Reisekostenabrechnung: Pauschalen, Richtlinie und Vorlage

Auf einen Blick: Geschäftsreisen lassen sich steuerlich geltend machen – aber nur mit den richtigen Pauschalen und Belegen. Dieser Beitrag erklärt die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, die Fahrtkosten, die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und warum eine interne Reisekostenrichtlinie Zeit und Diskussionen spart.

Die vier Bausteine einer Reisekostenabrechnung

Eine Geschäftsreise besteht steuerlich aus vier Posten: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten (z. B. Parken, Maut).

Verpflegungsmehraufwand: die Pauschalen

Für Verpflegung gelten feste Pauschalen – Belege brauchst du dafür nicht:

• 28 Euro pro Tag bei einer Abwesenheit von 24 Stunden.
• 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen.

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Wird dir auf der Reise eine Mahlzeit gestellt (z. B. Hotelfrühstück oder Geschäftsessen), wird die Verpflegungspauschale gekürzt:

• Frühstück: minus 20 Prozent der vollen Tagespauschale (5,60 Euro).
• Mittag- oder Abendessen: jeweils minus 40 Prozent (11,20 Euro).

Übernachtung und Fahrtkosten

• Übernachtung: entweder die tatsächlichen Kosten per Beleg oder – bei Erstattung durch den Arbeitgeber – die Pauschale von 20 Euro pro Nacht.
• Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw: pauschal 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Alternativ die tatsächlichen Kosten von Bahn, Flug oder Mietwagen per Beleg.

Warum sich eine Reisekostenrichtlinie lohnt

Eine interne Reisekostenrichtlinie legt verbindlich fest, was erstattet wird, welche Belege nötig sind und welche Pauschalen gelten. Das spart Rückfragen, sorgt für Gleichbehandlung und macht die Abrechnung prüfungssicher. Belege erfasst du am besten direkt digital – wie das geht, liest du in Belege digitalisieren.

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Häufig gestellte Fragen

Brauche ich für die Verpflegungspauschale Belege?

Nein. Die Verpflegungspauschalen gelten ohne Einzelnachweis – nötig ist nur der Nachweis von Reiseanlass und Dauer.

Wie hängt das mit Bewirtungskosten zusammen?

Ein Geschäftsessen mit Kunden ist keine Verpflegungspauschale, sondern eine Bewirtung mit eigenen Regeln – siehe Bewirtungskosten absetzen. Achtung: Ein gestelltes Essen kürzt zusätzlich deine Verpflegungspauschale.

Gilt das auch für Einzelunternehmer?

Ja. Auch ohne Angestellte kannst du deinen eigenen Verpflegungsmehraufwand und deine Reisekosten als Betriebsausgaben ansetzen.