posten ist
Ein offener Posten ist ein gebuchter Geschäftsvorfall, der noch nicht ausgeglichen ist — meist eine Rechnung, die gestellt, aber nicht bezahlt wurde. Er entsteht mit der Buchung und verschwindet erst, wenn die Zahlung ihm zugeordnet ist.
Offene Posten gibt es auf beiden Seiten:
- Debitorische offene Posten sind Rechnungen an Kunden, die noch nicht bezahlt haben. Das ist Geld, das dir zusteht und noch nicht da ist.
- Kreditorische offene Posten sind Rechnungen von Lieferanten, die du noch nicht bezahlt hast. Das ist Geld, das noch abfließt.
Beide zusammen ergeben das Bild, das ein Kontoauszug nicht liefert: Der Kontostand zeigt, was da ist. Die offenen Posten zeigen, was noch kommt und was noch geht.
OPOS: die Abkürzung und was sie bezeichnet
OPOS steht schlicht für „offene Posten". Die OPOS-Liste — auch Offene-Posten-Liste — ist die Auswertung, die alle offenen Posten eines Stichtags auflistet. In DATEV, Lexware, sevDesk und den meisten anderen Buchhaltungsprogrammen heißt sie genau so.
Zwei verwandte Begriffe, die oft im selben Atemzug fallen:
- OP-Buchhaltung oder Offene-Posten-Buchhaltung ist die Arbeitsweise dahinter: Jede Rechnung wird als eigener Posten geführt und einzeln ausgeglichen, statt nur den Saldo eines Kundenkontos fortzuschreiben.
- OPOS-Konto bezeichnet in manchen Programmen die Sicht auf einen einzelnen Debitor oder Kreditor mit allen seinen offenen Posten.
Im Englischen heißt der offene Posten open item, die Arbeitsweise open item accounting. Die Debitorenseite ist accounts receivable (AR), die Kreditorenseite accounts payable (AP).
Wie eine OPOS-Liste aufgebaut ist
Die Spalten heißen je nach Programm etwas anders, aber es sind immer dieselben Angaben. Jede beantwortet eine eigene Frage:
| Spalte | Was drinsteht | Wofür du sie brauchst |
|---|---|---|
| Beleg- oder Rechnungsnummer | die Nummer der Rechnung | Zuordnung, wenn ein Kunde ohne Verwendungszweck zahlt |
| Debitor / Kreditor | Kundennummer und Name | Gruppierung: Wer schuldet in Summe wie viel? |
| Belegdatum | Datum der Rechnung | Beginn der Zahlungsfrist |
| Fälligkeitsdatum | Belegdatum plus Zahlungsziel | die wichtigste Spalte — alles andere hängt daran |
| Bruttobetrag | Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer | die Forderung |
| Offener Restbetrag | was nach Teilzahlungen noch aussteht | der eigentliche Wert des Postens |
| Tage überfällig | Differenz zwischen heute und Fälligkeit | Reihenfolge, in der du nachfasst |
| Mahnstufe | wie oft schon gemahnt wurde | nächster Schritt |
| Skontofrist und -satz | bis wann welcher Abzug gilt | relevant auf der Kreditorenseite |
Die Spalte, an der die meisten Listen kranken, ist das Fälligkeitsdatum. Steht dort nur das Belegdatum, weil das Zahlungsziel im Programm nicht gepflegt ist, kannst du die Liste nicht nach Dringlichkeit sortieren — und dann ist sie ein Beleghaufen und keine Auswertung.
Wie man eine OPOS-Liste liest
Sortiere nach „Tage überfällig", absteigend. Dann stell der Liste drei Fragen:
- Was ist überfällig, und seit wann? Alles über null Tage gehört in den Mahnlauf. Die Reihenfolge ergibt sich von selbst.
- Wo häuft es sich? Gruppiert nach Debitor: Wenn ein einziger Kunde ein Drittel des offenen Volumens hält, ist das ein Klumpenrisiko, unabhängig davon, wie zuverlässig er bisher war.
- Was ist alt genug, um verdächtig zu sein? Ein Posten, der 90 Tage steht, ohne dass jemand nachgefragt hat, ist selten ein Zahlungsproblem. Meistens ist es eine Reklamation, eine falsche Rechnungsadresse oder eine Leistung, über die Uneinigkeit besteht — und das findet man nur durch Anrufen heraus.
Die systematische Auswertung nach Altersklassen — nicht fällig, 1–30 Tage, 31–60 und so weiter — heißt Fälligkeitsanalyse oder AR Aging und ist unter Fälligkeitsanalyse (AR Aging) im Einzelnen beschrieben.
