Stundenverrechnungssatz im Handwerk berechnen: Formel, Rechenbeispiel und der häufigste Fehler

Der Stundenverrechnungssatz ist der Preis, den du je verrechenbarer Arbeitsstunde nehmen musst, damit alle Kosten deines Betriebs gedeckt sind und ein Gewinn übrig bleibt. Die Formel dafür lautet: Gesamtkosten plus Gewinnzuschlag, geteilt durch die produktiven Stunden.

Der Satz ist keine Preisliste und kein Branchenwert, den man abschreibt. Er ist das Ergebnis deiner eigenen Zahlen — und er fällt schon deshalb bei zwei Betrieben derselben Größe unterschiedlich aus, weil sie unterschiedlich ausgelastet sind.

Dieser Text zeigt die Rechnung in drei Schritten, den Fehler, der die meisten Kalkulationen ruiniert, ein vollständiges Rechenbeispiel und die Frage, die der Stundenverrechnungssatz ausdrücklich nicht beantwortet.

Die Formel und ihre drei Größen

Größe	Was hineingehört
Gesamtkosten	alle Kosten des Betriebs für ein Jahr: Löhne, Lohnnebenkosten, Fahrzeuge, Werkstatt, Werkzeug, Versicherungen, Verwaltung
Gewinnzuschlag	was über der Kostendeckung übrig bleiben soll — für Rücklagen, Investitionen und das Wagnis, dass eine Kalkulation daneben liegt
Produktive Stunden	nur die Stunden, die du einem Auftrag berechnen kannst

Stundenverrechnungssatz = (Gesamtkosten + Gewinnzuschlag) ÷ produktive Stunden

Der Nenner ist die Stelle, an der es schiefgeht. Zu den Kosten hat jeder Betrieb Zahlen — sie stehen in der Buchhaltung. Die produktiven Stunden schätzt fast jeder, und fast jeder schätzt sie zu hoch.

Schritt 1: Die produktiven Stunden

Die Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft ist nicht die Zeit, die du verrechnen kannst. Von der Bruttoarbeitszeit gehen mehrere Blöcke ab, bevor die erste Stunde auf einer Rechnung landet.

Abzug	Warum
Wochenenden	keine Arbeitszeit
Gesetzliche Feiertage	je nach Bundesland unterschiedlich viele
Urlaub	mindestens 24 Werktage nach § 3 BUrlG — Werktage sind dort alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen, bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Tarifvertraglich oder einzelvertraglich ist oft mehr vereinbart
Krankheit	fällt an, auch wenn niemand damit plant
Fortbildung	Schulungen, Sicherheitsunterweisungen, Prüfungen
Unproduktive Arbeitszeit	Fahrten, Rüstzeiten, Materialbeschaffung, Werkstattarbeit, Aufmaß, Angebote schreiben, Baustelle vorbereiten und aufräumen

Der letzte Block ist der größte und der am häufigsten übersehene. Eine Stunde, in der jemand Material holt, ist bezahlte Arbeitszeit — aber keine Stunde, die auf einer Rechnung steht.

Der Anteil, der davon übrig bleibt, ist die wichtigste Zahl deiner Kalkulation. Und du musst ihn nicht schätzen: Er steht in deiner Zeiterfassung. Nimm die verrechneten Stunden des letzten Jahres und teile sie durch die bezahlten Stunden. Das ist dein tatsächlicher Produktivanteil, nicht der gewünschte.

Der Fehler, der die meisten Kalkulationen ruiniert

Er sieht so aus: Jemand rechnet mit 52 Wochen à 40 Stunden, kommt auf 2.080 Stunden im Jahr und teilt die Kosten durch diese Zahl.

Das Ergebnis ist systematisch zu niedrig — und zwar nicht ein bisschen. Ein Betrieb, der in Wirklichkeit 1.400 verrechenbare Stunden je Kraft erreicht, aber mit 2.080 kalkuliert, deckt rund ein Drittel seiner Kosten nicht. Der Fehler fällt monatelang nicht auf, weil die Aufträge hereinkommen und die Rechnungen bezahlt werden. Er fällt auf, wenn am Jahresende trotz voller Auftragsbücher nichts übrig ist.

Zwei Betriebe mit identischen Kosten brauchen unterschiedliche Stundensätze, wenn ihre Auslastung unterschiedlich ist. Genau deshalb taugt ein Branchenwert aus dem Internet nicht als Ersatz für die eigene Rechnung.

