Pleo

Pleo und finban – Firmenkarten, Belege und die Frage danach

Pleo ist eine Ausgabenmanagement-Plattform mit Firmenkarten: jede Person bekommt eine virtuelle oder physische Karte mit eigenem Limit, der Beleg wird direkt in der App fotografiert, und am Ende geht alles über die DATEV-Schnittstelle oder einen frei konfigurierbaren CSV-Export in die Buchhaltung. Pleo löst das Belegproblem. Die Frage, ob das Geld reicht, löst es nicht – dafür ist finban da.

Warum Pleo-Nutzer eine Liquiditätsplanung brauchen

Wer Pleo einführt, tut das meist aus einem von zwei Gründen: die Belege kamen zu spät, oder niemand wusste, wer gerade was ausgibt. Beides ist danach gelöst. Und beides ist ein Rückblick.

Die Fragen, die danach kommen, sind andere. Kann ich im dritten Quartal zwei Leute einstellen? Was passiert mit dem Konto, wenn der größte Kunde seine Zahlungsziele um zwei Wochen streckt? Wie viel muss für die nächste Steuervorauszahlung stehen bleiben? Keine dieser Fragen beantwortet ein Ausgabenbericht, weil alle drei in die Zukunft zeigen.

finban nimmt die Pleo-Ausgaben als das, was sie für die Planung sind: der verlässlichste Teil deiner künftigen Abflüsse. Abos laufen weiter, Reisen wiederholen sich, das Team gibt jeden Monat ungefähr dasselbe aus. Zusammen mit den Bankkonten und den offenen Rechnungen entsteht daraus eine Vorschau, die tagesgenau ist.

So kommen die Pleo-Daten heute nach finban

• DATEV-Format – vorkontierte Buchungen mit Sachkonto, Steuersatz und Kostenstelle. Pro Export.
• Excel- oder CSV-Datei – Pleos CSV-Export lässt sich in den Spalten selbst zusammenstellen. Pro Datei, Zuordnung einmal einstellen.
• Google-Tabelle – dasselbe ohne Datei-Hochladen. finban liest die Tabelle im Takt aus.

Der Weg über die Datei, Schritt für Schritt

In Pleo gehst du auf Export und ziehst die Ausgaben eines Zeitraums heraus. Pleo bietet neben den fertigen Schnittstellen ein CSV-Format, dessen Spalten du selbst festlegst – nimm Datum, Betrag, Beschreibung, Kategorie, Karteninhaber, Kostenstelle und die Ausgaben-ID.

In finban gehst du danach auf Bank & Integration, wählst Spreadsheet → Excel und legst die Integration einmal an. Dabei stellst du ein, was finban mit den Zeilen macht:

• Spaltenzuordnung – welche Spalte der Datei ist Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie
• Eindeutige ID – die Transaktions-ID aus Pleo gehört in eine eigene Spalte. Ohne sie unterscheidet finban die Zeilen nur nach ihrer Reihenfolge, und ein zweiter Import mit veränderter Sortierung bringt die Zuordnung durcheinander
• Datenüberschreibung – ob ein erneuter Import deine in finban gesetzten Kategorien, Szenarien und Fälligkeiten überschreibt oder stehen lässt
• Kategorie-, Status- und Szenario-Fallback – wohin eine Zeile fällt, für die es in finban noch keine passende Kategorie gibt
• Fehlerbehandlung – bei einer kaputten Zeile weiterlaufen und den Fehler protokollieren, oder den ganzen Lauf abbrechen

Das stellst du einmal ein. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration. Die vollständige Anleitung mit Screenshots steht in der Excel-Dokumentation.

Wer nicht jedes Mal eine Datei anfassen will, legt den Export stattdessen in eine Google-Tabelle – die liest finban im Takt aus, ohne dass du etwas hochlädst.

Was die direkte Anbindung bringen wird

Die native Anbindung an die Pleo-API ist geplant, nicht gebaut. Wenn sie steht, entfällt der Export-Schritt: Ausgaben, Belegstatus, Erstattungen und Kartenlimits würden laufend nachziehen, mit Kategorie und Kostenstelle. Pleo hat dafür eine öffentliche, dokumentierte API – die Arbeit liegt auf unserer Seite.

Bis dahin ist der Weg über die Datei kein Notbehelf, sondern der Weg. Er bringt dieselben Zahlen in dieselbe Planung – du stößt ihn nur selbst an.