Offene-Posten-Buchhaltung: wie ein Posten entsteht und verschwindet
In der Offenen-Posten-Buchhaltung wird jede Rechnung als eigener Vorgang geführt, nicht nur als Bewegung auf einem Kundenkonto. Der Unterschied fällt beim Zahlungseingang auf: Zahlt ein Kunde 4.000 € auf ein Konto, auf dem drei Rechnungen offen stehen, muss klar sein, welche davon damit erledigt ist. Über den Saldo allein lässt sich das nicht sagen.
Der Lebenslauf eines Postens:
- Entstehen. Die Ausgangsrechnung wird gebucht, der Posten ist offen. Was auf ihr stehen muss, damit sie überhaupt zahlbar ist, steht unter Rechnung schreiben — eine formal fehlerhafte Rechnung ist der unauffälligste Grund für einen alten Posten.
- Fällig werden. Mit Ablauf des Zahlungsziels wechselt er in die Überfälligkeit.
- Ausgleichen. Der Zahlungseingang wird dem Posten zugeordnet.
- Schließen. Restbetrag null, der Posten verschwindet aus der Liste.
Bleibt Schritt 3 aus, weil eine Zahlung nicht zugeordnet wurde, steht der Posten weiter offen, obwohl das Geld längst da ist. Das ist der häufigste Fehler in OPOS-Listen und der Grund, warum eine Liste manchmal dramatischer aussieht als die Lage.
Offene Posten ausgleichen
Vier Fälle, die im Alltag vorkommen:
| Fall | Was mit dem Posten passiert | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Vollständige Zahlung | wird geschlossen | Verwendungszweck mit Rechnungsnummer macht die Zuordnung automatisierbar; ohne ihn ist es Handarbeit |
| Teilzahlung | Restbetrag bleibt offen | Das Fälligkeitsdatum bleibt das alte — der Posten wird nicht neu fällig, nur weil eine Teilzahlung kam |
| Skonto innerhalb der Frist | wird geschlossen | Die Differenz ist eine Erlösschmälerung, kein Zahlungsausfall |
| Skonto nach Ablauf der Frist | Differenz bleibt offen | Betragsmäßig klein, in der Liste aber lästig: Diese Reste sammeln sich über Monate an |
| Gutschrift | mindert den Posten oder gleicht ihn aus | Sie muss demselben Posten zugeordnet werden, sonst stehen beide offen |
Bleibt eine Forderung endgültig aus, wird sie ausgebucht. Umsatzsteuerlich hat das eine Folge, die man kennen sollte: Nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG ist die Steuer zu berichtigen, wenn das vereinbarte Entgelt „uneinbringlich geworden ist" — und erneut, falls später doch gezahlt wird. Wann eine Forderung als uneinbringlich gilt und wie zu buchen ist, gehört in die Hände deiner Steuerberatung. Wir dürfen das erklären, nicht im Einzelfall beurteilen.
Ein zeitlicher Rahmen dazu: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre, und sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB „mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist". Eine Rechnung aus dem März verjährt also nicht drei Jahre später im März, sondern zum Jahresende drei Jahre danach. Deshalb ist der Dezember der Monat, in dem alte Posten durchgegangen werden.
Was du aus der Liste über den Betrieb erfährst
Die OPOS-Liste ist eine Momentaufnahme. Interessant wird sie im Verlauf:
- Wächst das offene Volumen schneller als der Umsatz? Dann zahlen Kunden langsamer, auch wenn niemand es gemeldet hat.
- Wandern Posten regelmäßig in die höheren Altersklassen? Dann greift der Mahnlauf nicht.
- Steigt der Anteil überfälliger Posten? Das ist die Kennzahl, die sich am schnellsten bewegt, wenn etwas kippt.
Die Kennzahlen dazu — DSO, Überfälligkeitsquote, Ausfallquote — und was man tut, damit die Liste kürzer wird, stehen im Forderungsmanagement. Die rechtliche Seite des Mahnens, also wann Verzug eintritt und welche Zinsen dann gelten, ebenfalls dort.
Excel oder Buchhaltungsprogramm
Eine OPOS-Liste in Excel funktioniert, solange zwei Dinge stimmen: Sie wird nach jedem Zahlungseingang gepflegt, und es gibt genau eine Fassung davon. Beides hält selten lange.