Schritt 2: Welche Kosten auf diese Stunden umgelegt werden

Kostenart	Beispiele
Löhne	Bruttolöhne der produktiven Mitarbeitenden
Lohnnebenkosten	Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, Umlagen U1/U2/U3, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Beiträge zu Sozialkassen des Baugewerbes, wo einschlägig
Personalnebenkosten	Arbeitskleidung, Schutzausrüstung, Fortbildung, Fahrtkosten
Fahrzeuge und Geräte	Leasing oder Abschreibung, Kraftstoff, Wartung, Versicherung, Werkzeug
Betriebs- und Verwaltungskosten	Werkstatt oder Halle, Büro, Software, Telefon, Steuerberatung, Versicherungen, Buchhaltung
Unproduktive Personalkosten	Löhne und Gehälter für Büro, Bauleitung und Geschäftsführung, soweit sie nicht direkt verrechnet werden

Die letzte Zeile wird oft vergessen, wenn die Geschäftsführung selbst mit auf der Baustelle steht. Ihre Bürostunden sind trotzdem Kosten und müssen von den produktiven Stunden getragen werden.

Warum hier keine Prozentsätze stehen

In vielen Anleitungen findest du feste Zuschlagssätze — „Lohnnebenkosten rund 80 Prozent", „Gemeinkostenzuschlag 60 Prozent". Solche Zahlen ändern sich, sobald ein Beitragssatz angepasst wird, und sie unterscheiden sich zwischen Gewerken und Bundesländern erheblich.

Nimm sie deshalb nicht aus einem Ratgeber, sondern aus deinen eigenen Unterlagen: Die tatsächlichen Arbeitgeberanteile stehen in deiner Lohnabrechnung, die Gemeinkosten in deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung. Eine Kalkulation mit fremden Durchschnitten ist keine Kalkulation, sondern eine Vermutung mit Nachkommastellen.

Schritt 3: Gewinn und Wagnis

Kostendeckung ist nicht das Ziel. Ein Betrieb, der genau seine Kosten einnimmt, kann nicht investieren, keine Rücklage bilden und keine Fehlkalkulation abfangen.

Der Zuschlag deckt drei verschiedene Dinge ab, die man auseinanderhalten sollte:

Zweck	Wofür
Wagnis	dass eine Kalkulation danebenliegt, ein Kunde nicht zahlt, eine Nacharbeit nötig wird
Investition	Ersatz für Fahrzeuge und Geräte, wenn Abschreibung und Wiederbeschaffungspreis auseinanderfallen
Unternehmerlohn und Gewinn	was am Ende tatsächlich übrig bleiben soll

Wie hoch der Zuschlag ausfällt, ist eine unternehmerische Entscheidung und keine Rechengröße. Aber sie sollte bewusst getroffen werden — nicht als Rest, der übrig bleibt, wenn man auf einen Preis schaut, den der Wettbewerb aufruft.

Ein vollständiges Rechenbeispiel

Die Zahlen sind ein Beispiel und keine Empfehlung. Setz deine eigenen ein — der Zweck ist, die Rechenwege zu zeigen.

Ein Betrieb mit vier gewerblichen Mitarbeitenden, einer Bürokraft in Teilzeit und einem mitarbeitenden Inhaber.

Produktive Stunden im Betrieb

	Tage / Stunden
Kalendertage	365
abzüglich Wochenenden	−104
abzüglich Feiertage	−11
abzüglich Urlaub	−30
abzüglich Krankheit und Fortbildung	−12
= Anwesenheitstage	208
× 8 Stunden	1.664 h je Kraft
× 4 Mitarbeitende	6.656 h
× Produktivanteil 82 %	5.458 h

Jahreskosten des Betriebs

Position	Betrag
Löhne der vier gewerblichen Mitarbeitenden	172.000 €
Lohnnebenkosten und Personalnebenkosten	62.000 €
Bürokraft und Inhaber, soweit unproduktiv	68.000 €
Fahrzeuge, Geräte, Werkzeug	41.000 €
Werkstatt, Büro, Versicherungen, Verwaltung	37.000 €
Gesamtkosten	380.000 €

Der Satz

Rechenschritt	Ergebnis
Gesamtkosten ÷ produktive Stunden	380.000 € ÷ 5.458 h
Kostendeckender Satz	69,62 €
zuzüglich 12 % für Gewinn und Wagnis	× 1,12
Stundenverrechnungssatz	77,98 € netto

Material, Fremdleistungen und Entsorgung sind darin nicht enthalten. Sie werden zusätzlich abgerechnet, mit eigenem Zuschlag — sonst subventionierst du fremde Leistungen aus deiner Arbeitszeit.

Was passiert, wenn die Auslastung sinkt

Dies ist die Rechnung, die in den meisten Anleitungen fehlt, und sie ist die wichtigste. Die Kosten bleiben, wenn weniger Aufträge da sind. Die produktiven Stunden nicht.

