Mobilexpense

Mobilexpense und finban – viele Reisen, ein Kontoverlauf

Mobilexpense ist eine Plattform für Spesen- und Reisekostenmanagement, ausgelegt auf Unternehmen mit vielen Reisenden und mehreren Ländern: Belegerfassung, länderspezifische Pauschalen, Freigaben und Prüfung gegen die eigenen Vorgaben. Was dabei entsteht, ist eine belastbare Abrechnung. Was fehlt, ist die Frage nach dem Kontostand am Auszahlungstag.

Der Effekt, den viele Reisende erzeugen

Bei zwanzig oder fünfzig Reisenden ist der Erstattungsblock kein Rundungsfehler mehr, sondern ein wiederkehrender Abfluss in der Größenordnung eines kleinen Gehaltslaufs. Er schwankt saisonal, er kommt gebündelt, und er liegt selten dort, wo man ihn erwartet.

finban macht daraus eine Linie im Verlauf: was in den letzten Monaten tatsächlich erstattet wurde, wann es rausging, und was daraus für die nächsten Monate folgt – neben Löhnen, Miete, Steuern und offenen Rechnungen.

So kommen die Mobilexpense-Daten heute nach finban

Aus Mobilexpense exportierst du die abgerechneten Ausgaben und Erstattungen als Datei. Nimm den Export mit Auszahlungsdatum, Betrag, Kostenstelle und Vorgangs-ID.

In finban gehst du danach auf Bank & Integration, wählst Spreadsheet → Excel und legst die Integration einmal an. Dabei stellst du ein, was finban mit den Zeilen macht:

• Spaltenzuordnung – welche Spalte der Datei ist Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie
• Eindeutige ID – die Transaktions-ID aus Mobilexpense gehört in eine eigene Spalte. Ohne sie unterscheidet finban die Zeilen nur nach ihrer Reihenfolge, und ein zweiter Import mit veränderter Sortierung bringt die Zuordnung durcheinander
• Datenüberschreibung – ob ein erneuter Import deine in finban gesetzten Kategorien, Szenarien und Fälligkeiten überschreibt oder stehen lässt
• Kategorie-, Status- und Szenario-Fallback – wohin eine Zeile fällt, für die es in finban noch keine passende Kategorie gibt
• Fehlerbehandlung – bei einer kaputten Zeile weiterlaufen und den Fehler protokollieren, oder den ganzen Lauf abbrechen

Das stellst du einmal ein. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration. Die vollständige Anleitung mit Screenshots steht in der Excel-Dokumentation.

Wer nicht jedes Mal eine Datei anfassen will, legt den Export stattdessen in eine Google-Tabelle – die liest finban im Takt aus, ohne dass du etwas hochlädst.

Was die direkte Anbindung bringen wird

Die native Anbindung an die Mobilexpense-API ist geplant, nicht gebaut. Wenn sie steht, entfällt der Export-Schritt: Abgerechnete Reisen und Erstattungen würden laufend nachziehen, mit Kostenstelle und Land.

Bis dahin ist der Weg über die Datei kein Notbehelf, sondern der Weg. Er bringt dieselben Zahlen in dieselbe Planung – du stößt ihn nur selbst an.

Was du in finban siehst, sobald die Daten drin sind

• Der Erstattungsblock als eigene Linie – saisonal schwankend, aber planbar
• Liquiditätsvorschau bis zu 12 Monate – alles zusammen in einem Verlauf statt in drei Werkzeugen
• Szenarien – Einstellung, Investition, späterer Zahlungseingang, jeweils mit Effekt auf den Kontostand
• Kategorien und Kostenstellen – Ausgaben dort, wo sie entstanden sind
• Budget gegen Ist – im Verlauf statt im Rückblick
• Alle Bankkonten per PSD2 – automatisch, ohne Datei

Die Begriffe, um die es geht

Reisekostenabrechnung, Verpflegungsmehraufwand, Pauschalen je Land, Ausgabenrichtlinie, Belegerfassung, Freigabe-Workflow, Kostenstelle – das ist die Seite von Mobilexpense. Liquiditätsvorschau und Szenario ist die Seite von finban. Mehr zum Feld steht im Ausgabenmanagement-Guide und in der Liquiditätsplanung; die anderen Werkzeuge stehen unter Integrationen.

Was finban an dieser Stelle nicht ist

finban ersetzt Mobilexpense nicht. Karten werden dort ausgegeben, Limits dort gesetzt, Belege dort erfasst und freigegeben – daran ändert sich nichts, und finban schreibt auch nichts zurück. finban liest.

finban ist auch keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Vorkontierung, Abschluss und alles, was daran hängt, bleiben bei deiner Buchhaltung und deiner Steuerkanzlei. finban beantwortet die eine Frage, die weder Mobilexpense noch die Buchhaltung beantwortet: reicht das Geld – und wann wird es eng?

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine direkte Mobilexpense-Integration in finban?

Noch nicht. Die native Anbindung ist geplant. Heute kommen die Daten über den Export – als Datei oder über eine Google-Tabelle, die finban ausliest.

Muss ich jede einzelne Reise importieren?

Nein. Für die Planung reicht die Ebene, auf der ausgezahlt wird – meist die Sammelerstattung je Lauf. Einzelvorgänge sind nur nötig, wenn du nach Kostenstelle auswerten willst.

Ersetzt finban Mobilexpense?

Nein. Karten, Limits, Belege und Freigaben bleiben in Mobilexpense, und finban schreibt nichts zurück. finban liest die Zahlen und rechnet mit ihnen nach vorne.

Braucht der Import technisches Wissen?

Nein. Du exportierst eine Datei und ordnest einmal zu, welche Spalte was bedeutet. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration.

Was kostet die Anbindung an finban?

Nichts extra. Integrationen gehören zum Produkt; Aufpreise pro Anbindung gibt es nicht. Was finban selbst kostet, steht auf der Preisseite.