DATEV Rechnungswesen: was du davon wirklich brauchst

Auf einen Blick: „DATEV Rechnungswesen" ist kein einzelnes Programm, sondern das Software-Ökosystem, über das Unternehmen und Steuerberater ihre Buchhaltung austauschen. Als Unternehmen arbeitest du fast immer mit DATEV Unternehmen online; gebucht wird in der Kanzlei. Dieser Artikel erklärt die Bausteine, den Datenfluss, die Kostentreiber — und wo das Rechnungswesen systematisch endet.

Für wen dieser Artikel geschrieben ist

Die meisten Menschen, die nach „DATEV Rechnungswesen" suchen, sind keine Buchhalter. Es sind Geschäftsführerinnen und Selbstständige, denen die Kanzlei gesagt hat: „Das machen wir künftig über DATEV Unternehmen online." Danach steht die Frage im Raum, was das eigentlich bedeutet, was man selbst tun muss und wofür man bezahlt.

Dieser Artikel ist für drei Situationen geschrieben:

• Du arbeitest bereits mit einer Kanzlei und willst verstehen, was in dem DATEV-Zugang passiert, den du benutzt.
• Du gründest oder stellst gerade um und musst entscheiden, wer bucht — die Kanzlei oder du selbst.
• Du überlegst, ob es auch ohne DATEV geht, weil dir das Ganze teuer oder umständlich vorkommt.

Wenn du selbst in DATEV buchst, wirst du hier wenig Neues finden — dieser Text erklärt das System aus Sicht des Unternehmens, nicht aus Sicht der Kanzlei.

Was ist DATEV Rechnungswesen?

DATEV ist eine Genossenschaft der steuerberatenden Berufe. Sie gehört den Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten, die sie nutzen — das erklärt einiges an ihrer Ausrichtung: Die Software ist auf die Arbeit der Kanzlei optimiert, nicht auf die Bedienung durch dich.

„DATEV Rechnungswesen" ist dabei ein Sammelbegriff für ein Bündel an Programmen, das von der Belegerfassung über die laufende Buchführung bis zum Jahresabschluss reicht. Für dich als Unternehmen ist vor allem eine Frage relevant: Wie kommen deine Daten zur Kanzlei — und was bekommst du zurück?

Die wichtigsten Bausteine

Baustein	Wer nutzt es	Wofür
DATEV Unternehmen online	Unternehmen	Belege hochladen, Bank anbinden, Auswertungen ansehen
DATEV Mittelstand / Rechnungswesen	Unternehmen mit eigener Buchhaltung	Buchführung, Auswertungen und Faktura im Haus
DATEV Kanzlei-Rechnungswesen	Steuerberater	Verbuchung, Umsatzsteuer, Abschluss
DATEV Lohn und Gehalt	Kanzlei oder Unternehmen	Lohnabrechnung, Meldungen an Sozialversicherung

Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen brauchen nur DATEV Unternehmen online. Belege digital erfassen, Bankumsätze anbinden — die eigentliche Verbuchung übernimmt die Kanzlei. Alles darüber hinaus lohnt sich erst, wenn jemand im Haus tatsächlich laufend bucht.

So läuft die Zusammenarbeit ab

1. Du erfasst deine Belege digital — per App fotografiert, hochgeladen oder direkt über eine Schnittstelle. Wie das sauber gelingt, steht in Belege digitalisieren.
2. Die Belege landen in DATEV Unternehmen online, deine Bankumsätze fließen automatisch ein.
3. Deine Kanzlei verbucht alles im Kanzlei-Rechnungswesen auf Basis eures Kontenrahmens — SKR03 oder SKR04.
4. Aus den Buchungen entstehen die Umsatzsteuervoranmeldung, die BWA und am Jahresende der Jahresabschluss.

Der Rhythmus ist dabei wichtiger als die Technik. Es gibt in jeder Kanzlei einen Stichtag, bis zu dem die Belege eines Monats vorliegen müssen. Wer den reißt, verschiebt die gesamte Kette nach hinten — und wundert sich später, warum die Auswertung so spät kommt.

Was DATEV kostet

Auf diese Frage gibt es keine Listenpreis-Antwort, und das ist der häufigste Grund für Missverständnisse. In aller Regel rechnet deine Kanzlei die DATEV-Nutzung mit ab: Auf deiner Rechnung steht ein Betrag, der DATEV-Gebühren und das Honorar für die Arbeit der Kanzlei enthält.

Wenn du wissen willst, ob du zu viel zahlst, ist der erste Schritt deshalb nicht ein Preisvergleich, sondern eine Aufschlüsselung. Eine ausführliche Betrachtung der Gesamtkosten findest du unter Was kostet Buchhaltung pro Monat?.

Brauche ich überhaupt DATEV?

Nein. DATEV ist nicht vorgeschrieben. Es ist deshalb so verbreitet, weil die große Mehrheit der Steuerberater damit arbeitet — und weil der Datenaustausch zwischen Unternehmen und Kanzlei dadurch reibungslos funktioniert.

Moderne Buchhaltungstools wie Lexware Office oder sevdesk exportieren im DATEV-Format an die Kanzlei. Das funktioniert gut, hat aber eine Bedingung, die gern übersehen wird: Deine Kanzlei muss mitspielen. Manche Kanzleien arbeiten selbstverständlich mit Exporten, andere berechnen den Mehraufwand oder lehnen ab. Diese Frage klärst du besser vor dem Wechsel als danach.

