Spendesk

Spendesk und finban – Freigaben ordnen, Liquidität planen

Spendesk ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die den Freigabeschritt nach vorne zieht: Bevor jemand Geld ausgibt, gibt es eine Anfrage, ein Budget und eine Entscheidung – dann erst eine Karte, eine Rechnungszahlung oder eine Erstattung. Damit weiß man, wohin das Geld geht. Nicht aber, ob es am Fälligkeitstag da ist. Das rechnet finban.

Der Unterschied zwischen freigegeben und bezahlt

Ein freigegebenes Budget ist eine Absicht. Ein bezahlter Betrag ist eine Kontobewegung. Zwischen beiden liegen oft Wochen – und genau in dieser Lücke entstehen die Überraschungen: drei Teams haben ordnungsgemäß freigegeben, alles im Rahmen, und trotzdem trifft im selben Monat die Summe auf ein Konto, auf dem auch Löhne und Umsatzsteuer stehen.

finban nimmt die freigegebenen und die bereits gezahlten Beträge und legt sie auf die Tage, an denen sie das Konto treffen. Das Ergebnis ist keine zweite Ausgabenliste, sondern ein Kontoverlauf nach vorne.

So kommen die Spendesk-Daten heute nach finban

Aus Spendesk exportierst du Kartenumsätze, Rechnungszahlungen und Erstattungen als Datei. Nimm den Export, der Datum, Betrag, Team beziehungsweise Kostenstelle und die Vorgangs-ID enthält.

In finban gehst du danach auf Bank & Integration, wählst Spreadsheet → Excel und legst die Integration einmal an. Dabei stellst du ein, was finban mit den Zeilen macht:

• Spaltenzuordnung – welche Spalte der Datei ist Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie
• Eindeutige ID – die Transaktions-ID aus Spendesk gehört in eine eigene Spalte. Ohne sie unterscheidet finban die Zeilen nur nach ihrer Reihenfolge, und ein zweiter Import mit veränderter Sortierung bringt die Zuordnung durcheinander
• Datenüberschreibung – ob ein erneuter Import deine in finban gesetzten Kategorien, Szenarien und Fälligkeiten überschreibt oder stehen lässt
• Kategorie-, Status- und Szenario-Fallback – wohin eine Zeile fällt, für die es in finban noch keine passende Kategorie gibt
• Fehlerbehandlung – bei einer kaputten Zeile weiterlaufen und den Fehler protokollieren, oder den ganzen Lauf abbrechen

Das stellst du einmal ein. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration. Die vollständige Anleitung mit Screenshots steht in der Excel-Dokumentation.

Wer nicht jedes Mal eine Datei anfassen will, legt den Export stattdessen in eine Google-Tabelle – die liest finban im Takt aus, ohne dass du etwas hochlädst.

Was die direkte Anbindung bringen wird

Die native Anbindung an die Spendesk-API ist geplant, nicht gebaut. Wenn sie steht, entfällt der Export-Schritt: Freigegebene Budgets, Kartenumsätze und geplante Rechnungszahlungen würden laufend nachziehen – die Absicht stünde dann im Verlauf, bevor sie zur Buchung wird.

Bis dahin ist der Weg über die Datei kein Notbehelf, sondern der Weg. Er bringt dieselben Zahlen in dieselbe Planung – du stößt ihn nur selbst an.

Was du in finban siehst, sobald die Daten drin sind

• Freigegebene Beträge als künftiger Abfluss – die Entscheidung ist gefallen, der Kontostand weiß es schon
• Liquiditätsvorschau bis zu 12 Monate – alles zusammen in einem Verlauf statt in drei Werkzeugen
• Szenarien – Einstellung, Investition, späterer Zahlungseingang, jeweils mit Effekt auf den Kontostand
• Kategorien und Kostenstellen – Ausgaben dort, wo sie entstanden sind
• Budget gegen Ist – im Verlauf statt im Rückblick
• Alle Bankkonten per PSD2 – automatisch, ohne Datei

Die Begriffe, um die es geht

Ausgabenmanagement, Bestellanfrage, Freigabe-Workflow, Ausgabenrichtlinie, virtuelle Karte, Kartenlimit, Budget je Team, Belegerfassung, Kostenstelle – das ist die Seite von Spendesk. Liquiditätsvorschau, Cashflow-Prognose und Szenario ist die Seite von finban. Mehr zum Feld steht im Ausgabenmanagement-Guide und in der Liquiditätsplanung; die anderen Werkzeuge stehen unter Integrationen.

Was finban an dieser Stelle nicht ist

finban ersetzt Spendesk nicht. Karten werden dort ausgegeben, Limits dort gesetzt, Belege dort erfasst und freigegeben – daran ändert sich nichts, und finban schreibt auch nichts zurück. finban liest.

finban ist auch keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Vorkontierung, Abschluss und alles, was daran hängt, bleiben bei deiner Buchhaltung und deiner Steuerkanzlei. finban beantwortet die eine Frage, die weder Spendesk noch die Buchhaltung beantwortet: reicht das Geld – und wann wird es eng?

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine direkte Spendesk-Integration in finban?

Noch nicht. Die native Anbindung ist geplant. Heute kommen die Daten über den Export – als Datei oder über eine Google-Tabelle, die finban ausliest.

Kann ich freigegebene, aber noch nicht bezahlte Beträge planen?

Ja. Genau dafür gibt es in finban Szenarien und Status: Ein freigegebener Betrag kann als erwartete Zahlung mit Datum geführt werden, bevor er als Buchung erscheint.

Ersetzt finban Spendesk?

Nein. Karten, Limits, Belege und Freigaben bleiben in Spendesk, und finban schreibt nichts zurück. finban liest die Zahlen und rechnet mit ihnen nach vorne.

Braucht der Import technisches Wissen?

Nein. Du exportierst eine Datei und ordnest einmal zu, welche Spalte was bedeutet. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration.

Was kostet die Anbindung an finban?

Nichts extra. Integrationen gehören zum Produkt; Aufpreise pro Anbindung gibt es nicht. Was finban selbst kostet, steht auf der Preisseite.