Dasselbe Beispiel, nur der Produktivanteil verändert sich:

Produktivanteil	Produktive Stunden	Kostendeckender Satz	mit 12 % Zuschlag
88 %	5.857 h	64,88 €	72,67 €
82 %	5.458 h	69,62 €	77,98 €
75 %	4.992 h	76,12 €	85,26 €
68 %	4.526 h	83,96 €	94,03 €

Zwischen 88 und 68 Prozent Auslastung liegen im Beispiel gut 21 € je Stunde. Wer bei sinkender Auslastung den Preis senkt, um Aufträge zu bekommen, bewegt sich genau in die falsche Richtung — rechnerisch müsste er ihn erhöhen. Diese Spannung ist real und lässt sich nicht wegrechnen, aber man sollte sie kennen, bevor man einen Preis zusagt.

Ein Satz oder mehrere?

Vorgehen	Wann sinnvoll
Ein Mischsatz für den ganzen Betrieb	wenn alle gewerblichen Mitarbeitenden ähnlich qualifiziert sind und ähnlich eingesetzt werden
Getrennte Sätze je Qualifikation	wenn Meister, Geselle und Helfer sehr unterschiedliche Lohnkosten haben und getrennt eingeplant werden
Getrennte Sätze je Gewerk oder Leistung	wenn ein Bereich eigene Geräte und eigene Gemeinkosten bindet

Der Mischsatz ist einfacher und für viele kleine Betriebe ausreichend. Getrennte Sätze sind genauer, verlangen aber, dass die Zeiterfassung sauber nach Qualifikation oder Bereich unterscheidet. Was du nicht getrennt erfasst, kannst du nicht getrennt kalkulieren.

Du kannst die Rechnung mit deinen eigenen Zahlen im Stundensatz-Rechner durchspielen — Jahreskosten, Arbeitstage, Produktivanteil und Gewinnmarge ergeben Stunden- und Tagessatz.

Was der Stundenverrechnungssatz nicht beantwortet

Hier hört die Kalkulation auf, und die meisten Anleitungen hören mit ihr auf.

Ein korrekt gerechneter Stundenverrechnungssatz sagt dir, ob deine Aufträge auf das Jahr gerechnet tragen. Er sagt dir nicht, ob du im März die Löhne bezahlen kannst.

Das sind zwei verschiedene Fragen. Der Stundensatz ist ein Durchschnitt über zwölf Monate. Liquidität ist ein Datum. Zwischen der Stunde, die du kalkuliert hast, und dem Geld dafür liegen im Bau regelmäßig Wochen bis Monate:

Zwischenschritt	Wirkung auf den Kontostand
Leistung erbracht	Lohn ist bereits bezahlt
Abschlagsrechnung gestellt	fällig binnen 21 Tagen nach Zugang (VOB-Zahlungsfristen)
Abnahme	oft später als geplant
Schlussrechnung gestellt	fällig binnen 30 Tagen nach Zugang
Sicherheitseinbehalt	fließt erst Jahre später zurück (Sicherheitseinbehalt)

Ein Betrieb kann mit einem richtig kalkulierten Satz arbeiten und trotzdem in eine Deckungslücke laufen, wenn drei Abnahmen gleichzeitig verschoben werden.

Vom Stundensatz zur Liquidität

Der Weg von der Kalkulation zur Planung besteht aus zwei Schritten.

Erstens: Nimm den Produktivanteil aus der Zeiterfassung, nicht aus der Annahme. Wenn er unter deiner Kalkulation liegt, ist dein Stundensatz zu niedrig — und zwar rückwirkend für alle laufenden Aufträge. Das ist der schnellste Weg, eine schleichende Unterdeckung zu finden.

Zweitens: Trag die kalkulierten Zahlungseingänge mit Datum ein, nicht mit Monatssumme. In finban laufen Bankkonten und Rechnungen automatisch mit; Abschlags- und Schlusszahlungen kommen als geplante Positionen dazu und liegen dann auf derselben Zeitachse wie Löhne, Material und Steuertermine. Ein Szenario mit vier Wochen später erfolgter Abnahme zeigt, ob der Betrieb das trägt.

Für den Überblick über die Branche: Liquiditätsplanung im Handwerk und Liquiditätsplanung für Bauunternehmen.

Was dieser Text nicht beantwortet

Die konkreten Beitragssätze zur Sozialversicherung, die steuerliche Behandlung einzelner Kostenpositionen und die Frage, was in deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung auf welchem Konto steht, gehören zu deiner Buchhaltung oder deinem Steuerberater. Tarifliche Vorgaben zu Löhnen und Urlaub stehen in deinem Tarifvertrag.

finban ist eine Software für Liquiditätsplanung. Wir zeigen dir, wann das kalkulierte Geld tatsächlich auf dem Konto ist — wir beraten nicht in Steuer- und Rechtsfragen und dürfen das auch nicht.

