Forderungsmanagement

Forderungsmanagement ist alles, was ein Unternehmen tut, damit aus einer erbrachten Leistung Geld auf dem Konto wird: Bonität vor dem Auftrag, klare Zahlungsbedingungen im Vertrag, schnelle Rechnung, überwachte Fälligkeiten und ein Mahnlauf, der stattfindet. Es ist kein Buchhaltungsthema, sondern die Stellschraube, an der sich am schnellsten Liquidität gewinnen lässt, ohne einen Euro mehr Umsatz zu machen.

Der Grund ist einfach: Eine gestellte Rechnung steht als Ertrag in der Bilanz, aber nicht als Geld auf dem Konto. Wer 30 Tage Zahlungsziel gibt und im Schnitt nach 52 Tagen bezahlt wird, finanziert die eigenen Kunden — mit Kapital, das währenddessen nichts anderes tun kann.

Diese Seite beschreibt beide Hälften des Themas: was vor der Rechnung passiert, damit es später keinen Ärger gibt, und was danach passiert, wenn doch. Mit den Fristen, die das Gesetz dafür setzt, den vier Kennzahlen, an denen man es misst, und einer Rechnung, was ein Tag weniger Außenstand konkret wert ist.

Die zwei Hälften: vorbeugen und eintreiben

	Vorbeugendes Forderungsmanagement	Akutes Forderungsmanagement
Zeitpunkt	vor und bei Vertragsschluss	nach Fälligkeit
Ziel	dass die Forderung gar nicht erst ausfällt	dass eine überfällige Forderung noch bezahlt wird
Mittel	Bonitätsprüfung, Kreditlimit, Zahlungsbedingungen, Anzahlung, Skonto	Zahlungserinnerung, Mahnung, Mahnbescheid, Inkasso
Wer macht es	Vertrieb und Geschäftsführung	Buchhaltung
Kosten	gering, meist nur Zeit	steigen mit jeder Stufe

Die meisten Betriebe arbeiten fast ausschließlich in der rechten Spalte. Das ist die teure: Jede Stufe im akuten Teil kostet Zeit, Geld und ein Stück Kundenbeziehung, während links eine Bonitätsauskunft vor dem Auftrag ein Bruchteil davon ist.

Der Ablauf: von der Leistung bis zum Geld

Forderungsmanagement ist eine Kette, und sie ist genau so schnell wie ihr langsamstes Glied:

1. Bonität vor dem Auftrag. Bei Neukunden und bei Aufträgen, deren Ausfall wehtut.
2. Zahlungsbedingungen im Vertrag. Zahlungsziel, Skonto, Eigentumsvorbehalt, gegebenenfalls Anzahlung.
3. Rechnung am Tag der Leistung. Nicht zum Monatsende. Jeder Tag Verzögerung hier ist ein Tag später Geld, ohne Gegenwert.
4. Fälligkeiten überwachen. Eine Liste, die zeigt, was heute fällig ist und was schon überfällig — nicht ein Kontoauszug.
5. Mahnlauf, der wirklich läuft. Der häufigste Fehler ist nicht die falsche Mahnstufe, sondern gar keine.
6. Eskalation, wenn nötig. Mahnbescheid oder Inkasso, mit dem Wissen, was beides auslöst.

Der dritte Punkt ist der unterschätzte. Wer am 30. sammelt und dann alle Rechnungen des Monats stellt, verschenkt im Schnitt zwei Wochen — auf jeden Auftrag, jeden Monat.

Was bei Zahlungsverzug rechtlich passiert

Hier liegt das meiste Halbwissen, deshalb die Fristen im Wortlaut.

Verzug tritt durch Mahnung ein. Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt der Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit nicht leistet. Ist die Leistungszeit kalendermäßig bestimmt — „zahlbar bis 15.03." —, braucht es nach § 286 Abs. 2 gar keine Mahnung.

Spätestens nach 30 Tagen. § 286 Abs. 3 BGB: Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung leistet. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist — dieser Satz gehört deshalb auf jede Rechnung an Privatkunden.

