Rydoo

Rydoo und finban – Spesen abrechnen, Auszahlung planen

Rydoo ist eine Plattform für Spesen- und Reisekostenmanagement: Belege werden mobil erfasst, gegen die Ausgabenrichtlinie geprüft, freigegeben und an die Buchhaltung übergeben. Rydoo klärt, ob eine Ausgabe zulässig war. finban klärt, wann sie ausgezahlt wird und was das mit dem Kontostand macht.

Der Auszahlungstag ist die Zahl, die zählt

Für die Abrechnung ist der Reisezeitraum entscheidend. Für die Liquidität ist es der Tag, an dem die Sammelerstattung rausgeht – und der liegt oft Wochen später und trifft dann auf einen Monat, in dem auch Löhne und Steuern stehen.

finban nimmt die abgerechneten Beträge aus Rydoo mit ihrem Auszahlungstag und legt sie in den Kontoverlauf, neben die Bankkonten und die offenen Rechnungen.

So kommen die Rydoo-Daten heute nach finban

Aus Rydoo exportierst du die abgerechneten Ausgaben als Datei. Nimm den Export mit Datum, Betrag, Kostenstelle beziehungsweise Projekt und der Vorgangs-ID.

In finban gehst du danach auf Bank & Integration, wählst Spreadsheet → Excel und legst die Integration einmal an. Dabei stellst du ein, was finban mit den Zeilen macht:

• Spaltenzuordnung – welche Spalte der Datei ist Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie
• Eindeutige ID – die Transaktions-ID aus Rydoo gehört in eine eigene Spalte. Ohne sie unterscheidet finban die Zeilen nur nach ihrer Reihenfolge, und ein zweiter Import mit veränderter Sortierung bringt die Zuordnung durcheinander
• Datenüberschreibung – ob ein erneuter Import deine in finban gesetzten Kategorien, Szenarien und Fälligkeiten überschreibt oder stehen lässt
• Kategorie-, Status- und Szenario-Fallback – wohin eine Zeile fällt, für die es in finban noch keine passende Kategorie gibt
• Fehlerbehandlung – bei einer kaputten Zeile weiterlaufen und den Fehler protokollieren, oder den ganzen Lauf abbrechen

Das stellst du einmal ein. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration. Die vollständige Anleitung mit Screenshots steht in der Excel-Dokumentation.

Wer nicht jedes Mal eine Datei anfassen will, legt den Export stattdessen in eine Google-Tabelle – die liest finban im Takt aus, ohne dass du etwas hochlädst.

Was die direkte Anbindung bringen wird

Die native Anbindung an die Rydoo-API ist geplant, nicht gebaut. Wenn sie steht, entfällt der Export-Schritt: Abgerechnete Ausgaben und Erstattungen würden laufend nachziehen, mit Projekt und Kostenstelle.

Bis dahin ist der Weg über die Datei kein Notbehelf, sondern der Weg. Er bringt dieselben Zahlen in dieselbe Planung – du stößt ihn nur selbst an.

Was du in finban siehst, sobald die Daten drin sind

• Erstattungen am Auszahlungstag – nicht im Reisemonat, sondern dort, wo das Geld rausgeht
• Liquiditätsvorschau bis zu 12 Monate – alles zusammen in einem Verlauf statt in drei Werkzeugen
• Szenarien – Einstellung, Investition, späterer Zahlungseingang, jeweils mit Effekt auf den Kontostand
• Kategorien und Kostenstellen – Ausgaben dort, wo sie entstanden sind
• Budget gegen Ist – im Verlauf statt im Rückblick
• Alle Bankkonten per PSD2 – automatisch, ohne Datei

Die Begriffe, um die es geht

Spesenmanagement, Reisekostenabrechnung, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale, Ausgabenrichtlinie, Belegerfassung, Freigabe-Workflow, Kostenstelle – das ist die Seite von Rydoo. Liquiditätsvorschau und Szenario ist die Seite von finban. Mehr zum Feld steht im Ausgabenmanagement-Guide und in der Liquiditätsplanung; die anderen Werkzeuge stehen unter Integrationen. Ausführlich: Reisekostenabrechnung.

Was finban an dieser Stelle nicht ist

finban ersetzt Rydoo nicht. Karten werden dort ausgegeben, Limits dort gesetzt, Belege dort erfasst und freigegeben – daran ändert sich nichts, und finban schreibt auch nichts zurück. finban liest.

finban ist auch keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Vorkontierung, Abschluss und alles, was daran hängt, bleiben bei deiner Buchhaltung und deiner Steuerkanzlei. finban beantwortet die eine Frage, die weder Rydoo noch die Buchhaltung beantwortet: reicht das Geld – und wann wird es eng?

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine direkte Rydoo-Integration in finban?

Noch nicht. Die native Anbindung ist geplant. Heute kommen die Daten über den Export – als Datei oder über eine Google-Tabelle, die finban ausliest.

Welche Spalten braucht finban aus dem Rydoo-Export?

Datum, Betrag und eine eindeutige ID sind das Minimum. Kostenstelle oder Projekt machen die Auswertung brauchbar, das Auszahlungsdatum macht die Vorschau richtig.

Ersetzt finban Rydoo?

Nein. Karten, Limits, Belege und Freigaben bleiben in Rydoo, und finban schreibt nichts zurück. finban liest die Zahlen und rechnet mit ihnen nach vorne.

Braucht der Import technisches Wissen?

Nein. Du exportierst eine Datei und ordnest einmal zu, welche Spalte was bedeutet. Danach ist jeder weitere Import ein Klick auf dieselbe Integration.

Was kostet die Anbindung an finban?

Nichts extra. Integrationen gehören zum Produkt; Aufpreise pro Anbindung gibt es nicht. Was finban selbst kostet, steht auf der Preisseite.