Häufig gestellte Fragen

Wie berechnet man den Stundenverrechnungssatz?

Gesamtkosten des Betriebs für ein Jahr plus Gewinnzuschlag, geteilt durch die produktiven Stunden desselben Jahres. Die Gesamtkosten stehen in der Buchhaltung, die produktiven Stunden in der Zeiterfassung. Der Gewinnzuschlag ist eine unternehmerische Entscheidung, keine Rechengröße.

Was sind produktive Stunden?

Nur die Stunden, die einem Auftrag berechnet werden können. Von der bezahlten Arbeitszeit gehen Wochenenden, Feiertage, Urlaub, Krankheit und Fortbildung ab, dazu die unproduktive Arbeitszeit: Fahrten, Rüstzeiten, Materialbeschaffung, Aufmaß, Angebote schreiben, Werkstattarbeit.

Wie hoch ist ein typischer Stundenverrechnungssatz im Handwerk?

Diese Frage hat keine allgemeingültige Antwort, und ein übernommener Branchenwert ist gefährlicher als hilfreich. Zwei Betriebe mit identischen Kosten brauchen unterschiedliche Sätze, wenn sie unterschiedlich ausgelastet sind. Rechne mit deinen eigenen Kosten und deinem eigenen Produktivanteil.

Warum ist es falsch, mit 2.080 Stunden im Jahr zu rechnen?

Weil 52 Wochen à 40 Stunden die Bruttoarbeitszeit sind und nicht die verrechenbare Zeit. Nach Abzug von Wochenenden, Feiertagen, Urlaub, Krankheit und unproduktiver Arbeitszeit bleibt deutlich weniger übrig. Wer die Kosten durch 2.080 teilt, obwohl er 1.400 Stunden verrechnet, deckt einen erheblichen Teil seiner Kosten nicht.

Wie viel Urlaub muss ich in der Kalkulation ansetzen?

Mindestens den gesetzlichen Anspruch: 24 Werktage nach § 3 BUrlG, wobei Werktage dort alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen sind — bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Tarifvertraglich oder einzelvertraglich ist häufig mehr vereinbart; maßgeblich ist der Wert aus deinen Arbeitsverträgen.

Gehören Material und Fremdleistungen in den Stundenverrechnungssatz?

Nein. Der Stundenverrechnungssatz deckt die Arbeitszeit ab. Material, Fremdleistungen und Entsorgung werden zusätzlich abgerechnet, üblicherweise mit einem eigenen Zuschlag für Beschaffung, Lagerung und Kapitalbindung. Rechnet man sie in den Stundensatz ein, subventioniert man fremde Leistungen aus der eigenen Arbeitszeit.

Brauche ich für jeden Mitarbeiter einen eigenen Satz?

Nicht zwingend. Ein Mischsatz für den ganzen Betrieb reicht, wenn die gewerblichen Mitarbeitenden ähnlich qualifiziert sind und ähnlich eingesetzt werden. Getrennte Sätze je Qualifikation oder Bereich sind genauer, setzen aber voraus, dass die Zeiterfassung entsprechend unterscheidet.

Was mache ich, wenn die Auslastung sinkt?

Rechnerisch steigt der kostendeckende Satz, weil dieselben Kosten auf weniger verrechenbare Stunden verteilt werden. Ein Preisnachlass, um Aufträge zu gewinnen, verschärft die Unterdeckung also. Ob man das trotzdem tut, ist eine Entscheidung — sie sollte nur in Kenntnis der Rechnung fallen, nicht statt ihrer.

Sagt mir ein richtiger Stundenverrechnungssatz, ob ich zahlungsfähig bin?

Nein. Der Satz ist ein Durchschnitt über ein Jahr und beantwortet die Frage, ob sich der Betrieb rechnet. Zahlungsfähigkeit ist eine Frage von Terminen: Löhne sind bezahlt, bevor die Abschlagsrechnung fällig wird, und der Sicherheitseinbehalt kommt erst Jahre später zurück. Beides braucht eine eigene Liquiditätsplanung.

Wie oft sollte ich den Stundenverrechnungssatz neu rechnen?

Immer dann, wenn sich eine der drei Größen wesentlich ändert: bei Lohnerhöhungen, bei größeren Investitionen in Fahrzeuge oder Geräte, und vor allem, wenn sich der Produktivanteil verschiebt. Ein jährlicher Abgleich der kalkulierten mit den tatsächlich verrechneten Stunden zeigt, ob die Kalkulation noch trägt.