Finance Stack für Agenturen

In der Agentur laufen die Kosten gleichmäßig und die Einnahmen in Schüben. Der ganze Stack dient dazu, diese beiden Rhythmen auf eine Zeitachse zu bringen.

Wo das Kapital gebunden ist

Gehälter und Freelancer werden monatlich bezahlt. Projekte werden bei Abnahme oder in Abschlägen bezahlt — und Abnahmen verschieben sich, weil beim Kunden jemand im Urlaub ist.

Zwischen der geleisteten Arbeit und dem Geld dafür liegen im Projektgeschäft regelmäßig zwei bis drei Monate. Bei wachsender Auslastung wächst diese Strecke mit.

Die Ebenen in der Agentur

Projektabwicklung. MOCO verbindet Projekte, Zeiten und Rechnungsstellung — für Agenturen die Ebene mit dem größten Hebel, weil dort steht, was abrechenbar ist und noch nicht abgerechnet wurde.

Kunden und Angebote. Pipedrive oder HubSpot für die Pipeline. Ein Angebot, das mit 60 Prozent Wahrscheinlichkeit im März kommt, gehört anders in den Plan als eines, das unterschrieben ist.

Buchhaltung. Lexware Office, sevdesk oder DATEV für offene Posten und Lieferantenrechnungen — Freelancer-Rechnungen sind hier der Posten, der im Plan am häufigsten fehlt.

Personal. Die Personalplanung für die feste Seite, die Personalaufwandsquote als Orientierung, wie viel das Modell trägt.

Planung. Szenarien für die Standardfrage: Was macht ein Großkunde, der 30 Tage später zahlt, mit dem übernächsten Monat?

Was finban hier nicht abbildet

Fertigstellungsgrad und Earned Value. Budgets vergleichen Ist gegen Plan, aber es gibt keine Fortschreibung nach dem Muster „Projekt ist zu 55 Prozent fertig, rechne den Rest hoch". Wer das braucht, plant den Restaufwand von Hand.

Was in der Praxis zuerst hilft

Abschläge statt Schlussrechnung. Das ist keine Werkzeugfrage, sondern eine Vertragsfrage — aber sie verändert den Liquiditätsverlauf stärker als jede Anbindung.

Danach: Freelancer-Kosten mit ihrem echten Zahlungstermin in den Plan, nicht mit dem Rechnungsdatum.

Mehr dazu

Liquiditätsplanung für Agenturen beschreibt die Branche; alle Integrationen zeigen den Stand je Anbindung. Für den Aufbau gibt es den Liquiditäts-Fahrplan unter Service.

Häufig gestellte Fragen

Lassen sich Projektbudgets gegen die tatsächlichen Kosten stellen?

Ja, über Kostenstellen-Budgets gegen die Banktransaktionen. Was nicht geht, ist die Hochrechnung nach Fertigstellungsgrad.

Wie kommen Freelancer-Kosten in den Plan?

Über die Buchhaltungs-Anbindung als offene Posten — und für den geplanten Bedarf als Position im Szenario.

Hilft das auch bei Retainern?

Ja. Wiederkehrende Einnahmen und Projektgeschäft nebeneinander zu planen ist genau der Fall, für den die Trennung in der Planung gedacht ist.