Der praktische Unterschied liegt nicht in der Darstellung, sondern im Abgleich. Im Buchhaltungsprogramm kommt der Kontoumsatz herein und schlägt die Zuordnung selbst vor; in Excel muss jemand die Kontoauszüge danebenlegen. Bei zehn Posten im Monat ist das eine Viertelstunde. Bei hundert ist es der Grund, warum die Liste zwei Wochen alt ist, wenn jemand hineinschaut. Was sich davon regelbasiert erledigen lässt, steht unter Buchhaltung automatisieren.
Von der offenen Rechnung zur Fälligkeitsvorschau
Die OPOS-Liste beantwortet, was offen ist. Für die Liquidität zählt aber, wann es kommt — und das steht nicht drin, weil eine Liste keinen Kalender hat.
Genau das macht finban daraus: Rechnungen aus der Buchhaltung und Umsätze der Bankkonten laufen automatisch mit, jede offene Rechnung landet mit ihrem erwarteten Eingang im richtigen Monat, und der Kontostand rechnet sich daraus fort. Wer weiß, dass ein bestimmter Kunde erfahrungsgemäß zwei Wochen zu spät zahlt, plant mit dieser Erfahrung statt mit dem Zahlungsziel auf dem Papier.
Wie sich das mit einer laufenden Planung verbindet, steht unter Liquiditätsplanungs-Software. Und in den Monatsabschluss gehört die Liste ohnehin — sie ist einer der wenigen Punkte dort, die unmittelbar Geld bewegen.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet „offene Posten haben"?
Es bedeutet, dass gebuchte Rechnungen noch nicht ausgeglichen sind. Auf der Debitorenseite hat ein Kunde noch nicht bezahlt, auf der Kreditorenseite steht eine eigene Zahlung an einen Lieferanten aus. Ein offener Posten ist kein Fehler, sondern der Normalzustand zwischen Rechnung und Zahlung — problematisch wird er erst mit dem Alter.
Wofür steht die Abkürzung OPOS?
OPOS steht für „offene Posten". Die OPOS-Liste ist die Auswertung, die alle zu einem Stichtag noch nicht ausgeglichenen Rechnungen zeigt, meist getrennt nach Debitoren und Kreditoren. Die zugehörige Arbeitsweise heißt OP-Buchhaltung oder Offene-Posten-Buchhaltung.
Wie erkläre ich die Offene-Posten-Buchhaltung?
In der Offenen-Posten-Buchhaltung wird jede Rechnung als eigener Vorgang geführt und einzeln ausgeglichen, statt nur den Saldo eines Kunden- oder Lieferantenkontos fortzuschreiben. Der Vorteil zeigt sich beim Zahlungseingang: Man sieht, welche konkrete Rechnung bezahlt wurde und welche offen bleibt.
Wie lese ich eine Offene-Posten-Liste?
Nach „Tage überfällig" absteigend sortieren. Dann drei Fragen: Was ist überfällig und seit wann, bei welchem Kunden häuft es sich, und welche Posten sind so alt, dass dahinter eher eine Reklamation als ein Zahlungsproblem steckt. Die systematische Auswertung nach Altersklassen ist die Fälligkeitsanalyse.
Wie kann ich offene Posten ausgleichen?
Indem der Zahlungseingang dem Posten zugeordnet wird. Bei vollständiger Zahlung schließt der Posten, bei einer Teilzahlung bleibt der Restbetrag mit unverändertem Fälligkeitsdatum stehen. Ein Skontoabzug innerhalb der Frist wird als Erlösschmälerung gebucht; ein Abzug nach Ablauf der Frist bleibt als kleiner offener Posten zurück.
Was ist der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren?
Debitoren sind Kunden, die dir Geld schulden — ihre offenen Posten sind Forderungen. Kreditoren sind Lieferanten, denen du Geld schuldest — ihre offenen Posten sind Verbindlichkeiten. Im Englischen accounts receivable und accounts payable.
Was heißt „offene Posten" auf Englisch?
Der einzelne Posten heißt open item, die Arbeitsweise open item accounting. Für die Listen selbst sind im englischen Sprachraum die Begriffe accounts receivable ageing (Debitoren) und accounts payable ageing (Kreditoren) gebräuchlicher als eine wörtliche Übersetzung.
Wann verjähren offene Forderungen?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist — eine Rechnung aus dem März 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Ob im Einzelfall etwas die Verjährung hemmt, gehört zu einer Anwaltskanzlei.
Was tun bei dauerhaft säumigen Kunden?
Vorkasse, Anzahlungen oder Teilrechnungen vereinbaren und ein Kreditlimit setzen, also eine Obergrenze für das, was dieser Kunde gleichzeitig offen haben darf. Und die offene-Posten-Liste eng im Blick behalten, am besten in jedem Monatsabschluss.