Welche Alternativen es gibt und wann sich ein Umstieg rechnet, liest du in DATEV-Alternativen. Den Zugang selbst richtest du wie in DATEV-Konto erstellen beschrieben ein.

Für die Liquiditätsplanung ist diese Entscheidung übrigens offen: finban hängt an deinen Bankkonten, nicht an einem bestimmten Buchhaltungssystem. Ob deine Kanzlei in DATEV bucht oder du selbst mit Lexware Office oder sevdesk arbeitest, ändert an der Vorausschau nichts — welche Systeme angebunden sind, steht auf der Integrationsübersicht.

Wo das Rechnungswesen endet

Ein sauber aufgesetztes DATEV-Rechnungswesen liefert dir verlässliche Zahlen über die Vergangenheit. Die BWA zeigt, wie der letzte abgeschlossene Monat gelaufen ist. Der Jahresabschluss zeigt, wie das Jahr gelaufen ist. Beides ist korrekt, geprüft und für Finanzamt und Bank belastbar.

Nur beantwortet keine dieser Auswertungen die Frage, die du als Unternehmerin oder Unternehmer tatsächlich stellst: Reicht das Geld? Nicht im letzten Quartal — sondern im nächsten.

Das ist kein Mangel des Rechnungswesens, sondern seine Bauart. Buchhaltung dokumentiert abgeschlossene Vorgänge. Eine Liquiditätsplanung arbeitet umgekehrt: Sie liest die Bankkonten direkt, nimmt offene Rechnungen, wiederkehrende Kosten und geplante Zahlungen dazu und rechnet nach vorne. Die beiden widersprechen sich nicht — sie beantworten verschiedene Fragen.

Genau an dieser Stelle setzt finban an. Es verbindet deine Geschäftskonten, erkennt wiederkehrende Zahlungen und zeigt dir tagesgenau, wie sich dein Kontostand über die nächsten Monate entwickelt — parallel zur Buchhaltung, nicht an ihrer Stelle. Deine Kanzlei behält ihre Rolle, du bekommst die Vorausschau dazu. Der kostenlose 14-Tage-Test läuft ohne Kreditkarte.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen DATEV Unternehmen online und DATEV Mittelstand?

DATEV Unternehmen online ist der Zugang für Unternehmen, deren Kanzlei die Buchführung übernimmt: Belege erfassen, Bank anbinden, Auswertungen ansehen. DATEV Mittelstand richtet sich an Unternehmen, die ihre Buchführung selbst im Haus erledigen und dafür eine vollwertige Buchhaltungssoftware brauchen. Die Faustregel: Buchst du selbst, brauchst du Mittelstand — bucht die Kanzlei, reicht Unternehmen online.

Kostet DATEV für Unternehmen extra?

Ja. Für DATEV Unternehmen online fallen Gebühren an, die üblicherweise über die Kanzlei abgerechnet werden. Die Höhe hängt vor allem von den genutzten Modulen und vom Belegvolumen ab. Lass dir auf deiner Rechnung trennen, welcher Anteil DATEV-Gebühr und welcher Anteil Kanzlei-Honorar ist — sonst vergleichst du Äpfel mit Birnen, sobald du dir Alternativen ansiehst.

Verarbeitet DATEV auch E-Rechnungen?

Ja. Wie elektronische Rechnungen in DATEV ankommen, geprüft und archiviert werden, liest du in Elektronische Rechnungen in DATEV. Da Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können müssen, ist das inzwischen kein Sonderfall mehr — die Details und Fristen stehen in E-Rechnung-Pflicht.

Kann ich DATEV auch ohne Steuerberater nutzen?

Praktisch kaum. DATEV vertreibt seine Produkte über die steuerberatenden Berufe; der Zugang läuft in aller Regel über eine Kanzlei. Wenn du ohne Steuerberater arbeiten willst, sind Buchhaltungstools mit DATEV-Export der übliche Weg — siehe DATEV-Alternativen.

Wie schnell bekomme ich meine BWA?

Das hängt an der Reihenfolge: Erst wenn deine Belege vollständig in der Kanzlei sind und dort verbucht wurden, entsteht die Auswertung. Je später und unsortierter die Belege ankommen, desto später kommt die BWA. Wer den monatlichen Stichtag der Kanzlei einhält, verkürzt diese Kette spürbar — mehr dazu in der Monatsabschluss-Checkliste.

Ersetzt eine Liquiditätsplanung meine Buchhaltung?

Nein, und sie darf es auch nicht. Buchführung und Jahresabschluss sind gesetzlich geregelt und bleiben Sache deiner Kanzlei. Eine Liquiditätsplanung ist eine Ergänzung: Sie schaut nach vorne, während die Buchhaltung nach hinten dokumentiert. Beides zusammen ergibt erst ein vollständiges Bild.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Kanzlei wechsle?

Deine Buchführungsdaten gehören dir. Beim Wechsel werden sie im DATEV-Format an die neue Kanzlei übergeben — das ist ein eingespielter Vorgang. Kläre trotzdem früh, wer den Export erstellt und ob dafür Kosten anfallen.

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