Ab Verzug laufen Zinsen. Nach § 288 BGB fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, und neun Prozentpunkte, wenn kein Verbraucher beteiligt ist — also im normalen Geschäft zwischen Unternehmen. Den Basiszinssatz gibt die Deutsche Bundesbank vor; er ändert sich nach § 247 BGB zum 1. Januar und 1. Juli. Deshalb steht hier kein Prozentwert: Er wäre spätestens zum nächsten Halbjahr falsch.

Dazu 40 Euro, ohne Nachweis. § 288 Abs. 5 BGB gibt dem Gläubiger einer Entgeltforderung bei Verzug eines Nicht-Verbrauchers einen Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro. Die muss niemand begründen, und sie wird selten geltend gemacht.

Wo es streitig wird — bestrittene Forderung, Insolvenz des Kunden, Verjährung —, gehört der Fall zu einer Anwaltskanzlei. Rechtsberatung dürfen wir nicht leisten, und diese Seite ersetzt sie nicht.

Die Eskalationsstufen und was sie wirklich bewirken

Stufe	Wann	Rechtliche Wirkung	Kosten
Zahlungserinnerung	wenige Tage nach Fälligkeit	keine — sie ist bewusst noch keine Mahnung	Zeit
1. Mahnung	nach Fälligkeit	setzt Verzug nach § 286 Abs. 1 BGB; ab hier Zinsen und die 40-€-Pauschale	Zeit
2. und 3. Mahnung	üblich, aber freiwillig	keine zusätzliche — eine Mahnung genügt für Verzug	Zeit, und verlorene Wochen
Gerichtliches Mahnverfahren	wenn die Mahnung folgenlos bleibt	hemmt die Verjährung, führt zum Vollstreckungstitel	Gerichtsgebühr, richtet sich nach der Höhe der Forderung
Inkasso oder Anwalt	bei Zahlungsunwilligkeit oder Streit	Rechtsdienstleistung nach dem RDG	Vergütung, meist erfolgsabhängig

Die dritte Zeile ist die, die Geld kostet. In vielen Betrieben ist die dreistufige Mahnung eine Gewohnheit aus dem Buchhaltungsprogramm — rechtlich ist sie ab der ersten Mahnung ohne weitere Wirkung. Wer drei Stufen à zwei Wochen fährt, verliert sechs Wochen an eine Formalie, die nichts bewirkt.

Die vier Kennzahlen im Forderungsmanagement

Kennzahl	Formel	Was sie beantwortet
DSO (Days Sales Outstanding)	Forderungen aus LuL ÷ Umsatz × 365	Wie viele Tage liegt das Geld im Schnitt beim Kunden?
Überfälligkeitsquote	überfällige Forderungen ÷ gesamte Forderungen	Wie viel des Bestands ist bereits zu spät?
Forderungsquote	Forderungen aus LuL ÷ Umlaufvermögen	Wie viel des kurzfristigen Vermögens steckt in offenen Rechnungen?
Ausfallquote	abgeschriebene Forderungen ÷ Umsatz	Was kommt am Ende gar nicht?

Bewusst ohne Zielwerte: Ein Handwerksbetrieb mit Abschlagszahlungen und eine Agentur mit 30 Tagen Zahlungsziel arbeiten strukturell mit anderen Werten, und ein geliehener Branchendurchschnitt sagt über den eigenen Betrieb nichts. Aussagekräftig ist der eigene Verlauf: dieselbe Kennzahl über vier Quartale.

Der DSO ist dabei die wichtigste, weil er der einzige ist, der sich direkt in Euro übersetzen lässt.

Was ein Tag weniger Außenstand wert ist

Die folgenden Zahlen sind ein erfundenes Rechenbeispiel, keine Branchenwerte.

Ein Dienstleister macht 2,4 Mio. € Umsatz im Jahr und hat im Schnitt 340.000 € offene Forderungen.

• Tagesumsatz = 2.400.000 ÷ 365 = 6.575 €
• DSO = 340.000 ÷ 6.575 = 51,7 Tage

Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage. Die Differenz von rund 22 Tagen ist nicht vereinbart, sie ist entstanden — durch spät gestellte Rechnungen, ausgebliebene Mahnungen und ein paar Kunden, die grundsätzlich später zahlen.

