SAP Concur

SAP Concur und finban – Konzernwerkzeug trifft Planung ohne Finanzteam

SAP Concur ist eine Unternehmenssuite für Reise-, Spesen- und Rechnungsmanagement: Buchung, Abrechnung, Freigabe, Richtlinienprüfung und Übergabe an die Buchhaltung, tief konfigurierbar und auf große Organisationen ausgelegt. Das ist eine andere Größenordnung als finban – und deshalb steht hier zuerst, für wen diese Kombination überhaupt Sinn ergibt.

Für wen das passt – und für wen nicht

finban ist für Geschäftsführungen von Unternehmen mit etwa 10 bis 50 Mitarbeitenden gebaut, die kein eigenes Finanzteam haben. Wer Concur im vollen Umfang betreibt, hat in der Regel eines – und damit meist auch schon ein Planungswerkzeug oder eine Tabelle, die jemand pflegt.

Sinnvoll ist die Kombination in zwei Fällen: Eine kleinere Gesellschaft in einer Gruppe nutzt Concur, weil der Konzern es vorgibt, braucht aber eine eigene Liquiditätssicht. Oder ein Unternehmen ist mit Concur gewachsen und will die Vorschau nicht weiter in Excel führen.

Wenn keiner der beiden Fälle zutrifft, ist das ehrliche Ergebnis: Concur und finban lösen verschiedene Probleme in verschiedenen Größen.

So kommen die SAP Concur-Daten heute nach finban

Aus Concur exportierst du die abgerechneten Ausgaben und die verarbeiteten Rechnungen als Datei – als CSV oder in einem der Buchhaltungsformate. Nimm den Export mit Zahlungsdatum, Betrag, Kostenstelle und Vorgangs-ID.

In finban gehst du danach auf Bank & Integration, wählst Spreadsheet → Excel und legst die Integration einmal an. Dabei stellst du ein, was finban mit den Zeilen macht:

• Spaltenzuordnung – welche Spalte der Datei ist Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie
• Eindeutige ID – die Transaktions-ID aus SAP Concur gehört in eine eigene Spalte. Ohne sie unterscheidet finban die Zeilen nur nach ihrer Reihenfolge, und ein zweiter Import mit veränderter Sortierung bringt die Zuordnung durcheinander
• Datenüberschreibung – ob ein erneuter Import deine in finban gesetzten Kategorien, Szenarien und Fälligkeiten überschreibt oder stehen lässt
• Kategorie-, Status- und Szenario-Fallback – wohin eine Zeile fällt, für die es in finban noch keine passende Kategorie gibt
• Fehlerbehandlung – bei einer kaputten Zeile weiterlaufen und den Fehler protokollieren, oder den ganzen Lauf abbrechen

Das stellst du einmal ein. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration. Die vollständige Anleitung mit Screenshots steht in der Excel-Dokumentation.

Wer nicht jedes Mal eine Datei anfassen will, legt den Export stattdessen in eine Google-Tabelle – die liest finban im Takt aus, ohne dass du etwas hochlädst.

Was die direkte Anbindung bringen wird

Die native Anbindung an die SAP Concur-API ist geplant, nicht gebaut. Wenn sie steht, entfällt der Export-Schritt: Abgerechnete Ausgaben und verarbeitete Rechnungen würden laufend nachziehen, mit Kostenstelle.

Bis dahin ist der Weg über die Datei kein Notbehelf, sondern der Weg. Er bringt dieselben Zahlen in dieselbe Planung – du stößt ihn nur selbst an.

Was du in finban siehst, sobald die Daten drin sind

• Eine eigene Liquiditätssicht – auch dann, wenn die Ausgabenprozesse woanders laufen
• Liquiditätsvorschau bis zu 12 Monate – alles zusammen in einem Verlauf statt in drei Werkzeugen
• Szenarien – Einstellung, Investition, späterer Zahlungseingang, jeweils mit Effekt auf den Kontostand
• Kategorien und Kostenstellen – Ausgaben dort, wo sie entstanden sind
• Budget gegen Ist – im Verlauf statt im Rückblick
• Alle Bankkonten per PSD2 – automatisch, ohne Datei

Die Begriffe, um die es geht

Spesenmanagement, Reisemanagement, Rechnungsverarbeitung, Richtlinie und Compliance, Kostenstelle, GoBD, Buchungsexport – das ist die Seite von Concur. Liquiditätsvorschau, Cashflow-Prognose und Szenario ist die Seite von finban. Mehr zum Feld steht im Ausgabenmanagement-Guide und in der Liquiditätsplanung; die anderen Werkzeuge stehen unter Integrationen.

Was finban an dieser Stelle nicht ist

finban ersetzt SAP Concur nicht. Karten werden dort ausgegeben, Limits dort gesetzt, Belege dort erfasst und freigegeben – daran ändert sich nichts, und finban schreibt auch nichts zurück. finban liest.

finban ist auch keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Vorkontierung, Abschluss und alles, was daran hängt, bleiben bei deiner Buchhaltung und deiner Steuerkanzlei. finban beantwortet die eine Frage, die weder SAP Concur noch die Buchhaltung beantwortet: reicht das Geld – und wann wird es eng?

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine direkte SAP-Concur-Integration in finban?

Noch nicht. Die native Anbindung ist geplant. Heute kommen die Daten über den Export – als Datei oder über eine Google-Tabelle, die finban ausliest.

Ist finban eine Alternative zu SAP Concur?

Nein. Concur verwaltet Reisen, Spesen und Rechnungen, finban plant Liquidität. Wer Concur ersetzen will, sucht ein anderes Ausgabenmanagement – wer wissen will, ob das Geld reicht, sucht eine Planung.

Ersetzt finban SAP Concur?

Nein. Karten, Limits, Belege und Freigaben bleiben in SAP Concur, und finban schreibt nichts zurück. finban liest die Zahlen und rechnet mit ihnen nach vorne.

Braucht der Import technisches Wissen?

Nein. Du exportierst eine Datei und ordnest einmal zu, welche Spalte was bedeutet. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration.

Was kostet die Anbindung an finban?

Nichts extra. Integrationen gehören zum Produkt; Aufpreise pro Anbindung gibt es nicht. Was finban selbst kostet, steht auf der Preisseite.