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Elektronische Rechnungen in DATEV: empfangen, verarbeiten, archivieren

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wir zeigen, wie elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) in DATEV ankommen, geprüft und GoBD-konform archiviert werden – und wie der Workflow sauber läuft.

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Elektronische Rechnungen in DATEV: empfangen, verarbeiten, archivieren
Marcus Smolarek

Marcus Smolarek

Gründer von finban

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Auf einen Blick: Mit der E-Rechnungs-Pflicht müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren. DATEV bildet diesen Weg über DATEV Unternehmen online und angebundene Plattformen ab. Dieser Beitrag erklärt, wie XRechnung und ZUGFeRD in DATEV ankommen, geprüft und gebucht werden.

Warum das Thema jetzt relevant ist

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine reine PDF-Rechnung gilt dabei nicht als E-Rechnung – es braucht ein strukturiertes Format. Die Hintergründe und Fristen erklären wir ausführlich in E-Rechnung-Pflicht in Deutschland. Hier geht es darum, wie das konkret mit DATEV funktioniert.

Symbolbild: elektronische Rechnungen werden digital in DATEV verarbeitet

Die Formate, die DATEV verarbeitet

FormatArtBesonderheit
XRechnungreines XMLStandard im Austausch mit Behörden
ZUGFeRD (ab 2.0.1)Hybrid (PDF + XML)für Menschen und Maschinen lesbar

Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und werden von DATEV unterstützt.

So läuft der E-Rechnungs-Workflow in DATEV

  1. Empfang: Die E-Rechnung kommt per E-Mail oder über eine angebundene Plattform und wird in DATEV Unternehmen online eingelesen.
  2. Validierung: Die strukturierten Daten werden geprüft – stimmen Pflichtangaben, Beträge und Steuer? (Mehr dazu in Rechnung schreiben: Pflichtangaben.)
  3. Freigabe: Die Rechnung durchläuft deinen Prüf- und Freigabeprozess – idealerweise nach dem Vier-Augen-Prinzip (siehe Purchase-to-Pay).
  4. Buchung: Deine Kanzlei oder du verbucht die Rechnung im DATEV-Rechnungswesen.
  5. Archivierung: Die E-Rechnung wird im Originalformat revisionssicher und unveränderbar archiviert – GoBD-konform (siehe GoBD-konforme Buchhaltung).

Worauf du achten solltest

  • Ein dediziertes Postfach für E-Rechnungen, damit nichts verloren geht.
  • Saubere Stammdaten – strukturierte Rechnungen verzeihen keine Tippfehler.
  • Eine Verfahrensdokumentation, die den Weg vom Empfang bis zur Archivierung beschreibt.
  • Den passenden DATEV-Zugang – wie du den einrichtest, steht in DATEV-Konto erstellen.

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Aus Rechnungsdaten wird Liquiditätsplanung

Der eigentliche Gewinn strukturierter E-Rechnungen liegt nicht in der Pflichterfüllung, sondern in der Weiterverwendung der Daten. Wenn Rechnungsdaten ohnehin digital vorliegen, lassen sie sich direkt in die Vorausschau übernehmen. Eine Liquiditätsplanungs-Software verbindet Zahlungsein- und -ausgänge mit deinen Bankkonten und macht aus den Rechnungen einen aktuellen Cashflow-Forecast.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein klassisches PDF ohne strukturierte Daten gilt als „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung braucht ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Muss ich E-Rechnungen besonders archivieren?

Ja. E-Rechnungen sind im strukturierten Originalformat revisionssicher aufzubewahren – ein Ausdruck reicht nicht. DATEV übernimmt die GoBD-konforme Archivierung.

Brauche ich DATEV für E-Rechnungen?

Nein, aber DATEV bildet den Workflow komfortabel ab. Es gibt auch DATEV-Alternativen, die E-Rechnungen verarbeiten.