Angenommen, der Betrieb kommt auf 40 Tage:

• Forderungsbestand neu = 40 × 6.575 = 263.000 €
• Freigesetzt = 340.000 − 263.000 = rund 77.000 €

77.000 €, einmalig, ohne einen zusätzlichen Auftrag. Das ist die Größenordnung, um die es hier geht — und der Grund, warum Forderungsmanagement in einem Betrieb ohne Finanzabteilung meist der Hebel mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung ist.

Der Effekt ist einmalig, nicht wiederkehrend: Der Bestand sinkt einmal auf das neue Niveau und bleibt dann dort. Wer ihn als jährliche Ersparnis verkauft, rechnet falsch.

Vorbeugen: Bonität, Kreditlimit, Zahlungsbedingungen

Bonitätsprüfung heißt, vor dem Auftrag zu wissen, wie ein Kunde bisher gezahlt hat. Wirtschaftsauskunfteien liefern das gegen Gebühr; für kleine Aufträge lohnt es nicht, für den Auftrag, dessen Ausfall wehtun würde, immer.

Kreditlimit ist die Obergrenze dessen, was ein einzelner Kunde gleichzeitig offen haben darf. Der Sinn ist nicht Misstrauen, sondern Streuung: Ein Kunde, der 40 % des Forderungsbestands hält, ist ein Klumpenrisiko, unabhängig davon, wie sympathisch er ist.

Zahlungsbedingungen wirken schon vor dem ersten Verzugstag:

• Kürzeres Zahlungsziel. 14 statt 30 Tage sind verhandelbar, wenn man danach fragt.
• Skonto. Ein Preisnachlass gegen schnelle Zahlung. Er kostet Marge — durchgerechnet auf das Jahr oft mehr, als man denkt —, aber er wirkt sofort.
• Anzahlung oder Abschlagszahlungen. Bei langen Projekten das wirksamste Mittel überhaupt, weil es das Problem gar nicht entstehen lässt.
• Eigentumsvorbehalt. Bei Warenlieferungen der Unterschied zwischen einer Forderung und einem Rückholanspruch.

Auslagern: Factoring, Warenkreditversicherung, Inkasso

Drei Wege, das Risiko oder die Arbeit abzugeben. Sie lösen verschiedene Probleme und werden regelmäßig verwechselt:

• Factoring verkauft die Forderung an einen Dritten. Das Geld kommt sofort, abzüglich einer Gebühr; je nach Vertrag geht auch das Ausfallrisiko mit über (echtes Factoring) oder nicht (unechtes). Löst ein Liquiditätsproblem, kein Zahlungsmoralproblem. Ablauf, Varianten und die Kostenrechnung dazu stehen unter Factoring.
• Warenkreditversicherung versichert den Ausfall. Das Geld kommt nicht früher, aber es kommt auch dann, wenn der Kunde nicht zahlt. Löst ein Risikoproblem, kein Liquiditätsproblem.
• Inkasso übernimmt das Eintreiben. Eine Rechtsdienstleistung nach dem RDG, erlaubt nur registrierten Dienstleistern. Löst ein Kapazitätsproblem, und zwar erst, wenn es bereits schiefgegangen ist.

Keines der drei ersetzt den vorbeugenden Teil. Alle drei kosten einen Teil der Marge, und alle drei rechnen sich erst, wenn man weiß, wie hoch der eigene Ausfall ohne sie wäre.

Wo Forderungsmanagement und Liquiditätsplanung zusammenhängen

Ein Forderungsbestand ist kein Betrag, sondern ein Terminplan. 340.000 € offene Rechnungen sagen nichts darüber, ob nächsten Monat die Löhne gedeckt sind — das hängt daran, welche dieser Rechnungen wann eingehen und welche gar nicht.

Deshalb gehört die offene-Posten-Liste in die Liquiditätsplanung und nicht nur in die Buchhaltung: Jede Forderung mit ihrem erwarteten Eingangsdatum, nicht mit ihrem Rechnungsdatum. Wer zusätzlich weiß, dass ein bestimmter Kunde erfahrungsgemäß zwei Wochen zu spät zahlt, plant mit dieser Erfahrung und nicht mit dem Zahlungsziel auf dem Papier.