Was du in finban siehst, sobald die Daten drin sind

• Liquiditätsvorschau bis zu 12 Monate – Kartenausgaben, Bankkonten, offene Rechnungen und Fixkosten in einem Verlauf
• Abos als das, was sie sind – wiederkehrende Abflüsse mit Datum, nicht als Sammelposten
• Szenarien – Einstellung, Investition, späterer Zahlungseingang, jeweils mit Effekt auf den Kontostand
• Kategorien und Kostenstellen – Ausgaben dort, wo sie entstanden sind
• Budget gegen Ist – je Team und Projekt, im Verlauf statt im Rückblick
• Alle Bankkonten per PSD2 – automatisch, ohne Datei

Die Begriffe rund um Pleo und Ausgabenmanagement

• Ausgabenmanagement (englisch Spend Management) – Richtlinie, Freigabe, Zahlung, Beleg, Buchung, Auswertung als ein Vorgang
• Spesenmanagement und Reisekostenabrechnung – der Teil, der Auslagen und Reisen betrifft, mit Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschale
• Firmenkarte, virtuelle Karte, Kartenlimit – der Zahlkanal und seine Grenzen
• Belegerfassung und Texterkennung (OCR) – der Beleg wird fotografiert und ausgelesen, statt getippt
• GoBD – die Regeln, nach denen digitale Belege aufbewahrt werden müssen
• Vorkontierung – Sachkonto, Steuersatz und Kostenstelle stehen schon in der Buchung
• Abo-Management – die stillen wiederkehrenden Kosten, die niemand kündigt
• Ausgabenrichtlinie (Policy) – wer darf wofür wie viel ausgeben
• Liquiditätsplanung – was an einem bestimmten Tag noch auf dem Konto ist

Die ersten acht sind Pleo. Die neunte ist finban. Mehr dazu im Ausgabenmanagement-Guide, in der Reisekostenabrechnung und in der Liquiditätsplanung.

Was finban an dieser Stelle nicht ist

finban ersetzt Pleo nicht. Karten werden dort ausgegeben, Limits dort gesetzt, Belege dort erfasst und freigegeben – daran ändert sich nichts, und finban schreibt auch nichts zurück. finban liest.

finban ist auch keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Vorkontierung, Abschluss und alles, was daran hängt, bleiben bei deiner Buchhaltung und deiner Steuerkanzlei. finban beantwortet die eine Frage, die weder Pleo noch die Buchhaltung beantwortet: reicht das Geld – und wann wird es eng?

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine direkte Pleo-Integration in finban?

Noch nicht. Die native Anbindung über die Pleo-API ist geplant. Heute holst du die Daten über den Export – im DATEV-Format, als CSV mit selbst gewählten Spalten oder über eine Google-Tabelle, die finban ausliest.

Wie exportiere ich Ausgaben aus Pleo für finban?

Über die Export-Ansicht in Pleo. Neben den fertigen Buchhaltungs-Schnittstellen gibt es ein CSV-Format, dessen Spalten du selbst zusammenstellst. Nimm mindestens Datum, Betrag, Beschreibung und die Ausgaben-ID – die ID sorgt dafür, dass ein zweiter Import dieselbe Zeile wiedererkennt statt sie zu verdoppeln.

Ersetzt finban Pleo?

Nein. Karten, Limits, Belege und Freigaben bleiben in Pleo, und finban schreibt nichts zurück. finban rechnet mit den Zahlen nach vorne.

Kann ich Pleo-Ausgaben und mein Geschäftskonto gemeinsam planen?

Ja, das ist der eigentliche Punkt. Die Bankkonten laufen per PSD2 automatisch mit, die Pleo-Ausgaben kommen über den Import dazu. Achte darauf, dieselben Beträge nicht zweimal zu zählen, wenn die Kartenabrechnung ohnehin als Lastschrift auf dem Konto erscheint.

Was ist der Unterschied zwischen Pleo und einer Liquiditätsplanung?

Pleo ordnet Geld, während es ausgegeben wird. Eine Liquiditätsplanung rechnet aus, was an einem bestimmten Tag noch da ist. Das eine ist Kontrolle im Moment, das andere Vorschau.

Was kostet die Anbindung an finban?

Nichts extra. Integrationen gehören zum Produkt; Aufpreise pro Anbindung gibt es nicht. Was finban selbst kostet, steht auf der Preisseite.