Rechnung schreiben: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG + Vorlage

Auf einen Blick: Jede Rechnung im Geschäftsverkehr muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Fehlen sie, riskiert der Empfänger den Vorsteuerabzug – und du eine Nachforderung. Dieser Beitrag listet alle Pflichtangaben, erklärt die Sonderfälle (Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer, Reverse Charge) und zeigt den Aufbau einer korrekten Rechnung.

Warum die Pflichtangaben so wichtig sind

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern ein steuerliches Dokument. Nur eine formal korrekte Rechnung berechtigt den Empfänger zum Vorsteuerabzug. Fehlen Angaben, kann das Finanzamt den Abzug rückwirkend versagen. Für dich als Aussteller bedeutet das: Eine saubere Rechnung ist Teil deiner Sorgfaltspflicht – und Grundlage einer ordentlichen Buchhaltung.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Auf eine vollständige Rechnung gehören:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
• Das Ausstellungsdatum
• Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
• Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag)
• Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Im Voraus vereinbarte Minderungen (z. B. Skonto), soweit nicht im Entgelt berücksichtigt

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen: Es reichen Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge/Art der Leistung, das Bruttoentgelt und der Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeranschrift sind hier nicht zwingend.

Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, etwa: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer." Die übrigen Pflichtangaben gelten trotzdem.

Sonderfall Reverse Charge

Geht die Steuerschuld auf den Empfänger über (z. B. bei bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen), weist du keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". In der Regel ist hier auch die USt-IdNr. beider Parteien anzugeben.

E-Rechnung: Pflichtangaben bleiben, das Format ändert sich

Die inhaltlichen Pflichtangaben gelten unabhängig vom Format – ändern wird sich aber, wie Rechnungen ausgetauscht werden. Mit der E-Rechnungs-Pflicht wandern dieselben Daten in strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Wer seine Rechnungsdaten heute schon sauber pflegt, hat die Umstellung halb geschafft.

Aufbau einer sauberen Rechnungsvorlage

1. Kopf: dein Firmenname, Anschrift, Logo
2. Empfänger: Name und Anschrift
3. Metadaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum
4. Positionen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Nettobetrag
5. Summen: Nettosumme, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttosumme
6. Fuß: Zahlungsziel, Bankverbindung, Steuernummer/USt-IdNr.

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Häufig gestellte Fragen

Muss die Rechnungsnummer lückenlos fortlaufend sein?

Sie muss einmalig und fortlaufend sein, darf aber einem nachvollziehbaren System folgen (z. B. nach Jahr oder Kundenkreis). Echte Lücken solltest du erklären können.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind Buchungsbelege. Sie unterliegen den Aufbewahrungsfristen der GoBD – seit 2025 grundsätzlich 8 Jahre.

Was, wenn der Kunde nicht zahlt?

Dann greift dein Mahnwesen. Wie du offene Forderungen strukturiert nachverfolgst, liest du in Offene Posten und Mahnwesen.