Genau das ist der Punkt, an dem finban ansetzt: Bankkonten und Buchhaltung laufen automatisch mit, offene Rechnungen erscheinen mit Fälligkeit in der Vorschau, und was auf dem Konto landet, wird sichtbar, bevor es fehlt.

Verwandte Seiten: der Liquiditätsstatus als Momentaufnahme der offenen Posten, die Liquiditätsgrade als Bilanzsicht auf dasselbe, das Cash Management als übergeordnete Steuerung und der Cashflow als das Ergebnis, das dabei herauskommt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die dafür sorgen, dass aus einer erbrachten Leistung tatsächlich Geld auf dem Konto wird. Dazu gehören die Bonitätsprüfung vor dem Auftrag, die Zahlungsbedingungen im Vertrag, die schnelle Rechnungsstellung, die Überwachung der Fälligkeiten und das Mahnwesen bei Verzug.

Was gehört zu den Aufgaben im Forderungsmanagement?

Vorbeugend: Bonität prüfen, Kreditlimits festlegen, Zahlungsziele und Sicherheiten vereinbaren. Laufend: Rechnungen unverzüglich stellen, offene Posten und Fälligkeiten überwachen, Kennzahlen wie den DSO verfolgen. Akut: Zahlungserinnerung, Mahnung, gegebenenfalls gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso.

Wann ist eine Rechnung im Verzug?

Nach § 286 Abs. 1 BGB tritt Verzug ein, wenn der Schuldner auf eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit nicht leistet. Ist ein Datum kalendermäßig vereinbart, entfällt die Mahnung. Spätestens nach 30 Tagen ab Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB auch ohne Mahnung ein — gegenüber Verbrauchern allerdings nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.

Welche Verzugszinsen darf man verlangen?

Nach § 288 BGB fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, und neun Prozentpunkte, wenn kein Verbraucher beteiligt ist. Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht und ändert sich nach § 247 BGB zum 1. Januar und 1. Juli. Bei Verzug eines Unternehmens kommt nach § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 Euro hinzu.

Sind drei Mahnstufen vorgeschrieben?

Nein. Eine Mahnung nach Fälligkeit genügt, um Verzug auszulösen; weitere Mahnungen haben rechtlich keine zusätzliche Wirkung. Die dreistufige Mahnung ist eine verbreitete Gewohnheit, keine Vorschrift — und sie kostet bei zwei Wochen Abstand je Stufe rund sechs Wochen.

Was ist der DSO und wie berechnet man ihn?

DSO steht für Days Sales Outstanding und misst, wie viele Tage das Geld im Schnitt beim Kunden liegt. Formel: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ÷ Umsatz × 365. Bei 340.000 € Forderungen und 2,4 Mio. € Jahresumsatz ergibt das rund 52 Tage.

Was bringt ein niedrigerer DSO konkret?

Jeder Tag weniger setzt einen Tagesumsatz an gebundenem Kapital frei. Bei 2,4 Mio. € Jahresumsatz sind das rund 6.575 € pro Tag: Von 52 auf 40 Tage entspricht etwa 77.000 € einmalig freigesetztem Kapital. Einmalig, nicht jährlich — der Bestand sinkt einmal auf das neue Niveau.

Was ist der Unterschied zwischen Factoring und einer Warenkreditversicherung?

Factoring verkauft die Forderung und bringt das Geld sofort, abzüglich Gebühr. Eine Warenkreditversicherung bringt das Geld nicht früher, sondern deckt den Ausfall ab, falls der Kunde nicht zahlt. Das eine löst ein Liquiditätsproblem, das andere ein Risikoproblem.

Darf jedes Unternehmen ein Inkassobüro beauftragen?

Ja, beauftragen darf jeder. Die Tätigkeit selbst ist eine Rechtsdienstleistung und nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz nur registrierten Inkassodienstleistern und Anwältinnen erlaubt. Sobald eine Forderung bestritten wird oder der Kunde insolvent ist, gehört der Fall in eine Kanzlei.