Circula

Circula und finban – Reisekosten ordnen, Liquidität planen

Circula ist eine Ausgabenplattform aus Berlin für Reisekosten, Auslagen, Firmenkreditkarte und Sachbezüge – mit dem deutschen Reisekostenrecht im Kern: Verpflegungsmehraufwand nach Dauer und Zielort, Kilometerpauschale, Übernachtungspauschalen. Was Circula ordnet, ist die Abrechnung. Was finban ergänzt, ist die Vorschau: wann welche Erstattung und welche Kartenabrechnung dein Konto trifft.

Warum Reisekosten in der Planung anders aussehen als in der Abrechnung

Eine Reisekostenabrechnung ist ein Rückblick auf einen Zeitraum. Für die Liquidität zählt aber nicht der Zeitraum, sondern der Auszahlungstag: die Sammelüberweisung an die Mitarbeitenden, die Kartenabrechnung, die Lohnabrechnung, in der Pauschalen mitlaufen.

Wer viel unterwegs ist, hat deshalb einen Ausgabenblock, der im Monatsabschluss sauber aussieht und im Kontoverlauf gebündelt zuschlägt. finban legt genau diesen Block auf den Tag, an dem er fällig wird – zusammen mit Löhnen, Miete, Steuervorauszahlung und offenen Rechnungen.

So kommen die Circula-Daten heute nach finban

Aus Circula ziehst du die abgerechneten Ausgaben und Erstattungen als Datei – als CSV oder in einem der Buchhaltungsformate, die Circula für den DATEV-Weg ausgibt. Nimm den Export, in dem Datum, Betrag, Kostenstelle und die Vorgangs-ID stehen.

In finban gehst du danach auf Bank & Integration, wählst Spreadsheet → Excel und legst die Integration einmal an. Dabei stellst du ein, was finban mit den Zeilen macht:

• Spaltenzuordnung – welche Spalte der Datei ist Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie
• Eindeutige ID – die Transaktions-ID aus Circula gehört in eine eigene Spalte. Ohne sie unterscheidet finban die Zeilen nur nach ihrer Reihenfolge, und ein zweiter Import mit veränderter Sortierung bringt die Zuordnung durcheinander
• Datenüberschreibung – ob ein erneuter Import deine in finban gesetzten Kategorien, Szenarien und Fälligkeiten überschreibt oder stehen lässt
• Kategorie-, Status- und Szenario-Fallback – wohin eine Zeile fällt, für die es in finban noch keine passende Kategorie gibt
• Fehlerbehandlung – bei einer kaputten Zeile weiterlaufen und den Fehler protokollieren, oder den ganzen Lauf abbrechen

Das stellst du einmal ein. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration. Die vollständige Anleitung mit Screenshots steht in der Excel-Dokumentation.

Wer nicht jedes Mal eine Datei anfassen will, legt den Export stattdessen in eine Google-Tabelle – die liest finban im Takt aus, ohne dass du etwas hochlädst.

Was die direkte Anbindung bringen wird

Die native Anbindung an die Circula-API ist geplant, nicht gebaut. Wenn sie steht, entfällt der Export-Schritt: Abgerechnete Reisen, Erstattungen und Kartenumsätze würden laufend nachziehen, mit Kostenstelle und Kategorie.

Bis dahin ist der Weg über die Datei kein Notbehelf, sondern der Weg. Er bringt dieselben Zahlen in dieselbe Planung – du stößt ihn nur selbst an.

Was du in finban siehst, sobald die Daten drin sind

• Erstattungen als Abfluss mit Datum – nicht als Abrechnungszeitraum, sondern am Tag der Sammelüberweisung
• Liquiditätsvorschau bis zu 12 Monate – alles zusammen in einem Verlauf statt in drei Werkzeugen
• Szenarien – Einstellung, Investition, späterer Zahlungseingang, jeweils mit Effekt auf den Kontostand
• Kategorien und Kostenstellen – Ausgaben dort, wo sie entstanden sind
• Budget gegen Ist – im Verlauf statt im Rückblick
• Alle Bankkonten per PSD2 – automatisch, ohne Datei

Die Begriffe, um die es geht

Reisekostenabrechnung, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale, Auslagenerstattung, Spesenmanagement, Belegmanagement, GoBD, Kostenstelle, DATEV-Export – das ist die Seite von Circula. Liquiditätsplanung, Cashflow-Prognose und Szenario ist die Seite von finban. Mehr zum Feld steht im Ausgabenmanagement-Guide und in der Liquiditätsplanung; die anderen Werkzeuge stehen unter Integrationen. Ausführlich zum Thema: Reisekostenabrechnung und Spesenmanagement.

Was finban an dieser Stelle nicht ist

finban ersetzt Circula nicht. Karten werden dort ausgegeben, Limits dort gesetzt, Belege dort erfasst und freigegeben – daran ändert sich nichts, und finban schreibt auch nichts zurück. finban liest.

finban ist auch keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Vorkontierung, Abschluss und alles, was daran hängt, bleiben bei deiner Buchhaltung und deiner Steuerkanzlei. finban beantwortet die eine Frage, die weder Circula noch die Buchhaltung beantwortet: reicht das Geld – und wann wird es eng?

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine direkte Circula-Integration in finban?

Noch nicht. Die native Anbindung ist geplant. Heute kommen die Daten über den Export – als Datei oder über eine Google-Tabelle, die finban ausliest.

Welche Circula-Daten brauche ich für die Planung?

Die abgerechneten Ausgaben und die Erstattungen, jeweils mit Datum, Betrag und möglichst Kostenstelle. Wichtiger als Vollständigkeit ist, dass der Auszahlungstag stimmt – daran hängt die ganze Vorschau.

Rechnet finban Verpflegungsmehraufwand und Pauschalen?

Nein, das macht Circula, und dort gehört es hin. finban nimmt das Ergebnis als Betrag mit Datum. Steuerliche Fragen dazu gehören zu deiner Steuerkanzlei.

Ersetzt finban Circula?

Nein. Karten, Limits, Belege und Freigaben bleiben in Circula, und finban schreibt nichts zurück. finban liest die Zahlen und rechnet mit ihnen nach vorne.

Braucht der Import technisches Wissen?

Nein. Du exportierst eine Datei und ordnest einmal zu, welche Spalte was bedeutet. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration.

Was kostet die Anbindung an finban?

Nichts extra. Integrationen gehören zum Produkt; Aufpreise pro Anbindung gibt es nicht. Was finban selbst kostet, steht auf der Preisseite.