Payhawk

Payhawk und finban – Ausgaben in mehreren Währungen, eine Planung

Payhawk verbindet Firmenkarten, internationale Überweisungen, Kreditorenbuchhaltung und Spesenabrechnung in einem System – ausgelegt auf mehrere Währungen und mehrere Gesellschaften. Was dabei entsteht, ist ein sehr genauer Rückblick. Was fehlt, ist die Vorschau über alle Konten und Gesellschaften hinweg. Genau da setzt finban an.

Warum mehrere Gesellschaften die Planung schwer machen

Sobald zwei oder drei Gesellschaften im Spiel sind, hat jede ihr eigenes Konto, ihre eigenen Fälligkeiten und ihre eigene Steuerlast – und niemand sieht die Summe. In Payhawk sind die Ausgaben je Gesellschaft sauber getrennt. Die Frage, ob die Gruppe im nächsten Quartal durchkommt, beantwortet diese Trennung aber nicht.

finban legt die Konten und Ausgaben aller Gesellschaften nebeneinander und zeigt eine Gruppensicht: pro Gesellschaft und als Summe. Was finban ausdrücklich nicht macht, ist Geld bewegen oder einen Konzernabschluss erstellen – es ist eine Planungssicht, keine Konsolidierung im handelsrechtlichen Sinn.

So kommen die Payhawk-Daten heute nach finban

Aus Payhawk exportierst du Kartenumsätze, Zahlungen und Eingangsrechnungen als Datei. Achte bei mehreren Gesellschaften darauf, dass die Gesellschaft als eigene Spalte mitkommt – in finban wird daraus die Zuordnung.

In finban gehst du danach auf Bank & Integration, wählst Spreadsheet → Excel und legst die Integration einmal an. Dabei stellst du ein, was finban mit den Zeilen macht:

• Spaltenzuordnung – welche Spalte der Datei ist Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie
• Eindeutige ID – die Transaktions-ID aus Payhawk gehört in eine eigene Spalte. Ohne sie unterscheidet finban die Zeilen nur nach ihrer Reihenfolge, und ein zweiter Import mit veränderter Sortierung bringt die Zuordnung durcheinander
• Datenüberschreibung – ob ein erneuter Import deine in finban gesetzten Kategorien, Szenarien und Fälligkeiten überschreibt oder stehen lässt
• Kategorie-, Status- und Szenario-Fallback – wohin eine Zeile fällt, für die es in finban noch keine passende Kategorie gibt
• Fehlerbehandlung – bei einer kaputten Zeile weiterlaufen und den Fehler protokollieren, oder den ganzen Lauf abbrechen

Das stellst du einmal ein. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration. Die vollständige Anleitung mit Screenshots steht in der Excel-Dokumentation.

Wer nicht jedes Mal eine Datei anfassen will, legt den Export stattdessen in eine Google-Tabelle – die liest finban im Takt aus, ohne dass du etwas hochlädst.

Was die direkte Anbindung bringen wird

Die native Anbindung an die Payhawk-API ist geplant, nicht gebaut. Wenn sie steht, entfällt der Export-Schritt: Kartenumsätze, offene Eingangsrechnungen und geplante Überweisungen würden laufend nachziehen, je Gesellschaft getrennt.

Bis dahin ist der Weg über die Datei kein Notbehelf, sondern der Weg. Er bringt dieselben Zahlen in dieselbe Planung – du stößt ihn nur selbst an.

Was du in finban siehst, sobald die Daten drin sind

• Alle Gesellschaften nebeneinander – je Gesellschaft und als Summe, ohne eine Tabelle zu pflegen
• Liquiditätsvorschau bis zu 12 Monate – alles zusammen in einem Verlauf statt in drei Werkzeugen
• Szenarien – Einstellung, Investition, späterer Zahlungseingang, jeweils mit Effekt auf den Kontostand
• Kategorien und Kostenstellen – Ausgaben dort, wo sie entstanden sind
• Budget gegen Ist – im Verlauf statt im Rückblick
• Alle Bankkonten per PSD2 – automatisch, ohne Datei

Die Begriffe, um die es geht

Ausgabenmanagement, Firmenkarte, Kreditorenbuchhaltung, internationale Zahlung, Mehrwährungskonto, Kostenstelle, Belegmanagement, Freigabe-Workflow – das ist die Seite von Payhawk. Liquiditätsvorschau, Gruppensicht und Szenario ist die Seite von finban. Mehr zum Feld steht im Ausgabenmanagement-Guide und in der Liquiditätsplanung; die anderen Werkzeuge stehen unter Integrationen.

Was finban an dieser Stelle nicht ist

finban ersetzt Payhawk nicht. Karten werden dort ausgegeben, Limits dort gesetzt, Belege dort erfasst und freigegeben – daran ändert sich nichts, und finban schreibt auch nichts zurück. finban liest.

finban ist auch keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Vorkontierung, Abschluss und alles, was daran hängt, bleiben bei deiner Buchhaltung und deiner Steuerkanzlei. finban beantwortet die eine Frage, die weder Payhawk noch die Buchhaltung beantwortet: reicht das Geld – und wann wird es eng?

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine direkte Payhawk-Integration in finban?

Noch nicht. Die native Anbindung ist geplant. Heute kommen die Daten über den Export – als Datei oder über eine Google-Tabelle, die finban ausliest.

Kann finban mehrere Gesellschaften planen?

Ja, als Gruppensicht: jede Gesellschaft für sich und alle zusammen. finban bewegt dabei kein Geld zwischen den Gesellschaften und erstellt keinen Konzernabschluss – das ist eine Planungssicht, keine handelsrechtliche Konsolidierung.

Was ist mit Fremdwährungen?

finban plant in der Währung, die du je Integration festlegst. Kurseffekte rechnet finban nicht fort – wer stark in Fremdwährung ausgibt, sollte das als Szenario abbilden statt als feste Zahl.

Ersetzt finban Payhawk?

Nein. Karten, Limits, Belege und Freigaben bleiben in Payhawk, und finban schreibt nichts zurück. finban liest die Zahlen und rechnet mit ihnen nach vorne.

Braucht der Import technisches Wissen?

Nein. Du exportierst eine Datei und ordnest einmal zu, welche Spalte was bedeutet. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration.

Was kostet die Anbindung an finban?

Nichts extra. Integrationen gehören zum Produkt; Aufpreise pro Anbindung gibt es nicht. Was finban selbst kostet, steht auf der Preisseite.