Categories
Dokumentation / Anleitung für Kategorien
Die Kategorisierung Deiner geschäftlichen Banktransaktionen kann in mehrfacher Hinsicht hilfreich sein:
- Budgets erstellen – Estelle für jede Kategorie eine Planung / Budget und vergleiche diese mit den tatsächlichen Buchungen
- Einnahmen und Ausgaben besser verfolgen – Um deine Liquiditätsplanung besser zu verstehen: Wo kommt das Geld rein, wo geht es raus?
- Analysen und Berichte erstellen – Um Dir einen besseren Überblick über Deine finanzielle Situation verschaffen, um bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen, oder auch Dir die Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorschriften erleichtern.
Individuelle Kategorien für jede Organisation.
Mit finban kannst du die verwendeten Kategorien flexibel anpassen – sowohl global als auch organisationsspezifisch.
Standardmäßig gelten die allgemeinen Kategorien deines Accounts für alle Organisationen. Wenn du jedoch individuelle Anforderungen hast, kannst du für einzelne Organisationen eigene Kategorien definieren.
Aktiviere dazu in den Einstellungen die Option “Organisation”. Sobald diese Einstellung aktiviert ist, verwendet die jeweilige Organisation ihre eigene, separate Kategorieliste – unabhängig von den globalen Account-Kategorien.
Das ermöglicht dir maximale Kontrolle und Flexibilität, zum Beispiel bei unterschiedlichen Buchhaltungslogiken, Mandanten oder Tochtergesellschaften.
Kategorien wählen & erstellen
Wähle vorhandene Kategorien aus oder erstelle Deine eigenen. Wir empfehlen, mit einer groben Planung zu beginnen und die Kategorisierung dann zu verfeinern. Du kannst jederzeit Transaktionen von Kategorie verändern, zu anderen Kategorien verschieben oder Kategorien löschen.
Tipp: Jedes Geschäft ist individuell. Oft bietet es sich an, eigene Kategorien zu verwenden und nicht die Buchhaltung 1:1 abzubilden. Plane Dinge, die keine genaue Betrachtung verdienen - z.B. Kleinigkeiten wie Porto oder Taxifahrten - unter Betriebskosten und berücksichtige Dinge, die du genauer analysieren willst - Lieferanten oder Gehälter - detaillierter. Starte grob und verbessere Schritt für Schritt, um den optimalen Sweetspot zwischen Aufwand und Nutzen zu finden.
Einige Beispiele für Kategorien für geschäftliche Banktransaktionen sind:
- Miet- oder Leasingzahlungen für Geschäftsräume
- Gehälter und Löhne für Mitarbeiter
- Bürobedarf und -ausrüstung
- Versorgungsleistungen, wie Strom, Gas und Internet
- Reisekosten, z. B. Flugkosten, Hotels und Mietwagen
- Marketing- und Werbekosten
- Freiberufliche Dienstleistungen, z. B. Rechts- oder Buchhaltungskosten
- Versicherungen, z. B. Sach-, Haftpflicht- und Krankenversicherungen
- Reparaturen und Instandhaltung
- Vorräte und Rohstoffe
- Versand und Bearbeitung
- Steuern und Gebühren, wie z. B. Umsatzsteuer und staatliche Gebühren
- Kreditkartenzahlungen
- Zinsen und Bankgebühren
Kategorien verwalten
- Ausblenden – Blendet die Kategorie aus, diese wird nicht mehr i der Planung angezeigt.
- Duplizieren – Dupliziert eine Kategorie
- Unterkategorien anlegen – legt eine Unterkategorie an; gibt es zugewiesene Transaktionen, werden diese in die Unterkategorie verschoben
- De-Kategorisieren – entfernt die Kategorie von den jeweiligen Transaktionen
- Bewegen – Weist den jeweiligen Transaktionen eine neue Kategorie zu
- Löschen – Löscht die Kategorie, Transaktionen werde gegebenenfalls de-kategorisiert
Kategorien zuweisen
Transaktionen > “Zu Kategorisieren” Tab auswählen und zuweisen
In der Transaktionsansicht kannst Du mehreren gestapelten Transaktionen eine Kategorie zuweisen. Mehr dazu in der [Anleitung] der Transaktionsanzahl.
Planungsansicht > Transaktion bearbeiten > Kategorie zuweisen oder Regel erstellen
Du kannst in der Bearbeiten-Ansicht der Transaktion direkt eine Kategorie zuweisen oder Regeln erstellen.
Regeln erstellen
Du kannst in der Regel-Ansicht auch direkt Regeln erstellen. Mehr dazu in der [Anleitung] der Regel-Einstellungen (Einstellungen / Regeln)
Kategorie Setups für verschiedene Business Modelle
Jedes Geschäftsmodell / Geschäft ist individuell. Du willst z.B. bestimmte Kosten granular betrachten, andere wiederum nicht. Wir empfehlen nicht Deine Buchhaltung (DATEV) abzubilden. Erarbeite Dir ein eigenes Setup und nutze unsere Vorschläge als Ausgangspunkt: